Automatisiertes Rechnungsmanagement spart Zeit und Kosten

In der Vergangenheit war es ohne entsprechende Software üblich, dass für bloße Überweisungen an Kunden, Auftraggeber oder Partner viele Arbeitsschritte erfolgen mussten. Denn die Daten aus der Datenbank waren nicht im entsprechenden Online-Banking verfügbar. Oftmals mussten die Bankdaten manuell eingegeben werden. Anschließend kam es darauf an, Zahlungstransfers mit den Firmenbüchern abzustimmen und entsprechend einzutragen. Darüber hinaus erschwerten zunehmend immer mehr Sicherheitsvorkehrungen Mitarbeitern den Zugang zu den Daten und Programmen. Nicht jeder hatte beispielsweise Zugriff zum betrieblichen Online-Banking, wodurch mehrere Mitarbeiter involviert werden mussten.

Diese Vorgänge führten dazu, dass die Ausführung einer Überweisung viele Minuten in Anspruch nahm. Zugleich strapazierten derartige Abläufe die personellen Ressourcen immens. Umso hilfreicher kann sich der Einsatz entsprechender Softwarelösungen erweisen. Diese tragen im besten Fall dazu bei, dass ein Abgleich der Daten aus verschiedenen Systemen automatisiert erfolgen kann. Sprachbarrieren lassen sich durch eine Texterkennungssoftware, die dazu in der Lage ist, viele verschiedene Sprachen zu verarbeiten, umgehen.

Trotz der stetig voranschreitenden Digitalisierung haben viele Unternehmen noch nicht auf eine Automatisierung des Rechnungsmanagements umgestellt. Doch das Einsparpotenzial ist groß und eine Automatisierung ist für Unternehmen mit zahlreichen Vorteilen verbunden. In erster Linie zeigt sich das daran, dass Mitarbeiter weniger Zeit für einzelne Arbeitsschritte aufwenden müssen und dadurch die Belastung für jeden einzelnen Beteiligten erheblich sinkt. Darüber hinaus schafft Automatisierung mehr Sicherheit und Transparenz. Das zeigt sich insbesondere dann, wenn innerhalb eines Systems alle Einnahmen und Ausgaben unabhängig der Art des erfolgten Transfers beachtet und entsprechend verbucht werden.

Insbesondere Unternehmen, die im internationalen Umfeld tätig sind, müssen nicht selten Rechnungen aus vielen Ländern verarbeiten und im eigenen System verarbeiten. Das bedeutet im Detail, dass in Rechnungen mit unterschiedlichen Währungen und Sprachen umzugehen ist. Dazu verfügen Systeme wie Payhawk unter anderem über eine Funktion, welche die Datenextraktion in über 60 Sprachen ermöglicht. Das erlaubt es Unternehmen, Daten aus Rechnungen trotz unterschiedlicher Sprachen automatisiert zu extrahieren und abzugleichen. Payhawk verfügt über eine automatisierte Texterkennung (OCR), welche in der Lage ist, aus den vorherigen Eingaben zu lernen, um die manuelle Dateneingabe automatisieren zu können.

Dabei ist zugleich zu beachten, dass nicht jede Zahlungsanweisung im Unternehmen auf dem gleichen Wege erfolgt. Neben der klassischen Banküberweisung von einem oder mehreren Firmenkonten müssen auch Kreditkartenzahlungen oder auch Bargeld-Ein- und Ausgänge in der Rechnungsverwaltung beachtet werden. Mit der Plattform Payhawk lassen sich Kontobewegungen jeder Art miteinander vereinen. Dadurch bekommen Unternehmer und verantwortliche Mitarbeiter auf einen Blick aktuelle Zahlen und Daten angezeigt. Sie erhalten mehr Kontrolle über die Ausgaben und können frühzeitig Anpassungen hinsichtlich der Ausgabenrichtlinien und Freigabeprozesse vornehmen.

Die Transparenz über die Transaktionen in Echtzeit versetzt Unternehmen in die Lage, unnötige Ausgaben zu vermeiden. Payhawk verfügt dazu über eine Funktion, die es ermöglicht, dass alle Budgetverantwortlichen in Echtzeit über getätigte Transaktionen informiert werden. Die Zeiten, in denen Ausgaben durch die Nutzung verschiedener Konten unübersichtlich erschienen und Zahlungstransfers dadurch übersehen wurden, gehören damit der Vergangenheit an.

Die Plattform unterstützt alle Vorgänge innerhalb eines Unternehmens zwischen der Bank und der jeweiligen Buchhaltungssoftware. Die Vorgänge lassen sich dadurch über eine einzige Finanzplattform abwickeln und sind für alle Mitarbeiter zugänglich. Unternehmen, die im Europäischen Wirtschaftsraum, kurz EWR, in den USA oder im Vereinigten Königreich ansässig sind, können derzeit eine Demoversion von Payhawk unverbindlich testen. Alternativ kann direkt ein Konto bei Payhawk gebucht werden. Dazu stehen drei unterschiedliche Modelle zur Auswahl, mit welchen sich jedes Unternehmen für die jeweils passende Finanzplattform entscheiden kann. Mit jedem Modell steht Nutzern ein Support und Live-Chat zur Verfügung. Fragen werden dadurch innerhalb kürzester Zeit beantwortet und erleichtern den Einstieg und die ersten Schritte mit der Finanzplattform.

Zum Leistungsumfang zählen unter anderem virtuelle sowie physische Kreditkarten, welche für einzelne Mitarbeiter oder Teams erstellt werden können und sich mit Ausgaberichtlinien versehen lassen. Das erleichtert die Verwaltung des zugeteilten Budgets und trägt dazu bei, unnötige Ausgaben zu verhindern. Denn jede Karte kann nur im ausgewählten Umfang eingesetzt werden. Gewünschte Budgetgrenzen und Freigabeprozesse lassen sich individuell festlegen und tragen damit zu einer automatisierten Abwicklung bei.