Digitale Reisekostenabrechnung für eine schnelle Erstattung

Oft nutzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Privatfahrzeug, um die Geschäftsreise zu absolvieren. Hier bietet die Payhawk-Firmenkarte die Möglichkeit einer schnellen Erstattung mit nur wenigen Klicks. Wenn die Geschäftsreise beginnt, muss der Mitarbeiter nur die Start- und Endpunkte sowie mögliche Zwischenstopps eingeben, alles andere wird dann von Payhawk automatisch berechnet und die Erstattung angewiesen. Der Kilometergeldrechner erleichtert Arbeitgebern die Arbeit, denn sie können über Payhawk alles automatisieren und selbst die Richtlinien festlegen. Die gesamte gefahrene Strecke kann leicht nachvollzogen werden, und alle Daten können beim Finanzamt eingereicht werden. Hier lässt sich über eine einfache Option die Möglichkeit einrichten, alle geschäftlich zurückgelegten Kilometer zu melden.

Ein nützliches Tool ist die Möglichkeit, Tagespauschalen für die jeweiligen Benutzer festlegen zu können. Mitarbeiter können dann mit einem einzigen Klick die ihnen zustehende Erstattung von Payhawk erhalten. Sie müssen nur über die mobile App alle relevanten Informationen eingeben, und schon berechnet Payhawk detailliert den Betrag, der erstattet werden muss. Die Tagespauschalen sind eine ganz neue Funktion bei Payhawk und sorgen dafür, dass Unternehmen keinen großen Aufwand mehr betreiben müssen, um die Tagesgelder zu ermitteln. Das entlastet die Verwaltung, spart viel Zeit und sorgt für eine schnelle Auszahlung an die Mitarbeiter. Zudem werden dank Payhawk alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten, denn seitens der Bundesregierung gibt es klare Vorgaben für die Tagesätze. Mit Payhawk lassen sich damit alle Reisekosten in einem Tool verwalten – Tagespauschalen, Fahrtkostenpauschalen und Erstattungen.

Die digitale Reisekostenabrechnung ist in das Tool von Payhawk integriert. Damit können alle Ausgaben rund um Geschäftsreisen verwaltet werden. Die Zahlungen für die Mitarbeiter ohne Firmenkarte werden über die Rückerstattungsfunktion verwaltet. Mit wenigen Klicks kann das Finanzteam die Erstattungen anweisen, denn jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Kontodaten bei Payhawk hinterlegen. Dank Instant SEPA und Faster Payments erfolgt die Überweisung blitzschnell. So hilft Payhawk dabei, mögliche Unstimmigkeiten erst gar nicht aufkommen zu lassen, denn jeder Mitarbeiter erhält seine Erstattung so schnell wie möglich.

Dank des Payhawk-Tools werden zudem die Kosten reduziert, vor allem dann, wenn Mitarbeiter häufig auf Reisen sind. Für die Tagespauschalen gibt es hervorragende Funktionen mit integrierten Limits und Genehmigungsworkflows, sodass mehr Übersichtlichkeit herrscht. Die Tagespauschale erleichtert den Mitarbeitern ihre Arbeit, denn sie müssen bei ihren Kosten nicht mehr alles detailliert im Blick haben und nicht mehr jede einzelne Ausgabe steuerlich angeben. Die Oberfläche von Payhawk ist dabei leicht zu bedienen, und hier können die Belege ganz einfach eingereicht und bestätigt werden. Damit erübrigt sich das sonst übliche Einreichen von Papierbelegen, die manuell erstattet werden müssten. Der Antrag auf Reisekosten kann problemlos über die App oder die Plattform eingereicht und der Fortschritt in Echtzeit verfolgt werden.

Die Einführung von Tagespauschalen bietet Unternehmen den großen Vorteil, die Abwicklung der Reisekosten unkompliziert, schnell und automatisiert zu erledigen. Das birgt neben der Zeit- und Kostenersparnis zudem enorme Vorteile in den Bereichen der Kostenkontrolle und der Steuern. Von Dienstreisen über Konferenzen bis hin zu Firmenveranstaltungen kann alles mit einem Tool kinderleicht verwaltet werden. Die gefahrenen Kilometer werden ebenfalls erfasst, und für die Erstattung muss das Unternehmen lediglich den zu zahlenden Kilometersatz festlegen, der dann von Payhawk für die Multiplikation genutzt wird.

Mit der Payhawk-Firmenkarte lassen sich in Unternehmen generell viele manuelle Finanzprozesse automatisieren und effizienter gestalten. Die smarten Karten verfügen über integriere Ausgabenregeln, die es den Unternehmen erleichtern, die Kontrolle über die Kosten zu behalten. Die Karten können sowohl für Teams als auch für Einzelpersonen erstellt, und jede Karte kann individuell definiert werden. Die Visa-Commercial-Debitkarte wird weltweit akzeptiert, verschafft dem Besitzer einen bis zu viermal besseren Wechselkurs als bei der eigenen Bank und verzichtet auf versteckte Gebühren. Rund 80 Prozent der manuellen Finanzprozesse können dank Payhawk automatisiert werden, und das Management behält in Echtzeit den Überblick über die laufenden Ausgaben. Damit können alle Ausgabenlimits direkt verwaltet und im Bedarfsfall verändert werden. Das erhöht die Flexibilität und die Agilität des Unternehmens.