Berlin (dpa/tmn) - In einer wichtigen Konferenz sitzen alle Beteiligten an einem Tisch - im Idealfall jedenfalls. Das klappt aber nicht immer. Wer beispielsweise mit Kollegen oder potenziellen Kunden in anderen Städten sprechen muss, der nutzt vielleicht Skype.
Bei solchen Video-Konferenzen sind ein paar Regeln zu beachten, um das Gegenüber nicht zu irritieren und um die Diskussionen für alle verständlich zu halten.
Kleine Runden und pünktlich sein: Susanne Helbach-Grosser von der Vereinigung Etikette Trainer International empfiehlt etwa drei bis fünf Teilnehmer in einer Skype-Konferenz. Darüber hinaus könne es anstrengend werden. Ganz wichtig ist Pünktlichkeit. Neben der üblichen Unannehmlichkeit, sind für die zugeschalteten Teilnehmer vor allem die Geräusche irritierend, wenn noch jemand zu spät in den Raum kommt.
Keine Störgeräusche: Generell sollten alle Teilnehmer auf die Geräuschkulisse achten. Nervig sind beispielsweise Lärm durch geöffnete Fenster, klingelnde Smartphones, raschelndes Papier, klapperndes Geschirr und auf- und zuknipsende Kugelschreiber. "Dadurch können gräusliche Übertragungsgeräusche entstehen", warnt Helbach-Grosser.
Raum arrangieren: Wer seine Gesprächspartner nur auf dem Bildschirm sieht, darf nicht durch einen unruhigen Hintergrund abgelenkt werden. Der Raum sollte aufgeräumt und gut ausgeleuchtet sein, sagt Helbach-Grosser. Aber auch auf die Kleidung der Teilnehmer kommt es an. Die Expertin empfiehlt schlichte Sachen - keine auffälligen Farben oder Muster. Auch breiter Schmuck beeinträchtige den Gesamteindruck.
Keine übertriebenen Gesten: Die nonverbale Kommunikation läuft anders als im direkten Kontakt - und wird auch anders wahrgenommen. Das kann besonders für Teilnehmer irritierend sein, die sich noch nicht persönlich kennen. "Darum immer beachten, dass die nonverbale Kommunikation keine Anhaltspunkte gibt, weil sie stark eingeschränkt ist", rät die Expertin. Beispielsweise sehr ausladende Gesten könnten aber unvorteilhaft sein.
Namensschilder verwenden: Wer spricht? Kennen sich die Gesprächspartner nicht gut oder gar nicht, sollten große Namensschilder etwas seitlich zu den Menschen stehen, empfiehlt Helbach-Grosser. Denn besonders in einer Skype-Konferenz falle es oft schwer, sich die Namen zu merken. Eventuell können die Teilnehmer auch noch mal ihren Namen nennen, wenn sie etwas zu sagen.