Multitasking im Büro:Übung hilft - aber nur begrenzt

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Übung hilft, aber nur begrenzt. "Ein Stück weit kann man Multitasking lernen", sagt Psychologe Fischer. Versuche haben allerdings gezeigt, dass sich dabei nicht die Koordination der einzelnen Schritte verbessert, sondern lediglich einzelne Aufgabenbereiche so trainiert werden, dass sie automatisch ablaufen. Ein Beispiel: Während ein Fahranfänger seine ganze Konzentration braucht, um das Auto zu lenken, fährt ein geübter Fahrer oft automatisch - und kann nebenbei Gespräche führen. Viele Aufgaben, gerade im Büro, lassen sich aber nicht automatisieren.

Vielen Angestellten bleibt daher nur, dafür zu sorgen, dass Aufgaben nicht gleichzeitig erledigt werden müssen. Hilfreich sei, die Arbeit gut zu strukturieren - so dass sie in einzelnen Schritten ausgeführt werden kann, die logisch aufeinander folgen, rät Fischer. Einzelne Arbeitsschritte sollten nach Möglichkeit immer zu Ende gebracht werden, bevor eine Aufgabe unterbrochen wird. Außerdem ist das Team gefragt, wenn es um Entlastungen geht.

Können Angestellte ihre Aufgaben selbst gestalten und bei schwierigen Aufgaben auch mal Kollegen um Hilfe bitten, können sie besser damit umgehen, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anfallen - und ihr Pensum eher schaffen. In besonders anstrengenden Situationen kann es sinnvoll sein, zu vereinfachen, wie man miteinander kommuniziert, rät Fischer. Dann können sogar festgelegte Standards helfen.

Von Piloten weiß man beispielsweise, dass sie in Stress-Situationen noch gut auf Ja-Nein-Fragen antworten können. Sollen sie dagegen komplexe Sachverhalte schildern, überfordert sie das. Ähnliches gilt für das Büro: Wer gerade unter Zeitdruck eine wichtige Präsentation vorbereitet, kann nicht auf Mails von Kollegen antworten, die wissen wollen, wie es läuft.

Letztlich, sagt Arbeitspsychologin Baethge, muss sich jeder auch selbst fragen, inwieweit er ein Unterbrecher ist. Ehe man zum Telefon greift, sollte man kurz überlegen: Brauche ich wirklich sofort eine Antwort? Muss ich mein Anliegen überhaupt mit anderen diskutieren? Denn die permanenten Störungen durch Telefon, Handy und PC kommen längst nicht nur von außen. Parkinsons Gesetz ist zumindest in diesem Punkt noch immer aktuell: Angestellte neigen dazu, sich gegenseitig Arbeit zu machen.

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