Köln (dpa/tmn) - Zur Ferienzeit nimmt die E-Mail-Flut im Büro oft bedrohliche Ausnahme an. Viele Kollegen und Vorgesetzte wollen Projekte vor dem Urlaub fertigstellen, ihren Posteingang abarbeiten oder Übergaben machen. Mit diesen Tricks vom TÜV Rheinland bleibt die Zahl der E-Mails überschaubar:
- Keine Massenmails: Individuelle Nachrichten für einzelne Kollegen sind oft besser als lange Mails an viele Empfänger. So bekommt jeder nur die Informationen, die er wirklich braucht - und keine überflüssigen Inhalte, die das Postfach verstopfen.
- CC filtern: Kettenmails mit unzähligen CC-Empfängern kosten Zeit und Nerven, sind in vielen Unternehmen aber leider üblich. Dann sollten Empfänger ihr Mailprogramm so einstellen, dass CC-Mails automatisch in einem eigenen Ordner landen.
- Konkrete Betreffzeilen: Die Überschrift der Mail sollte schon verraten, was der Empfänger damit tun muss. Der TÜV empfiehlt, dafür feste Abkürzungen zu etablieren: "ZK" für "Zur Kenntnis" oder "A" für "Bitte um Antwort" zum Beispiel.
- Urlaubsmails für alle: Für interne und externe Mail-Kontakte sollten Reisende sogenannte Abwesenheitsnotizen erstellen. So wissen alle Absender genau, wann der Empfänger zurück ist - und verstopfen das Postfach nicht mit Nachfragen.
- Klare Vertretungsregeln: Die Urlaubsvertretung sollte immer Zugriff auf das eigene Postfach haben. So kann sie zumindest einen Teil der Nachrichten abarbeiten, und Urlauber werden nach ihrer Rückkehr nicht gleich von der nächsten Mail-Flut erschlagen.