Berlin (dpa/tmn) - Seit dem 1. Januar gelten neue Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen. Unternehmer sollten diese Grundsätze beachten, um nicht bei der Außenprüfung Probleme zu bekommen, rät Constanze Grüning vom Bund der Steuerzahler.
Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt bei Verstoß eine Schätzung vornehmen. Soll beispielsweise ein Kontoauszug eingescannt werden, muss die Qualität des gescannten Originals erhalten bleiben. Wenn zum Beispiel Minusbeträge in roter Schrift ausgewiesen sind, muss der Auszug in Farbe gescannt werden. Weiterhin muss das Scanverfahren dokumentiert werden. In einer Organisationsanweisung sollte daher unter anderem festgelegt werden, welche Personen scannen dürfen und zu welchen Zeiten dies geschieht.
Zwar dürfen nach dem Scannen Papierdokumente vernichtet werden, wenn keine Aufbewahrungsvorschriften dies verbieten. An die Datenverarbeitungssysteme stellt die Finanzverwaltung jedoch strenge Anforderungen. Es kann daher ratsam sein, die Belege auch nach dem Scannen in Papierform aufzubewahren.
Um die Anforderungen zu erfüllen, bedarf es in der Regel bestimmter Hardware und Softwareprogramme. Denn die Datensicherheit, die Unveränderbarkeit der Daten sowie die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen müssen gewährleistet werden.