Manche Meetings ziehen sich in die Länge wie Kaugummi am Schuh. Doch vieles, was an den Endlos-Besprechungen nervt, lässt sich leicht ändern. Acht typische Fehler bei der Organisation von Teamtreffen - und Tipps, wie es anders geht.
Fehler 1: Es gibt kein klares Ziel
Entscheidend für den Erfolg eines Meetings ist, dass die Teilnehmer eine Antwort auf die Fragen bekommen: Was mache ich hier? Warum ist meine Anwesenheit wichtig? "Wenn den Menschen nicht klar ist, weshalb ein Meeting einberufen wurde, hören sie auch nicht zu", sagt Kommunikationsberater Michael Gerharz. Bevor eine Konferenz angesetzt wird, sollte das Ziel des Treffens klar sein und was jeder Einzelne dazu beiträgt.
Fehler 2: Die Agenda ist überfrachtet
"Wenn die Vorbereitungen gründlich und rechtzeitig erfolgen, wird das Meeting spannend und zielorientiert", bestätigt Anita Bischof. Die Unternehmensberaterin hat einen Ratgeber zum Thema geschrieben. Sie setzt auf eine klare Agenda. Dafür sollte zunächst der Zweck des Meetings geklärt werden: Geht es um Information, um Diskussion oder um eine Entscheidung? Als Nächstes erhält jedes Thema ein fixes Zeitbudget.
Fehler 3: Zeiten werden nicht eingehalten
Doch der beste Zeitplan nutzt nichts, wenn sich keiner daran hält. Karriereexperte Jochen Mai rät daher bei jedem Meeting zu Pünktlichkeit - am Anfang wie am Ende. "Unpünktlichkeit ist gelebte Arroganz." Dagegen helfe es, die Türen des Konferenzraums zwei Minuten nach Beginn abzuschließen. Ein anderer simpler Trick: "Einfach die Stühle weglassen. So haben die Teilnehmer automatisch weniger Interesse daran, dass sich das Treffen unnötig in die Länge zieht." Ist die Zeit begrenzt, müssen sich alle fokussieren.
Fehler 4: Die Teilnehmer sind unvorbereitet
Damit ein Meeting gelingt, müssen sich alle einbringen. Doch daran hapert es oft: "Die Teilnehmer erscheinen unvorbereitet, wissen nicht, was auf der Agenda steht oder was genau sie erarbeiten sollen und driften deshalb ständig ab", sagt Mai. Er rät deshalb zu einem radikalen Schritt: eine schlecht vorbereitete Konferenz sofort abbrechen. Eine Alternative ist die "study hall": Dabei lesen alle eine halbe Stunde vor dem Meeting gemeinsam die Memos, erläutert Gerharz.
Fehler 5: Die Präsentation ist sterbenslangweilig
Damit die Präsentation ankommt, sollte man zwei Punkte beachten: "Zum Punkt kommen und weg von drögen Power-Point-Präsentationen", sagt Gerharz. Die Zuhörer könnten sich ohnehin nur einen Bruchteil davon merken. Wer hinterher über das Meeting berichten soll, wird sich nicht an 30 Folien erinnern. Ohne eine klare Botschaft heißt es dann nur: "Der Meyer hat wieder gelabert."
Fehler 6: Niemand hört wirklich zu
Auch wer keinen Vortrag hält, sollte sich Gedanken darüber machen, welchen Eindruck er hinterlässt. Mit den Sitznachbarn tuscheln, den anderen Teilnehmern ins Wort fallen und Kollegen bloßstellen, macht keinen guten Eindruck. "So etwas lässt den Chef an Ihren Fähigkeiten zweifeln", sagt Berater Mai. Auch wer zwischendurch auf dem Smartphone Mails beantwortet oder gar Anrufe annimmt, macht sich unbeliebt.
Fehler 7: Der Chef redet, der Rest schweigt
Gerade bei großen Gruppen besteht immer auch ein Hierarchie-Gefälle. "Wenn die Teilnehmer sehr zurückhaltend sind, kann man zu Tricks greifen", erklärt Bischof. So muss nicht immer der Chef die Konferenz leiten. Einzelne Punkte der Agenda können auch von verschiedenen Kollegen moderiert werden. "Eine andere Möglichkeit besteht darin, Arbeitsgruppen zu bilden und ein Problem im kleinen Kreis zu diskutieren." Außerdem gehört es zu einer offenen Diskussion, dass Ideen nicht gleich schlechtgemacht werden.
Fehler 8: Die Ergebnisse werden nicht umgesetzt
Erst im Nachgang wird deutlich, wie erfolgreich eine Besprechung tatsächlich war. "Entscheidungen müssen dokumentiert werden", sagt Bischof. Außer bei besonders strittigen Themen reicht ein kurzes Ergebnisprotokoll dafür völlig aus. Kommunikationsprofi Gerharz empfiehlt, das Ergebnis gleich im Anschluss per Rundmail zu verschicken - am besten mit konkreten "action points". Die sollten dann möglichst rasch umgesetzt werden.