Corporate Cards für mehr Überblick über die Finanzen

Kreditkarten sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Corporate Cards geben Unternehmern und Mitarbeitern die Möglichkeit, Zahlungen bargeldlos und unkompliziert durchführen zu können. Sie werden online genauso wie unterwegs eingesetzt, beispielsweise auf Geschäftsreisen. Dort zeigen sich die vielen Vorteile der meisten Kreditkarten. Denn die Akzeptanz ist groß und nicht nur im Hotel, sondern auch an vielen anderen Orten, wie in Cafés, Restaurants und natürlich in Geschäften, kommen sie zum Einsatz. Das trifft nicht nur auf den nationalen Einsatz zu, sondern auch im internationalen Umfeld zeigen sich die Vorzüge von Kreditkarten. Der Umtausch in andere Währungen fällt unabhängig des Reiseziels vollständig weg und auf die Ausgabe und Verwaltung von Bargeld kann verzichtet werden.

Der Einsatz von Firmenkarten bietet Unternehmen jedoch noch weitere entscheidende Vorteile. Denn damit lassen sich ebenso die Bürokratie senken und die Produktivität steigern. Insbesondere wenn sich die Einstellungen der Karte an die jeweiligen Anforderungen und Limits anpassen lassen, zeigen sich diese Vorzüge. Mitarbeitern wird Kaufkraft verliehen und sie müssen sich nicht mit einer komplexen Ausgabenverwaltung auseinandersetzen. Ohne Umstände und Zeitaufwand erhalten sie Zugriff auf das ihnen zugeteilte Budget und können darüber im vorgegebenen Rahmen verfügen.

Die gesamten Vorteile einer Firmenkarte zeigen sich jedoch nur, wenn diese zusammen mit einer leistungsstarken Finanzsoftware genutzt werden. Das versetzt Unternehmen in die Lage, die Ausgaben automatisiert zuordnen zu lassen. Auf die Nutzung von Spesenabrechnungen in Papierform kann durch Softwarelösungen wie Payhawk verzichtet werden. Mit diesem System ist es einfach möglich, die geleisteten Transaktionen einzusehen und zu verwalten. Insbesondere größere Unternehmen setzen vermehrt auf Komplettlösungen, mit welchen die Automatisierung der Ausgabenverwaltung möglich ist. Aber auch kleine und mittlere Unternehmen können von derartigen Systemen profitieren. Das zeigt sich nicht nur daran, dass sich sämtliche Ausgaben und die damit verbundenen Zahlungs- und Buchungsdaten in einem System vereinen lassen, sondern ebenso erhalten Unternehmen jederzeit einen Überblick über die finanzielle Situation in Echtzeit. Das trifft auch auf Bewegungen auf den Kreditkartenkonten zu.

Während es im privaten Bereich noch einfach möglich ist, neben einem klassischen Girokonto zusätzlich ein Kreditkartenkonto zu verwalten, gestaltet sich das im betrieblichen Umfeld schwierig. In erster Linie kommt es dabei darauf an, einen Überblick über sämtliche Kreditkartenbewegungen des gesamten Unternehmens zu erhalten. Mithilfe von Payhawk ist es möglich, dass sich Unternehmer oder auch verantwortliche Teamleiter jederzeit über getätigte Ausgaben in Echtzeit informieren können. Sobald einzelne Mitarbeiter beispielsweise die Kreditkarte in verschiedenen Ländern einsetzen, erhalten sie mit Payhawk über ein Tool die Möglichkeit, die Ausgaben in Echtzeit anzuschauen. Das versetzt sie in die Lage, die Kosten im Blick zu behalten und bei Bedarf gegenzusteuern, beispielsweise durch eine Anpassung der Ausgabenlimits, Regeln und Richtlinien. Bei Bedarf lassen sich über das Tool auch Kreditkarten einfrieren. Das ist beispielsweise hilfreich, wenn eine Visitenkarte verloren geht oder befürchtet werden muss, dass Gelder veruntreut werden. Aber auch die Ausstellung neuer Kreditkarten an Mitarbeiter lässt sich über ein Tool wie Payhawk in die Wege leiten.

Payhawk bietet sowohl physische als auch virtuelle Visa-Corporate-Cards an. Diese sind für die Nutzung von Vor-Ort- sowie Online-Transaktionen geeignet. Entscheider erhalten dank der Vernetzung mit der Software jederzeit den Überblick und die Kontrolle. Limits und Einstellungen lassen sich jederzeit je Kreditkarte durchführen. Jedem einzelnen Mitarbeiter können festgelegte Limits zur Verfügung gestellt werden. Dadurch erhalten sie die Möglichkeit, Ausgaben im festgesetzten Rahmen eigenverantwortlich durchzuführen, ohne dabei auf persönliche Gelder zurückgreifen zu müssen. Auf die persönliche Ausgabenverwaltung kann durch den Einsatz der Corporate Cards in Verbindung mit Payhawk vollständig verzichtet werden.

Die Vergabe von Online-Kreditkarten an Mitarbeiter lässt sich sofort und ohne Umwege vollziehen. Mit diesen ist es beispielsweise möglich, über digitale Geldbörsen, Apple Wallet oder Google Pay zu bezahlen. Wird der Einsatz physischer Kreditkarten erforderlich, dauert es in der Regel nur wenige Tage, bis diese an die betreffenden Mitarbeiter ausgegeben werden können. Die Verwaltung kann, unabhängig der Nutzungsweise, jederzeit über die Payhawk-Plattform am Computer oder über das Tool mobil per Smartphone erfolgen.