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Verwaltungs-Reform:München - bald "digitaler Vorreiter"?

Im Kreisverwaltungsreferat online Formulare bestellen? Soll künftig funktionieren.

(Foto: Stephan Rumpf)
  • Die Computersysteme in der Verwaltung der Stadt München sind in die Jahre gekommen.
  • Das will Kämmerer Christoph Frey nun ändern. Der Stadtrat hat den ersten Schritt bereits unternommen und beschlossen, eine komplett neue SAP-Basis für fast all seine Verwaltungs- und Finanzprozesse einzukaufen.
  • Dahinter steckten nicht nur neue Programme und Oberflächen, sagt Kämmerer Frey, sondern auch "die größte Verwaltungsreform der letzten Jahre".
  • Das heißt auch, dass künftig Bürger nicht online eine Dienstleistung in Gang setzen, die dann manuell in den Büros der Mitarbeiter umgesetzt wird.

Kämmerer träumen gewöhnlich von vollen Kassen und fetten Steuereinnahmen, vielleicht sogar von sparsamen Stadträten. All dies dürfte auch für Christoph Frey gelten, doch der Münchner Finanzchef bastelt gerade an einer anderen Wunschvorstellung, die so aussehen könnte: Er steht in einem Raum voller Bildschirme mit Touchscreens, rundum scharen sich zum Beispiel die Bildungsexperten der Fraktionen. Sie verlangen zusätzliche Schulsozialarbeiter.

Der Kämmerer schiebt mit einem Finger die Zahl der Stellen um 20 nach oben, schon erscheinen daneben auf dem Bildschirm die Kosten für den Haushalt, die Auswirkungen auf das Budget der Referate und die Investitionen, die in neue Arbeitsplätze fließen müssen. In diesem Jahr, im nächsten, und in 30 Jahren. Überrascht murmeln die Stadträte etwas von "doch nur 15 Stellen". Ein Wisch des Kämmerers mit dem Finger, und die neue Rechnung liegt vor.

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Was nach überspitzter Digitalfantasie klingt, ist technisch längst möglich. Aber nicht in der Verwaltung der Stadt München mit ihren in die Jahre gekommenen Computersystemen. Das will der Kämmerer nun ändern, und der Stadtrat hat den ersten Schritt bereits unternommen. Ende Januar beschloss er öffentlich völlig unbeachtet, eine komplett neue SAP-Basis für fast all seine Verwaltungs- und Finanzprozesse einzukaufen.

Dahinter steckten nicht nur neue Programme und Oberflächen, sagt Kämmerer Frey, sondern auch "die größte Verwaltungsreform der letzten Jahre". Die Stadt wird einen Großteil ihrer Arbeit neu organisieren und vereinfachen müssen, was nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch den Bürgern Vorteile bringen soll. "Wir legen das Fundament, um die Digitalisierung der Stadtverwaltung zum Endkunden zu bringen", sagt Frey. Das lässt sich die Stadt etwas kosten: Laut Kämmerei müssen insgesamt 175 Millionen bis 300 Millionen Euro für die Reform ausgegeben werden.

Warum er diese für dringend notwendig erachtet, beschreibt Frey an einem konkreten Beispiel aus der Praxis. Ein Bürger wollte im Kreisverwaltungsreferat online einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister bestellen. Er klickte sich erfolgreich durch die Maske und drückte auf Senden. Aus der nun erscheinenden Oberfläche heraus konnte er nicht sicher erschließen, ob es funktioniert hat, also wiederholte er den Vorgang lieber noch einmal. Wie sich herausstellte, hat er zweimal gesendet. Sein Anliegen landete, wie dem Beleg schließlich zu entnehmen ist, bei zwei verschiedenen Sachbearbeitern. Diese mussten offensichtlich das digitale Anliegen wenig digital erledigen: Der Name des Bürgers war auf den Auszügen unterschiedlich abgetippt, und die beiden identischen Antworten kosteten einmal 12,50 und einmal 17,50 Euro. Diese musste der Bürger anschließend überweisen, weil die Stadt zwar eine Bezahlfunktion online anbietet, diese aber kaum zu finden ist.

Christoph Frey bei Stadtratsplenum in München, 2018

Christoph Frey ist erst seit Kurzem Kämmerer, doch für seine erste Amtszeit hat er ehrgeizige Pläne. Die betreffen nicht nur den Haushalt, sondern die gesamte Verwaltung.

(Foto: Florian Peljak)

Genau solche Vorgänge sind für Frey Verwaltung von Gestern, die mit der Lebenswirklichkeit der Menschen kaum mehr etwas zu tun haben. "Wir müssen in der Lage sein, den Ansprüchen der Head-down-Generation gerecht zu werden." Davon sei die Stadt eine ordentliche Ecke entfernt. "Wenn wir das nicht schaffen, droht ein Vertrauensverlust in die demokratischen Institutionen." Der Einkauf der Software sei nur der kleinere Teil der anstehenden Reform, die Verwaltung werde in den kommenden Jahren "jeden Geschäftsprozess neu konfigurieren müssen". Das gelte für alle Bereiche außer dem Personal. In den vergangenen zwei Jahrzehnten habe man die Computerprogramme mühsam individuell an die Abläufe der Stadt angepasst. Das sei damals nicht anders möglich gewesen, nun aber stehe ein Paradigmenwechsel an.

Die Stadt muss eine kaum zu überblickende Zahl von Verwaltungsakten neu definieren und an die Computerprogramme anpassen. Die Verantwortung dafür liegt aus historischen Gründen bei der Kämmerei, doch auch das IT-Referat ist eingebunden und sieht eine neue Zeit für die Verwaltung anbrechen. Die Umstellung bildet "einen wichtigen Baustein in unserer stadtweiten Digitalisierungsstrategie", sagt IT-Referent Thomas Bönig. Die Reform könne München "zu einem der digitalen Vorreiter in Deutschland machen". Das heißt, dass künftig Bürger nicht online eine Dienstleistung in Gang setzen, die dann manuell in den Büros der Mitarbeiter umgesetzt wird. Wo immer es möglich sei, sollten Prozesse komplett digital ablaufen, sagt Kämmerer Frey.

Das werde natürlich dazu führen, dass manche Arbeit einfacher werde oder wegfalle. Mitarbeiter müssten sich deswegen aber keine Sorgen machen. In der wachsenden Stadt werde sicher niemand überflüssig. Im Gegenteil, die Digitalisierung soll helfen, als Arbeitgeber attraktiv zu sein. Junge Leute würden moderne und schnelle Abläufe deutlich mehr schätzen, als auf viele Jahre hin "Papiere von A nach B zu schubsen", sagte der Kämmerer. Die meisten dieser Akten soll es künftig nur noch digital gegen. Wenn es nach Frey geht, sollte es in gut fünf Jahre bereits soweit sein.

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