Mit Bahn, Bus oder Auto zum Kunden um die Ecke oder für einen Vortrag um die halbe Welt - Dienstreisen gehören für viele Beschäftigte zum Alltag. Doch zählen die Stunden unterwegs auch zur Arbeitszeit? Und wann werden sie bezahlt? Was kann man steuerlich absetzen? Juristisch ist das oft knifflig. Einige Regelungen haben sich kürzlich geändert. Hier die wichtigsten Fragen rund um die Dienstreise:
Gilt die Fahrt ins Büro am Morgen bereits als Arbeitszeit?
Nein, das gilt klar als Freizeit. Auf dem Weg zur Arbeitsstätte und zurück steht der Beschäftigte dem Chef nämlich nicht zur Verfügung. "Die Arbeitszeit beginnt am Betriebstor. Das Anfahren zum Büro ist privat", sagt der Arbeitsrechtler Norbert Behm aus Überlingen am Bodensee.
Werden Dienstreisen auf die Arbeitszeit angerechnet?
Das kommt darauf an. Nach dem Arbeitszeitgesetz dürfen Beschäftigte aus Gründen der Gesundheit und Sicherheit im Schnitt nicht mehr als acht Stunden am Tag arbeiten. Reine Wegezeiten im Zug oder im Flugzeug werden bei Dienstreisen aber nicht angerechnet - es sei denn, der Chef gibt einem Arbeit mit auf die Reise.
Heute Tokio, morgen Moskau: Geschäftsleute jetten um die ganze Welt. Doch wissen Sie, wie man sich auf Businesstrips im Ausland verhält? Machen Sie den Test!
Wenn der Beschäftigte in öffentlichen Verkehrsmitteln Akten sichten und Vorträge vorbereiten muss, geht das nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts auf das Arbeitszeitkonto. Dasselbe gilt, wenn der Reisende selbst ein Auto zum Termin lenken muss. Denn hinter dem Steuer bleibt ihm nicht überlassen, wie er die Zeit nutzt. "Aber wenn es mir freigestellt bleibt, ob ich Zeitung lese oder etwas vorbereite, gilt das als Ruhezeit", sagt der Hamburger Anwalt Sebastian Trabhardt.
Wann wird die Reisezeit bezahlt?
Das ist juristisch umstritten. Eine explizite gesetzliche Regelung zur Vergütung fehlt. Generell gilt: Falls nicht anders vertraglich vereinbart, müssen Reise- und Wegezeiten vergütet werden, solange sie in die reguläre Arbeitszeit fallen, ganz gleich, was der Arbeitnehmer auf dem Weg treibt und ob er im Auto oder in der Bahn sitzt. Liegt die Dienstreise außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit, zum Beispiel in der Nacht oder den frühen Morgenstunden, kommt es auf den Einzelfall an. Da spielt dann unter Umständen auch die berufliche Position eine Rolle: Je höher das Gehalt, desto eher entfällt für gewöhnlich die Vergütungspflicht.
Gilt das auch für Außendienstler?
Gehört das Reisen zur Hauptleistungspflicht des Arbeitnehmers, zählt es als Arbeitszeit. Das betrifft zum Beispiel Lkw- und Taxifahrer. Auch bei Handelsvertretern und Außendienstlern gehört das Reisen zum Job dazu und ist eine wesentliche arbeitsvertragliche Leistung.
Worauf muss ich als Arbeitnehmer bei Dienstreisen achten?
Die Rechtsprechung ist in diesem Bereich nicht einheitlich. Abweichungen in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen sind möglich. Arbeitnehmer sollten deshalb am besten vor der Reise den Umgang mit Arbeitszeiten und Dienstreisen klären. "Wer viele Dienstreisen im Job machen muss, sollte auf klare Regeln im Arbeitsvertrag achten", rät Trabhardt.
Mit welchen Verpflegungspauschalen kann ich rechnen?
Für Geschäfts- oder Dienstreisen gelten seit Anfang 2014 leicht veränderte Sätze. Zuvor hat der Arbeitgeber sechs Euro erstattet, wenn der Mitarbeiter mindestens acht Stunden auf Geschäftsreise war. Waren es mindestens 14 Stunden, bekam er zwölf Euro, bei 24 Stunden gab es 24 Euro.
Nach der neuen Regelung fällt die erste Stufe weg: Nun gibt es die steuerfreie Zwölf-Euro-Pauschale bei einer Abwesenheit ab acht Stunden. Ist der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen 24 Stunden von seiner Wohnung entfernt, bekommt er wie zuvor 24 Euro. Laut dem Bund der Steuerzahler ist von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen, wenn man vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und der eigentlichen Arbeitsstätte tätig ist.
Welche Übernachtungskosten kann ich steuerlich geltend machen?
Das Finanzamt erkennt wie auch bisher schon Kosten für Übernachtungen in Hotels an, wenn Arbeitnehmer auswärts arbeiten müssen. Die Ausgaben lassen sich als Werbungskosten absetzen. Allerdings müssen Belege vorliegen. Einen Unterschied gibt es nun aber: Das Finanzamt verlangt, dass die Aufwendungen innerhalb von 48 Monaten geltend gemacht werden. Danach lassen sich nach Angaben der Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen nur noch bis zu 1000 Euro monatlich als Werbungskosten für Übernachtungen geltend machen. Die Frist beginnt jedoch erneut, wenn der Arbeitnehmer die auswärtige Tätigkeit mindestens für sechs Monate unterbrochen hat.
Und was ist mit den Bonusmeilen?
Mitarbeiter im Vertrieb oder Manager internationaler Konzerne sind oft Vielflieger und sammeln automatisch viele Bonusmeilen. Den einen oder anderen reizt es, auch mal privat nach London oder Madrid zu fliegen und dafür Bonusmeilen einzusetzen. Das ist keine gute Idee: Wer dies ohne ausdrückliche Erlaubnis macht, kann seinen Job verlieren, warnt die Kölner Fachanwältin für Arbeitsrecht Nathalie Oberthür.
Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass dienstlich erworbene Bonusmeilen grundsätzlich dem Arbeitgeber zustehen und kein Privateigentum des Reisenden sind. Es sei denn, der Arbeitgeber hat ausdrücklich erlaubt, die Bonusmeilen privat zu nutzen. In jedem Fall sei es ratsam, in den Arbeitsvertrag zu schauen oder zu klären, ob es eine betriebliche Vereinbarung dazu gibt. Dasselbe gilt für Bonuspunkte bei der Bahncard: Auch sie können nicht ungefragt für private Reisen verbraucht werden.
