Arbeitsrecht Mysterium Personalakte

Öffentlich zugänglich dürfen sie auf keinen Fall sein: Personalakten.

(Foto: dpa)

Immer mehr Firmen verwalten die Mitarbeiterakten elektronisch. Aber was gehört hinein? Und wie lange darf man die Daten speichern?

Von Martin Scheele

Es erinnert an die Beziehung eines Kunden zu seinem Bankschließfach. Der Bankmitarbeiter sperrt das Depot auf, entfernt sich diskret, der Kunde prüft, was das Schließfach zu bieten hat. So in etwa ist das heute mit Personalakten von Unternehmen. Nur dass immer mehr Firmen die Datenbestände ihrer Angestellten digital speichern. Statt in einen Keller hinabzusteigen und dort staubige Ordner zu durchwühlen, bekommen Mitarbeiter einen Zugang zu ihrer digitalen Akte für einen begrenzten Zeitraum.

Etwa 85 Prozent der Unternehmen in Deutschland gehen mittlerweile so vor, heißt es in der Studie des HR-Software-Monitors der Zeitschrift Personalmagazin vom vergangenen Oktober. Der Trend ist eindeutig: Lag die Quote 2013 bereits bei 40 Prozent, sollen laut Prognose bis 2020 fast 100 Prozent der Unternehmen komplett umgestellt haben. Doch was ist mit dem Datenschutz der Arbeitnehmer - in Zeiten von Digitalisierung und Big Data?

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Arbeitsrechtler sehen die Entwicklung zweischneidig. "Die Dokumente werden durch die Digitalisierung schneller und für mehrere Benutzer ortsunabhängig verfügbar, platz- sowie kostensparend und systematisch übersichtlich verwaltet und sind vor dem Zugriff unberechtigter Personen besser geschützt", sagt Frank-Karl Heuchemer, Arbeitsrechtsanwalt bei White & Case. Der Umgang mit Personalakten werde also effizienter. Zugleich entstünden durch den unmittelbaren und gegebenenfalls weltweiten Zugriff auf die Personalakte und die vielfältigen Verknüpfungsmöglichkeiten Risiken, die noch nicht abzuschätzen seien.

Dabei ist vieles, was die Personalakte angeht, bereits durch Gesetze oder Gerichtsurteile geregelt worden. So ist jeder Angestellte berechtigt, jederzeit und ohne besonderen Anlass, Einsicht in die Personalakte zu nehmen. Es ist auch erlaubt, Notizen und Kopien über den Akteninhalt anzufertigen. Das Einsichtsrecht besteht außerdem nicht nur für die Dauer des Arbeitsverhältnisses, sondern auch nach der Beendigung. "Grundsätzlich gilt auch am Arbeitsplatz das Recht auf die Privatsphäre und informative Selbstbestimmung. Dennoch darf der Arbeitgeber Daten erheben und speichern", sagt Heuchemer.

Üblicherweise finden sich in der Personalakte Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sowie Urlaubsanträge und Urlaubsbewilligungen. Hinzu kommen Beurteilungen, Zeugnisse, Referenzen, Lohn- und Gehaltsänderungen und - falls gegeben Ermahnungen und Abmahnungen.