Rathaus: Millionen-Fiasko im Schulreferat könnte für die Stadt teuer werden

Ohne es zu merken, hat das Bildungsreferat den gesamten Etat für Computer bis 2017 bereits verbraucht. Welche Folgen das für die Schulen hat.

Es ist ein millionenschweres Debakel im Bildungsreferat - und wie groß die Probleme für die Stadt sind, lässt sich noch nicht abschätzen. Praktische Auswirkungen auf Münchens Schulen und Kindertagesstätten hat es zumindest erst einmal nicht. Seit der Stadtrat am Mittwoch - gerade noch rechtzeitig - in nichtöffentlicher Sitzung eine Zwischenlösung gebilligt hat, können die Computer an den Bildungseinrichtungen weiterlaufen.

Denn das Schulreferat hat bis Oktober, wie am Freitag von der SZ berichtet, bereits sein gesamtes Budget verbraucht, das ein Rahmenvertrag für Computer- und IT-Dienstleistungen bis Ende 2017 vorsah - ohne es zu merken, weil die Kontrolle nicht griff. Für die Jahre 2013 bis 2017 waren nach SZ-Informationen knapp 68 Millionen Euro veranschlagt, der Stadtrat erhöhte das um bis zu 54 Millionen Euro. Mit dem Geld werden etwa Geräte gekauft, Reparaturen bezahlt oder Netzwerke betrieben.

Wieso das Bildungsreferat zuviel Geld ausgegeben hat

Geld ist in diesem Fall aber nur ein Teil des Problems. Denn der Rahmenvertrag, den die Stadt mit einer Dienstleistungsfirma geschlossen hat, legt lediglich die Bedingungen fest für alle Einzelaufträge, die das Bildungsreferat an den Dienstleister vergibt. Er steckt den groben Preisrahmen ab und verhindert, dass jedes größere Vorhaben einzeln ausgeschrieben werden muss. Wie viel Geld tatsächlich ausgegeben wird, entscheidet der Stadtrat.

Die benötigten Summen wären also theoretisch da. Im Haushalt sind sie aber nicht einheitlich und konkret als Kosten für den Rahmenvertrag ausgewiesen, sondern als Einzelposten. Und weil darunter nicht nur Aufträge aus besagtem Rahmenvertrag fallen, sondern auch Positionen aus anderen Bereichen, kann man schnell den Überblick verlieren. Noch unübersichtlicher wird das Konstrukt, weil nicht alle Bestellungen sofort abgerechnet werden, also Kosten erst sehr viel später entstehen können. Aus diesen Gründen hat das Bildungsreferat offenbar zu viel Geld für den Rahmenvertrag ausgegeben, dessen Volumen ohnehin zu niedrig angesetzt war, wie sich nun herausstellt.

Wie der Rahmen nun eingehalten werden soll

Dies führt wiederum zu rechtlichen Problemen. Die Stadt darf eigentlich nicht mehr Aufträge über den IT-Dienstleister abrechnen, als im Vertrag vorgegeben. Nach einem Rechtsgutachten kann sie nicht mehr als 54 Millionen Euro zusätzlich ausgeben. Ist ein Vertrag einmal europaweit ausgeschrieben, darf er nicht nachträglich beliebig geändert werden. Zu krasse Abweichungen würden die Aufsichtsbehörden kassieren. Darüber hinaus könnten Konkurrenten, die bei der Ausschreibung nicht zum Zug kamen, klagen.

Um den Betrag einhalten zu können, hat das Schulreferat nun alle Projekte und Aufgaben priorisiert. Auf jeden Fall bezahlt werden Dinge wie die amtliche Schulverwaltung, die Verwaltungsrechner im Referat selbst wie auch bei der Sing- und Musikschule sowie der Schule der Phantasie. Schulen und Kitas können zudem weiterhin Ersatzteile und -geräte bestellen und neue Computer anschaffen. Einige Projekte aber müssen nun extern besorgt, also eigens ausgeschrieben werden, was teurer wird und länger dauert. Dazu zählen etwa der Kauf interaktiver Whiteboards oder der eben erst beschlossene Ausbau des Wlans für alle Schulen. Auch die Weiterentwicklung des Kita-Finders und die Anbindung der Sportstätten ans Verwaltungsnetz werden neu vergeben.

Damit das alles nicht erneut passiert, will sich das Referat nun frühzeitig um einen neuen Rahmenvertrag kümmern, der von 2018 an gelten soll. Dabei sollen dieses Mal, wie der Stadtrat beschlossen hat, externe Firmen helfen. Ziel soll eine "deutliche Erweiterung der IT-Leistungen sowie eine stringente und effiziente Dienstleistersteuerung" sein. Das bedeutet wohl, dass die Vertragssumme deutlich erhöht wird. Auch will das Schulreferat nun ein funktionierendes internes Controlling aufbauen.