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E-Mail:"Hallöchen" und "sonnige Grüße"

Tipp Nummer 4: Passen Sie den Stil an den Empfänger an

Geht "Hallo" gar nicht? Ist "Liebe/r" zu persönlich? Muss ich immer "Sehr geehrte Damen und Herren" schreiben? Gerade beim Stil von beruflichen Mails herrscht Unsicherheit. Die schlechte Nachricht: Es gibt keine Standardregeln. Die gute Nachricht: Es gibt Spielraum.

Kommunikationsberaterin Martina Dressel empfiehlt: "Stimmen Sie Ihre E-Mail auf den Empfänger ab und auf den Zweck Ihrer Nachricht." Kennen Sie den Adressaten persönlich, überlegen Sie, wie Sie ihn begrüßen würden, wenn Sie ihm im Fahrstuhl begegnen würden. Kennen Sie sich noch nicht, wählen Sie im Zweifel eine konservativere Form. Wem "Sehr geehrter Herr XY" zu steif ist, ist mit einem "Guten Tag Herr Z" auf der sicheren Seite.

Hier noch ein kleiner Trost: "Die perfekte Anrede gibt es nicht", sagt Dressel. "Wer sich ärgern und echauffieren möchte, der macht das auch, egal, was Sie schreiben." Dressels eigenes Leitmotiv im Mailverkehr: "Tolerant sein mit dem, was man bekommt, konservativ mit dem, was man sendet."

Im weiteren Mailkontakt bürgern sich oft eigene Regeln ein. Dann ist es auch einmal möglich, eine Mail mit "Hallöchen" zu starten, ganz auf die Grußformel zu verzichten - oder gar nur über die Betreffzeile Nachrichten auszutauschen.

Tipp Nummer 5: Menschlich bleiben, kreativ werden

Seit 2007 gelten im beruflichen Kontext für die E-Mail-Signatur dieselben speziellen Anforderungen wie für den Geschäftsbrief. Angegeben werden müssen:

  • der vollständige Firmenname, inklusive Geschäftsform
  • der Sitz des Unternehmens
  • das Registergericht sowie die Handelsregisternummer
  • bei Kapitalgesellschaften die vertretungsberechtigten Personen und
  • bei vorhandenem Aufsichtsrat (auch Beirat oder Verwaltungsrat mit vergleichbarer Überwachungsfunktion) dessen Vorsitzende/r

Über diese rechtlich geregelten Standards hinaus ist eine E-Mail jedoch eine Form menschlicher Kommunikation. Und die darf auch menschlich und persönlich bleiben.

Kommunikationsberaterin Dressel fordert gar explizit auf, kreativ zu werden, zu variieren und zu spielen. Beispielsweise, was die Abschiedsformulierung angeht - warum nicht, ein "erfreuliches Wochenende" oder einen "guten Start in die Woche" wünschen oder sich mit "sonnigen Grüßen aus Berlin" verabschieden?

Tipp Nummer 6: Dem Kommunikationspartner Wertschätzung entgegenbringen

Der wichtigste Ratschlag zum Schluss: "Zeigen Sie in der E-Mail-Kommunikation Wertschätzung gegenüber Ihrem Gesprächspartner", sagt Beraterin Martina Dressel. Das bedeute, sich zu konzentrieren, genau zu lesen, was der andere schreibt, und einen freundlichen Ton zu wahren.

Yann Ormanns bringt seinen Studenten in diesem Kontext gern ein Zitat von Autor Elf Sternberg näher: "Guter Ausdruck, Interpunktion und eine verständliche Formatierung sind das Online-Äquivalent des Badens." Strotzt eine Mail nur so vor Fehlern, mache das einen "ungewaschenen Eindruck".

© Süddeutsche.de/mkoh/rus
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