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Ratgeber:236 ungelesene E-Mails

Illustration: Stefan Dimitrov

Viele Menschen fühlen sich von der täglichen Flut an E-Mails getrieben. Sie haben das Gefühl, niemals mit der Arbeit fertig zu werden. Wie Sie den Stress beenden.

Die Idee klingt rebellisch. Inbox Infinity: Der Posteingang ist unendlich. Unter diesem Begriff hat die Journalistin Taylor Lorenz vorgeschlagen, den E-Mail-Stress zu beenden. Schon wieder 17 ungelesene Mails? 236? Oder gar 3749? In beruflichen Posteingängen kann das Versagensängste auslösen, in privaten sozialen Stress. Schluss damit. Die Flut aus Nachrichten, Rundmails, Benachrichtigungen von Netzwerken, Newslettern und Werbung sei 2019 so groß, dass der Anspruch, sie alle anzusehen oder gar darauf zu reagieren, nicht mehr gelten kann. Lorenz rät deshalb zum öffentlichen Bekenntnis: Ich bekomme zu viele Mails und werde nicht jede beantworten.

Der Vorschlag ist der radikale Gegenentwurf zu Inbox Zero. Mit diesem Prinzip hat der Blogger Merlin Mann von 2007 an versucht, aus Menschen bessere Mailer zu machen. Die Angst, eine Deadline zu verpassen, sich Ärger mit Kollegen einzuhandeln oder einen Kunden zu vergraulen, weil sie eine Mail übersehen haben, kannten viele Berufstätige schon damals. Sicherheit davor verspricht nur Inbox Zero, null ungelesene E-Mails.

Wie die zu erreichen sind, erklärte Mann auch. Aber der durchschnittliche Internetnutzer war und ist nicht diszipliniert genug. Obwohl neben dem Blogger auch Hirnforscher und Jobcoaches andere Strategien vorschlagen, heißt die Routine: eben mal die Mails checken.

So oder so ähnlich machen es viele: Sie öffnen ihr Mailprogramm mit dem Computerstart und überfliegen den Eingang. Wer hat geschrieben? Was sieht wichtig aus? In die Mail der Chefin muss man reinschauen. Und wenn eine Reaktion erforderlich ist - aber nicht sofort - kommt eine Markierung dran. Im schlimmsten Fall wiederholt sich das mehrmals pro Tag.

Löschen, delegieren, beantworten, erledigen - oder aufschieben?

Weil priorisieren und entscheiden für das Gehirn anstrengend ist, sind die Mailchecker schnell erschöpft, haben aber das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Und das macht Stress. Trotz aller Warnungen nutzen viele auch die Desktopbenachrichtigung. Geht eine Mail ein, ploppt ein kleines Fenster am Bildschirmrand auf. Der Vorteil: Absender und Textanfang lassen oft schon abschätzen, ob da etwas Wichtiges gekommen ist. Der Nachteil: Plopp, wieder abgelenkt.

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Inbox Zero im Sinne von Merlin Mann heißt nicht, dass man auf alles sofort antworten muss. Er schlägt begrenzte Zeitfenster für die Bearbeitung vor und drängt dann zur Entscheidung für eine von fünf Aktionen: löschen, delegieren, beantworten, erledigen - oder aufschieben. Diese fünfte Option ist kein Zugeständnis an Prokrastinierer. Keine Lust ist jedenfalls kein Grund zum Aufschieben.