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Kommunikation:Wenn die Firma SMS verbietet

Stille SMS

Bei manchen Arbeitgebern nicht gern gesehen: Handys mit Foto- und Kurznachrichtenfunktion.

(Foto: Peter Kneffel/dpa)
  • Die Deutschen verschicken massenhaft SMS und Whatsapp-Nachrichten. Viele Unternehmen reglementieren den dienstlichen Gebrauch allerdings.
  • Das hat zum Teil rechtliche Gründe. Denn Kurznachrichten lassen sich oft nicht archivieren - im Gegensatz zu E-Mails.
  • Wie streng die Regeln sind hängt allerdings sehr stark vom jeweiligen Unternehmen ab.

Etwa 700 Millionen Kurznachrichten verschicken die Deutschen allein per Whatsapp und SMS - pro Tag. In deutschen Haushalten und Büros wird gechattet und gesimst, was das Handy hergibt. Ist ja auch praktisch, nicht für jede Verabredung oder Frage zum Telefonhörer greifen zu müssen, sondern stattdessen eine kurze Nachricht zu schicken. So gibt es auf der einen Seite immer mehr Möglichkeiten, sich zu vernetzen, sei es per Messenger-Diensten wie Whatsapp, iMessage (Apple) oder BBM (Blackberry), sei es per sozialem Netzwerk oder E-Mail. Andererseits ist die mobile Kommunikation für Arbeitgeber ein Problem, das geregelt werden muss: Sie ist technisch nicht sicher, sie lässt sich nicht dokumentieren und sie lenkt kolossal von der Arbeit ab.

In Büros und Amtsstuben gelten daher mitunter strenge Regeln. Da ist die Firma, deren Mitarbeiter in der Forschungsabteilung keine Handys mit Kamera in die Labore mitbringen dürfen. Das ist gar nicht so einfach, schließlich sind Kamerafunktionen inzwischen Standard. Da ist die Justizvollzugsanstalt, in der Handys generell verboten sind, für Häftlinge wie für die Bediensteten. In Schulen kassieren Lehrer die Smartphones der Schüler ein, Verbote gelten meist nicht nur im Unterricht, sondern im ganzen Schulgebäude. Und große Unternehmen setzen eigens entwickelte interne Netzwerke auf, zu deren Nutzung die Mitarbeiter per Betriebsvereinbarung verpflichtet sind.

Gerade eine Woche ist es her, dass etwa die Deutsche Bank ihren Mitarbeitern in einem internen Memo eröffnete, dass sie keine dienstlichen Kurznachrichten mehr verschicken dürfen und dies technisch auch gar nicht mehr können: Die Funktionen für SMS und Messenger werden auf den Dienst-Handys abgeschaltet. Die Bank begründet die Entscheidung mit Dokumentationspflichten, Kurznachrichten ließen sich im Gegensatz zu E-Mails nicht archivieren, so das Memo. Doch warum ist das ein Problem?

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Der Kölner Fachanwalt für IT-Recht und Informatiker Marcus Werner berät Unternehmen bei IT-Projekten. "Rechtlich muss ich es Firmen empfehlen, so streng vorzugehen", sagt er. Unternehmen seien schon aus steuerrechtlichen Gründen dazu verpflichtet, "alle buchhaltungsrelevanten Vorgänge rechtssicher zu dokumentieren und zu archivieren", so Werner. Würde etwa ein Handwerker einem Kunden ein Angebot per SMS oder Messenger schicken, und der Kunde das Angebot annehmen, bestünde für den Handwerker die Pflicht, diesen Vertragsschluss in seiner Buchhaltung zu dokumentieren.

Das geht bei Kurznachrichten technisch durchaus. Nutzer von Whatsapp etwa können sich einzelne Gespräche per E-Mail schicken lassen. Der Chatverlauf wird dann in eine Textdatei extrahiert und als E-Mail-Anhang versandt. Wer seine SMS-Nachrichten sichern möchte, kann Apps wie "SMS Backup+" (für Android) installieren, die Anwendung synchronisiert die Kurznachrichten mit dem hinterlegten Google-Konto.

Bei Siemens gibt es extra eine Smartphone-Schulung

Nutzer müssen also selbst aktiv werden und die Daten auf ihren Endgeräten sichern. Und genau da liegt das rechtliche Problem, sagt Jurist Werner. Das Versenden einer SMS ist ein Dienst des jeweiligen Netzbetreibers, die Daten werden also nicht auf unternehmenseigenen Servern gespeichert. Auch bei den Messenger-Diensten sind die Chats auf den Computeranlagen der jeweiligen Anbieter archiviert, und die stehen mitunter nicht mal in Deutschland. Anders ist es bei elektronischer Post: "Ein E-Mail-Server ist eine zentrale technische Einheit, die ein Unternehmen in der Regel selbst betreibt", sagt Werner. "So kann das Unternehmen rechtssicher nachvollziehen, ob das, was ausgedruckt wird, auch dem entspricht, was tatsächlich geschrieben wurde."

Wer als Arbeitgeber das Tippen einer SMS oder anderer Nachrichten einschränkt oder verbietet, ändert gewohnte Arbeitsabläufe. Denn trotz der Diskussionen um Datensicherheit und Datenschutz sind Absprachen per Kurznachricht populär, bei Mitarbeitern wie auch bei Kunden.

Bei der Versicherungsgruppe Allianz etwa dürfen die Vertreter Whatsapp in der Kundenkommunikation nutzen, so eine Allianz-Sprecherin: "Bei unseren Vertretern wurde angefragt, ob eine Kommunikation per Whatsapp möglich ist. Und das wird gut angenommen." Allerdings müsse der Kunde dem explizit zustimmen und werde, wie auch die Vertreter, darauf hingewiesen, keine sensiblen Daten zu übermitteln. Schließlich gehe es nicht um eine Versicherungsberatung, Kunden nutzten den Kanal vor allem, um Termine zu vereinbaren.

Mitarbeiter internationaler Konzerne müssen sich weltweit austauschen

Auch bei der Telekom sind auf Dienst-Handys nur berufliche SMS und E-Mails erlaubt, Messenger-Dienste nicht. Das habe nicht nur Datenschutzgründe, so ein Sprecher: Messenger sind im Gegensatz zur SMS kein Telekom-eigenes Produkt.

Der Technologiekonzern Siemens gestattet es seinen Beschäftigten, sich per SMS oder anderen Diensten auszutauschen, sagt ein Unternehmenssprecher, aber: "Jeder Mitarbeiter bekommt eine IT-Schulung". Darin gehe es um den richtigen Umgang mit Informationen und die Frage, welche Kanäle für welche Inhalte angemessen sind. Alle Informationen seien klassifiziert, von öffentlich bis streng vertraulich. Daraus ergebe sich auch die Art der Weitergabe. Die Nutzung von Whatsapp sei derzeit nicht gestattet, sicherere Dienste wie Signal oder Threema schon. Außerdem könnten sich Mitarbeiter über ein Siemens-internes soziales Netzwerk austauschen, ein eigener Service-Messenger werde zurzeit integriert.

Das ist auch wichtig, weil sich gerade die Mitarbeiter internationaler Konzerne weltweit austauschen müssen. So wie beim Automobilhersteller Audi, der auf geprüfte externe sowie interne Anwendungen setzt: "Dazu gehört auch die Option, kurzfristig Dokumente einzustellen und zu teilen, Themen zu kommentieren oder Interessensgemeinschaften zu bilden", so eine Sprecherin.

© SZ vom 26.01.2017
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