Der Mitarbeiter war beliebt und angesehen, doch eines Tages reicht er die Kündigung ein. Das ist für Unternehmen ärgerlich. Noch wichtiger aber ist es, dass sie sich Fragen stellen: Was ist schiefgelaufen? Warum will der Mitarbeiter gehen? Immer mehr Firmen bitten deshalb um ein Gespräch mit dem ausscheidenden Mitarbeiter. "Fast jedes dritte Unternehmen setzt mittlerweile auf diese Exit-Gespräche", sagt Regina Ruppert, Personalberaterin aus Berlin. Dabei kann der Mitarbeiter loswerden, was ihn gestört hat. Das Unternehmen bekommt die Chance, daraus zu lernen.
Wer als Arbeitgeber überzeugen will, sollte auch mit dem Thema Kündigung vorbildlich umgehen, sagt Dagmar Walker, die als Anwältin zum Thema Kündigung berät. "Firmen investieren oft viel Zeit und Geld in eine starke und positive Mitarbeitergewinnung." Sie vernachlässigten dann aber die Wertschätzung im letzten Abschnitt der Anstellung.
Bleiben Vorgesetzte und Personaler dagegen mit einem Mitarbeiter im Gespräch, vermitteln sie: Die Kündigung ist dem Unternehmen nicht egal. "Exit-Gespräche sind ein sehr positives Signal und stärken die Arbeitgebermarke enorm", sagt Walker. Den Worten müssten dann aber auch Taten folgen. Die Ergebnisse der Exit-Gespräche sollten also nicht einfach in der Schublade verschwinden.
"In einem Ausstiegsgespräch kann ein Unternehmen sehr viel über sich selbst erfahren", sagt Angela Bittner, Kommunikations-Expertin und Trainerin aus München. Schließlich kündigen Menschen nicht immer aus persönlichen Gründen. Manche Mitarbeiter wollen gehen, weil sie Stress mit Kollegen oder Probleme mit Vorgesetzten hatten, weil sie unterfordert waren oder sich überfordert fühlten oder weil sie nicht zufrieden waren mit der Art, wie gearbeitet wurde. Vielleicht bieten Konkurrenten auch mehr Gehalt oder bessere Arbeitsbedingungen.
Wichtig ist Bittner zufolge, dass aus dem Exit-Gespräch keine Abrechnung wird, sondern die Chance auf ein Feedback. "Das Unternehmen kann sich beim Mitarbeiter bedanken und deutlich machen, dass es den Abschied bedauert." Zugleich kann man nachfragen: "Was können wir in Zukunft verbessern?" Durch die Ablösung vom Unternehmen seien Mitarbeiter viel eher bereit, ihren Blick hinter die Kulissen zu offenbaren. "Für Unternehmen können sich daraus sehr wertvolle Erkenntnisse ergeben", sagt Walker.
Gehen Arbeitnehmer und Firma im Streit auseinander, ist ein Exit-Gespräch allerdings unter Umständen kontraproduktiv. "Das Timing ist wichtig, damit es keine Schlammschlacht wird", sagt Ruppert, die auch Vizepräsidentin des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater ist. Kleineren Unternehmen empfiehlt sie deshalb, das Gespräch erst kurz vor dem Austritt aus der Firma zu führen, dann, wenn das Arbeitszeugnis schon übergeben ist und der Mitarbeiter keine Nachteile mehr befürchten muss.
In Unternehmen mit eigener Personalabteilung sollten Personalmanager die Exit-Gespräche führen, rät Ruppert, da es bei einem neutralen Gegenüber grundsätzlich leichter sei, Schwierigkeiten anzusprechen - besonders, wenn es Probleme mit Vorgesetzten sind. Mitarbeiter, die zum Exit-Interview geladen werden, sollten sich im Vorfeld erkundigen, mit wem sie das Gespräch führen müssen. "Wenn es da Schwierigkeiten gibt, macht es Sinn, um einen anderen Gesprächspartner zu bitten", rät Walker. "Ideal ist ein Vier-Augen-Gespräch in einem großzügigen Zeitrahmen", ergänzt Ruppert. Von Frage-Antwort-Bögen, die in Unternehmen auch zum Einsatz kommen, hält sie weniger: "Ein Gespräch ist viel persönlicher."
Wer gekündigt hat, ist übrigens nicht verpflichtet, zu einem Exit-Gespräch zu erscheinen. "Das ist immer freiwillig", sagt Ruppert. Viele Mitarbeiter nehmen diese Gelegenheit aber gerne wahr, sagt sie. "Gerade wer lange in einer Firma beschäftigt war, hat ein Interesse, darüber zu sprechen, man fühlt sich ja oft noch mit der Firma verbunden", sagt Walker. Auch wenn es für den ausscheidenden Mitarbeiter selbst keine Vorteile mehr hat, könne das offene Gespräch zumindest Veränderungen für Kollegen bewirken.
Der Mitarbeiter sollte im Gespräch möglichst sachlich bleiben. "Das Exit-Gespräch ist nicht die richtige Gelegenheit, um vom Leder zu ziehen", warnt Ruppert. Wer die Chance nutzen möchte, tatsächlich Veränderungen zu bewirken, sollte sich auf das Gespräch auch gut vorbereiten. Dabei sollte es nicht nur um negative Aspekte gehen, sagt Walker: "Es ist auch wichtig zu sagen, was wirklich gut war."