Mail-Knigge fürs Büro Mit freundlichen Grüßen

Nicht Brief, nicht Chat: Für die Kommunikation per E-Mail gibt es besondere Regeln.

(Foto: Jan-Philipp Strobel/dpa)

Wie man höflich und verständlich E-Mails verfasst, hängt vom Adressaten ab. Eine Anleitung von Anrede bis Abschiedsgruß.

Von Felicitas Wilke

Schriftlich zu kommunizieren ist gar nicht so einfach. Das weiß jeder, der regelmäßig E-Mails schreibt und dabei schon bei der Wahl der richtigen Anrede ins Grübeln gerät. Welche Formulierung lässt den Verfasser steif wirken, welchen Ton könnte die Adressatin unhöflich finden? Und wie verändert sich Sprache? Ein kleiner E-Mail-Knigge.

Die Anrede

Es ist als Studentin oder Student keine besonders gute Idee, eine E-Mail mit der Grußformel "Hallo Prof!" zu beginnen, findet der Berliner Wirtschaftsprofessor Andreas Löffler. Genau das komme aber immer wieder vor, schreibt er auf der Website seines Lehrstuhls. Darum hat er, genau wie mehrere Kollegen an anderen Universitäten, eine kleine E-Mail-Etikette verfasst. Die meisten Professoren möchten bei der ersten Kontaktaufnahme mit "Sehr geehrter Herr Professor" oder "Sehr geehrte Frau Professorin" angesprochen werden - nicht zwingend mit Titel, in jedem Fall aber mit der förmlichen Anrede statt mit "Hallo", "Lieber", "Moin Moin" oder "Grüß Gott".

Im Zweifel lieber formvollendet als allzu salopp zu formulieren, das empfiehlt auch Melanie Kunkel, Redakteurin beim Duden. "Mit der Grußformel 'Sehr geehrte/r' ist man im Erstkontakt immer auf der sicheren Seite, danach kann man in vielen Fällen auf 'Liebe/r' oder 'Guten Tag' übergehen", sagt Kunkel. Ganz verallgemeinern lässt sich der Ratschlag allerdings nicht: Denn die passende Sprache hängt immer auch davon ab, wer wem aus welchem Grund eine E-Mail schreibt, und in welcher Branche sich beide Seiten bewegen. In der Wissenschaft, der Finanzbranche oder unter Juristen wird eher formell formuliert, in vielen Start-ups sind alle schnell beim Du und einem lässigen (manche finden: weniger professionellen) Ton.

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Zudem verändert sich Sprache fortlaufend - und die Kommunikation werde tendenziell schneller, sagt Kunkel. Nutzten Kollegen untereinander etwa Nachrichtendienste wie Slack, bei denen ähnlich wie bei einem Chat unmittelbar hin- und hergeschrieben wird, genüge einmal pro Tag eine freundliche Grußformel. In diesem Fall kann man sich auch an den "lieben Thomas" richten oder Frau Schmidt ein "Hallo" zurufen.

Der Inhalt

Formulierungen wie "In obiger Angelegenheit" oder "Bezug nehmend auf" klingen schon in Briefen nach Behördendeutsch aus einem vergangenen Jahrhundert - und lesen sich in E-Mails mindestens genauso schlimm, findet Sprachexpertin Kunkel. Sie empfiehlt, aus Mails den Ballast abzuwerfen, sie möglichst kurz zu halten und präzise zu beschreiben, worum es geht. Damit das gelingt, kann man sich vornehmen, maximal fünf Sätze zu schreiben.

Wenn es um die Sprache geht, sollten die Absender möglichst aktiv und lebendig formulieren. Die Schreibberaterin Franziska Nauck empfiehlt, Mails mit einer konkreten Bitte oder Aufforderung zu verknüpfen. "Um Antwort wird gebeten" klingt passiv und schwammig, bittet man hingegen um eine Antwort bis zu einem Zeitpunkt, weiß der Empfänger, was von ihm erwartet wird.

Die Schlussformel

Wenn ein gänzlich Unbekannter eine geschäftliche E-Mail mit "lieben Grüßen" abschließt, dann stimmt irgendetwas nicht. "Die Schlussformel sollte zur Anrede passen", rät Melanie Kunkel. Wer eine Mail formell beginnt, sollte sie also nicht freundschaftlich beenden. Überhaupt seien "liebe Grüße" in der Geschäftssprache meist unpassend, sagt Expertin Kunkel. Außer etwa unter Kollegen, die sich sehr vertraut sind. "Mit freundlichen Grüßen" ist das Pendant zu "Sehr geehrte/r" - ziemlich formell, aber im Zweifel die sicherste Variante.

Kurz und knapp "MfG" zu schreiben, zeuge hingegen von "mangelnder Sorgfalt", findet Kunkel. Schreibt man seinem Gegenüber nicht zum ersten Mal, könne man auch "beste Grüße", "viele Grüße" oder "herzliche Grüße" verschicken - übrigens ohne Komma hinter der Grußformel. Auch am Ende von E-Mails ergänzen neue Redewendungen die gängigen, etwa das britische "Best". Wie bei der Anrede gilt hier: Was unter Kollegen oder in weniger formellen Branchen passend ist, sollte man in geschäftlichen Mails eher vermeiden.

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