E-Mail Schöner schreiben im Büro

Ein Smiley in einer Arbeitsmail, stärkt die Beziehungen am Arbeitsplatz.

(Foto: dpa, Scherl/Süddeutsche Zeitung Photo; Collage: Jessy Asmus/SZ.de)

Ist "Hallo" zu flapsig? Sind Smileys erlaubt? Und wann ist eine E-Mail gänzlich ungeeignet? Sechs Tipps für berufliche Mails.

Von Sarah Schmidt

Sie ist die gute alte Tante der digitalen Kommunikation. Kein Social-Media-Hype, keine App konnte sie bislang vom Online-Thron stoßen. Die E-Mail ist (und bleibt aller Voraussicht nach noch ein Weilchen) der Standard. Privat mag man sich mit den Freunden vielleicht lieber Whatsapp-Nachrichten schicken oder den Feierabend in der Facebook-Gruppe planen - in der Arbeitswelt führt immer noch kein Weg vorbei an der Elektro-Post.

Zwar gibt es in immer mehr Firmen Plattform-Lösungen und Chatfunktionen - aber spätestens wenn über die Unternehmensgrenzen hinaus mit Kunden, Geschäftspartnern oder Auftraggebern kommuniziert werden soll, ist die Mail das Mittel der Wahl. 98 Prozent der Arbeitnehmer nutzen einer Studie der Forschungsgruppe Kooperationssysteme München zufolge täglich Mails - Instant Messenger sind bei nur halb so vielen Personen im Dauereinsatz.

Angesichts der E-Mail-Flut, die sich jeden Tag in die Postfächer ergießt, bleibt Frust jedoch nicht aus. Mehr als 110 geschäftliche Mails sendet und empfängt der durchschnittliche Berufstätige Studien zufolge täglich. Einerseits ist die E-Mail also Alltag, andererseits kann man sich mit einer ansprechenden Gestaltung positiv aus der Masse der Nachrichten abheben. Was gibt es aktuell bei Anrede und Begrüßung, bei Aufbau, Länge und Stil zu beachten?

Tipp Nummer 1: Das richtige Medium für den richtigen Zweck

"Eine E-Mail ist kein Schweizer Taschenmesser", sagt Yann Ormanns, der an der Universität Göttingen zum Thema E-Mail-Kommunikation forscht. Nicht für jeden Zweck ist der "Elektro-Brief" das beste Medium. Gut geeignet ist die Mail, wenn es darum geht, andere zu informieren oder einfache Sachverhalte zu kommunizieren. Schlecht geeignet immer dann, wenn es um komplexe Themen geht, mehrere Personen beteiligt sind und Abstimmungen oder gar Diskussionen notwendig sind. In einer Verhandlung mit mehreren strittigen Punkten sei es viel besser, sich eine halbe Stunde an einen Tisch zu setzen, so Ormanns.

Jeder, der schon einmal versucht hat, mit mehr als drei Personen ein Treffen per Mail zu vereinbaren, weiß, warum Terminplanungstools wie Doodle großen Erfolg haben. Auch die gemeinsame Bearbeitung eines Dokuments erfolgt oft besser über eine für alle zugängliche Plattform, statt sich immer wieder unterschiedliche Bearbeitungsstände hin und her zu mailen.

Und auch in der Eins-zu-eins-Kommunikation sei in vielen Fällen das persönliche Gespräch überlegen, sagt die Kommunikationsberaterin Martina Dressel, die Ratgeber zum Thema E-Mail-Verkehr geschrieben hat. Wer gleich zum Telefonhörer greift, erspart sich häufig Missverständnisse und komplexen Frage-Antwort-Mailverkehr. Gerade zur Klärung von Konflikten, so Dressel, ist die Mail ungeeignet. Viel zu leicht bekommt man etwas in den falschen Hals, wenn man nur den geschriebenen Text liest.