Job So klappt die Selbstorganisation im Büro

Ein Berg voller Arbeit, die klug erledigt werden will.

To-do-Listen helfen, Ordnung im Kopf und auf dem Papier zu schaffen. Apps und Ratgeber wollen sie mit unterschiedlichen Methoden optimieren. Aber gibt es das, die perfekte Liste?

Von Christoph Gurk

Ohne To-do-Listen geht es nicht, glaubt Burkhard Heidenberger. "Eine To-do-Liste schafft Übersicht und macht den Kopf frei", sagt der Trainer für Arbeitsmethodik. Ohne sie sei kein effektives Zeitmanagement möglich. Heidenberger ist also Fan, wie viele andere auch.

Klar: To-do-Listen sind keine neue Erfindung, in den vergangenen Jahren aber sind sie digital und damit sehr verbreitet geworden: So gibt es heute in den großen App-Stores Hunderte verschiedene To-do-Listen Programme für Smartphone und Tablets. Die Nachfrage ist sogar so groß, dass Microsoft im vergangenen Jahr einen dreistelligen Millionenbetrag für die App "Wunderlist" der deutschen Entwickler "6Wunderkinder" gezahlt haben soll. Hinzu kommt eine Vielzahl von Ratgeber-Büchern und Blogs, die erklären, warum man sie führen sollte - und vor allem wie.

To-do-Liste ist nicht gleich To-do-Liste. Wer es ernst meint mit seinem Aufgabenmanagement, schreibt alles, was er erledigen will, nicht nur einfach auf eine Liste. Er folgt einem bestimmten System oder einer Methode. Dutzende gibt es von ihnen, teils tragen sie seltsame Namen und oft haben sie eine Anhängerschaft, die fest davon überzeugt ist, dass allein ihre Methode die effektivste ist.

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So gibt es Fans der ALPEN-Methode (Aufgabe aufschreiben, Länge abschätzen, Puffer einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle) oder des SMART-Prinzips (spezifische Ziele beschreiben, messbare Faktoren definieren und aktionsorientiert, realistisch und terminlich planen), andere definieren ihre To-do-Liste mit AMORE (ambitiös, motivierend, organisiert, realistisch und echt) oder nach der PIDEWaWa-Methode, die zwar nach einer Kinderkrippe klingt, eigentlich aber für "positives Formulieren", "Ist-Zustand festhalten", "Detailliertheit", "Erreichbarkeit" und der Frage nach dem Wann und Warum steht.

Dann gibt es noch den Klassiker beim Zeit- und Aufgabenmanagement: GTD. Die Abkürzung steht für "Getting Things Done". GTD stammt von David Allen, einst Tankstellenwart, Magier, Kellner und Karate-Lehrer, heute To-do-Guru mit internationaler Gefolgschaft. Anfang der Nullerjahre veröffentlichte Allen sein Buch "Getting Things Done - Wie ich Dinge geregelt kriege", darin gab er einfache Tipps für einen produktiveren Arbeitsalltag. Das Buch brachte es zu einer Millionenauflage und Weltruhm, bewirkt gleichzeitig, dass To-do-Listen wieder stärker genutzt wurden, sind sie doch einer der Grundpfeiler der GTD Methode. "Unser Hirn ist dafür da, um zu denken, und nicht um sich Sachen zu merken", sagt Allen.

Tatsächlich haben das amerikanische Wissenschaftler in Experimenten mittlerweile bestätigt. Sie untersuchten, wie unerledigte Aufgaben unser Denken beeinflussen. Es ist bekannt, dass sich das Gehirn diese besser merken kann als ab- geschlossene Arbeiten. Psychologen nennen dies den Zeigarnik-Effekt. Er wirkt wie eine eingebaute Erinnerungsfunktion, die so lange klingelt, bis eine Frage beantwortet ist oder eine Aufgabe abgeschlossen.

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Grundsätzlich praktisch - doch in der digitalisierten und durchorganisierten Arbeitswelt wird die Erinnerungsfunktion immer öfter auch zum Störfaktor: In Experimenten haben die Wissenschaftler aus den USA herausgefunden, dass uns offene, unerledigte To-dos davon abhalten, kreativ zu sein. Unterbrachen die Forscher Probanden dabei, Aufgaben zu erledigen, schnitten diese in einem anschließenden Brainstorming schlechter ab. Die Alarmglocke der Erinnerungsfunktion im Kopf schien so laut zu klingeln, dass dies die Kreativität störte. Ausschalten ließ sie sich nur, in dem man die Aufgabe erledigte - oder, so fanden die Forscher heraus, wenn Probanden die Erledigung der Aufgabe planen durften.

Es scheint also sinnvoll, dass Menschen gerade in Zeiten ständiger Erreichbarkeit auf To-do-Listen zurückgreifen. Sie bringen Ordnung ins Chaos, vor allem aber versprechen sie auch Ruhe und Frieden.