Am Ende arbeiten Nina Bönte und ihre Kollegen wieder 80 Stunden in der Woche. Jedes Mal. Obwohl das Event mit internationalen Teilnehmern über Monate geplant wird, wird es schließlich stressig. Immer wieder sieht es so aus, als würden sie all die Aufgaben nicht bewältigen können - Lage- und Bestuhlungspläne aufstellen, Brandschutzvorkehrungen treffen, Presseplätze einrichten. Und ohne die Deadline würden sie es auch niemals schaffen, ist sich die Projektmanagerin sicher: "Solange noch ein Zeitpuffer da ist, wird viel überlegt und besprochen, aber wenig eingetütet." Damit sie offen über Vorgesetzte, Kollegen und Ressourcen sprechen kann, hat die Redaktion ihren Namen geändert.
Nur wenige Menschen arbeiten kontinuierlich und unabhängig von Fristen. In Teams ist die Zusammenarbeit ohne sie deshalb kaum möglich. Deadlines bringen Menschen dazu, Dinge zu tun, die lästig sind. Und oftmals tragen sie sogar dazu bei, dass sie plötzlich Herausforderungen bewältigen, die sie sich nicht zugetraut hätten. Viel spricht dafür, dass Zeitdruck im Job also ein positiver Faktor ist. Aber so einfach ist die Sache nicht.
"Wir Menschen fühlen uns gern wohl und vermeiden deshalb Anstrengung."
Man kann den Zeitdruck wie einen Motor für Arbeitsbetrieb betrachten. Oft genug sorgt er dafür, dass Aufgaben angegangen werden. "Menschen schützen ihre Ressourcen und vermeiden deshalb Anstrengung", sagt die Arbeitspsychologin Corinna Peifer. Erst wenn es wirklich Zeit werde, steige das Stresslevel und damit auch die Motivation, eine Aufgabe anzugehen. Je näher die Deadline rückt, desto mehr treibt sie an. Manchmal geht das so weit, dass sich Menschen in einen Rausch arbeiten: "Manche Formen von Stress können ein enormes Potenzial entfalten und mich in einen Flow bringen", sagt Peifer, die das Phänomen an der Ruhr-Universität in Bochum erforscht. "Wenn ich keine Zeit habe nachzudenken, was ich tue, sondern einfach handle, kann ich in einen Modus geraten, in dem sich Arbeit plötzlich anstrengungsfrei anfühlt."
Ob der Rücken schmerzt, das Handy blinkt oder andere Aufgaben ebenfalls wichtig wären - im Tunnelblick bis zur Deadline nehmen Menschen das nicht mehr wahr. So kennt es auch die Projektmanagerin Bönte. Dass sie kurz vor einem großen Event zu wenig schläft und kein Privatleben mehr hat, stört sie in diesen Phasen wenig. "Die innere Motivation zur Arbeit ist viel stärker, alle sind begeistert von der Sache, keiner denkt daran, nach Hause zu gehen", sagt sie. Erst wenn das Event rum ist, stellt sie fest, setzt völlige Erschöpfung ein. Das ist die positive Seite des Stresses, er kann aber auch gegenteilig wirken. "Zeitdruck kann bei verschiedenen Menschen zu verschiedenen Reaktionen führen", sagt die Psychologin Peifer.
Entscheidend sind auch die Rahmenbedingungen. In Teams wie dem von Bönte sind Profis am Werk und manches gelingt auch deshalb gerade noch mal so, "weil plötzlich die Bereitschaft da ist, noch mal eine ganze Stange Geld in die Hand zu nehmen", wie die Projektmanagerin sagt. Neben solchen materiellen Rettungsschirmen ist auch die subjektive Sicht wichtig: Der eigene Wissensschatz, die Zuversicht, das Gefühl, von Kollegen und Familie unterstützt zu werden. "Wenn ich denke, oh nein, ich schaffe es nicht mehr, fällt mir die Arbeit unter Zeitdruck eher schwerer als leichter", sagt Peifer. Ein wichtiger Faktor sei auch die Gewissenhaftigkeit. "Sehr gewissenhafte Menschen scheinen mit Zeitdruck ein größeres Problem zu haben", sagt sie. Diese Menschen fingen früh an, stellten Arbeitspläne auf und halten sich akribisch daran. Andere glauben wiederum, erst unter Druck seien sie in ihrem Job richtig gut und lassen es immer wieder darauf ankommen.
Karsten Noack hält das für Selbstbetrug. "Die meisten Leute glauben, sie seien unter Druck besser, weil sie ohne gar nicht erst anfangen", sagt der Coach. Tatsächlich helfe Zeitdruck nur beim Gartenumgraben. "Unsere Denkleistung wird unter Druck deutlich schlechter." Der Coach ist kein Gegner der Deadline, mag sie aber vor allem, so lange sie noch weit weg ist. Mit seinen Klienten übt er Selbstmanagement. Sein Credo: Je früher man ein Projekt anfängt, desto weniger Zeit muss man dafür aufwenden - denn das Unterbewusstsein arbeite mit. "Wer sich einen Plan macht, ihn weglegt und nach später weiterarbeitet wird merken, dass er schon weitergedacht hat", sagt Noack. So würden Spaziergänge zur Arbeitszeit.
Jobs entstehen und verschwinden wieder, Berufsbilder ändern sich oder sterben. Deshalb soll nun lebenslang gelernt werden. Aber viele Maßnahmen bringen die Karriere nur wenig voran.
Und die fristorientierte Arbeit hat weitere Nachteile, sagt der Coach: Wer immer an der Deadline entlang arbeitet, verwechsle schnell dringende mit wichtigen Zielen. "Wichtige Aufgaben bringen mich meinen langfristigen Zielen wesentlich näher, dringende Aufgaben müssen sofort erledigt werden, sind aber für mich oft gar nicht so wichtig." Typisch für dringende Ziele sei, dass irgendjemand anderes danach schreit: "Wenn man sich immer nur auf die dringenden Aufgaben konzentriert, fällt viel hinten runter."
Ob aus Angst vor dem Stress oder Überzeugung: Wer weg will von der Deadline, muss mit Kollegen und Vorgesetzten oder eben mit sich selbst Meilensteine vereinbaren, die "smart" sind. Den Trick empfehlen sowohl die Psychologin Peifer als auch Coach Noack. Smart ist ein Akronym und steht für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. "Gute Ziele sind herausfordernd, aber machbar", sagt Peifer. Das heißt: Der große Berg Arbeit muss aufgeteilt werden - aber nie in Häppchen, die nicht mehr ernstzunehmen sind. Und die konstruierten Deadlines dürfen nicht folgenlos bleiben. "Es muss irgendein Feedback geben, damit nicht das Gefühl entsteht, die Deadline wäre nicht nötig gewesen", sagt die Motivationsexpertin. Wenn der Chef eine Frist für ein Stategiepapier setze, aber erst Wochen später darauf reagiere, macht er sich unglaubwürdig und sorgt sogar für Frust: "Warum habe ich das ganze Wochenende daran gesessen, wenn jetzt gar nichts passiert?"
Wenn jemand etwas bloß haben, aber nichts dafür tun will, kann ihm keiner helfen
Der notorische Aufschieber kennt solche Tricks, kann sie aber nicht befolgen. Das weiß auch Karsten Noack. Weil er nicht nur Coach, sondern auch Therapeut ist, kommen auch schwere Fälle zu ihm. Nach seine Erfahrung hilft dann Mentaltraining: "Malen Sie sich aus, wie es ist, ihr Ziel zu erreichen: diesen Job zu haben, ihre Philosophie umzusetzen, Einfluss zu haben." Wenn das auch nichts auslöst, sei das Ziel vielleicht auch nur ein Wunsch, sagt Noack - wenn jemand etwas bloß haben oder erreichen, aber nichts dafür tun will, kann ihm auch kein Therapeut mehr helfen.
Die Projektmanagerin Nina Bönte ist motiviert und fleißig, kann oft aber wenig dagegen tun, dass Aufgaben plötzlich auf sie zukommen und unter hohem Zeitdruck erledigt werden müssen. Manchmal sagen Moderatoren eines Events ab, ein Unwetter kommt oder es fehlen ganz einfach die Freigaben ihrer Chefs. "Mir hilft es enorm, in ruhigen Zeiten schon mal ein paar Szenarien durchgespielt und mir Lösungen überlegt zu haben", sagt Bönte. Die schreibe sie auf. "Wenn ich das Papier dann aus der Schublade ziehe, ist die Idee zwar nicht maßgeschneidert, aber mir fällt ziemlich schnell etwas Neues ein." Was nicht geht, weiß sie ja schon.
