Die grün-rote Rathauskoalition will in den kommenden Jahren die Stadtverwaltung massiv umbauen und so mittelfristig viel Geld einsparen. Anlass dafür ist die Haushaltssituation, die wohl über Jahre hinweg angespannt bleiben wird. Durch die Corona-Krise sind der Stadt Steuereinnahmen in Höhe von fast einer Milliarde Euro weggebrochen. Man kann zumindest Teile der Pläne aber auch anders interpretieren: als ohnehin dringend überfällige Modernisierung. "Manchmal liegt in der Krise auch eine Chance", sagt Grünen-Fraktionschef Florian Roth. Er spricht davon, die Verwaltung "fit zu machen für das 21. Jahrhundert".
Die beiden Fraktionen sehen in einer solchen Reform gleich mehrere Chancen. Mit einem Antragspaket wollen sie an verschiedenen Stellen ansetzen: Die Stadt soll Home-Office fördern. Sie soll die Personalverwaltung straffen und Doppelstrukturen abbauen. IT-Zuständigkeiten sollen klarer und effizienter werden. Außerdem soll die Verwaltung ihre eigenen Standards und Arbeitsprozesse im direkten Vergleich mit jenen anderer Kommunen darstellen.
Wegen der Corona-Krise sinken die Steuereinnahmen, während die Ausgaben weiter steigen. Die Folge ist wohl, dass auf Jahre hinaus ein Teil der frei werdenden Stellen nicht mehr besetzt wird.
Die Corona-Krise hat in den vergangenen Monaten zu einer völlig neuen Bürokultur geführt - auch in der Stadtverwaltung. Viele städtische Mitarbeiter arbeiteten oder arbeiten im Home-Office. An einer Umfrage des Personalreferats zum Thema haben 9000 Beschäftigte teilgenommen. 90 Prozent seien mit dem Home-Office "im Großen und Ganzen sehr zufrieden", berichtet Roth. 75 Prozent könnten sich vorstellen, regelmäßig von zu Hause aus zu arbeiten. Und jeder Zweite könnte sich vorstellen, auf einen Büroarbeitsplatz zu verzichten, wenn die Bedingungen im Home-Office gut sind. Die bestehenden Büroarbeitsplätze sollen deshalb um mindestens 15 Prozent gekürzt werden. Es könnte jeder sechste Platz wegfallen. Für die weiterhin verfügbaren Arbeitsplätze sollen Poolsysteme eingerichtet werden, wie sie viele große Unternehmen nutzen.
So sollen dann auch die Kosten für Anmietung und Bewirtschaftung von Büroarbeitsplätzen um mindestens ein Fünftel gekürzt werden. Aktuell gibt die Stadt jedes Jahr einen dreistelligen Millionenbetrag dafür aus. Die Verwaltung soll nun darlegen, welche Verträge von Objekten bald auslaufen und nicht zwingend verlängert werden müssen. Das Ziel sei, teure Anmietungen als erstes zu beenden, heißt es in dem Antrag. Statt viele Häuser in bester Innenstadtlage teuer anzumieten, könnten künftig größere Bürogebäude mit guter ÖPNV-Anbindung außerhalb des Zentrums genutzt werden.
Durch die Digitalisierung sollen zudem Lagerflächen für Akten und Registratur eingespart werden. Weniger Büros, weniger Miete: "50 Millionen sind da drin an jährlichen Einsparungen", glaubt Roth. Die Mitarbeiter indes könnten künftig nicht nur Wegezeiten einsparen und müssten sich weniger dem täglichen Verkehr aussetzen, sondern könnten auch Familie und Beruf besser vereinbaren. Es solle aber freilich niemand zum Home-Office gezwungen werden.
Auch bei der Personalverwaltung ist München bislang sehr großzügig aufgestellt
Einsparmöglichkeiten sieht die Koalition auch bei der Personalverwaltung; München ist da bislang sehr großzügig aufgestellt. Bisher betreut ein Personaler oder eine Personalerin 44 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Bundesweit sind es im öffentlichen Dienst im Durchschnitt 74 - ein Ziel, das nun auch in München bis 2025 erreicht werden soll. Die Reduzierung soll im Zuge der Fluktuation erfolgen, frei werdende Stellen könnten dann nicht mehr nachbesetzt werden.
Das Personalreferat soll dem Stadtrat bis Juli 2021 ein verbindliches Ziel vorlegen, um welche Zahl und in welchem Zeitraum die Ressourcen reduziert werden. Im Personal- und Organisationswesen gebe es teils Doppelstrukturen, langatmige Abstimmungsprozesse und unklare Zuständigkeiten. Das sei oft auch für die Mitarbeiter selbst unbefriedigend, heißt es in dem entsprechenden Antrag.
Auch die städtische IT soll verschlankt werden. Aktuell werden IT-Leistungen an vielen verschiedenen Stellen erbracht: im 2018 gegründeten IT-Referat; im Eigenbetrieb digital@m, der die Stadt in Digitalfragen berät; in der Schul-IT; in den IT-Einheiten, die bei den Geschäftsstellen der Referate angesiedelt sind - allein im Sozialreferat seien das beispielsweise 100 Stellen, so die SPD-Fraktionsvorsitzende Anne Hübner. Hier soll neu sortiert werden. Die bisherigen Strukturen hätten zur Folge, dass viele verschiedene Dienststellen an den gleichen Themen arbeiten, heißt es in dem Antrag. Zusätzlich gebe es Doppelstrukturen in den Referaten, das verlangsame und verkompliziere Prozesse.
Die Ideen der Beschäftigten sollen in dem Veränderungsprozess berücksichtigt werden. Ferner fordert die Koalition Vorschläge für die Neustrukturierung des zentralen Immobilienmanagements im Referat für Bildung und Sport. Das Ziel: Weniger Doppelarbeit, mehr Zeit für pädagogische Belange. Als Basis für die Reformen - und weil viele Zahlen nichts aussagen ohne den Vergleich zu anderen - fordert Grün-Rot, dass die Stadtverwaltung sich selbst hinsichtlich Effizienz und Qualität mit anderen vergleichen möge: im Hinblick auf den Personaleinsatz, aber auch auf Bearbeitungszeiten in den Referaten. Dazu sollen andere Großstädte befragt werden.