Wer entscheidet?
Wer fährt überhaupt einen Dienstwagen? Wer es auf ein Auto von der Firma anlegt, sollte in die Bau-, Pharma- oder Konsumgüterbranche gehen. Dort sind Dienstautos am weitesten verbreitet, wie eine Untersuchung der Gehaltsdatenbank Personalmarkt zeigt. Kaum zu finden sind sie dagegen im Bereich Kultur und in der öffentlichen Verwaltung.
Die teuersten Dienstautos fahren Banker. Ihre Wagen haben im Schnitt einen Bruttolistenpreis von 45 086 Euro, Mitarbeiter von sozialen Einrichtungen sind in den günstigsten Autos unterwegs (26 459 Euro). Die beliebtesten Marken sind VW, Audi und BMW. Wer mit dem ihm zugewiesenen Modell nicht einverstanden ist und mit Zuzahlung einen besseren Wagen fahren will, kann das aushandeln, sagt die Kölner Arbeitsrechtlerin Nathalie Oberthür.
Wer fährt?
Mitarbeiter können einen Dienstwagen nur verlangen, wenn das im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung so festgelegt ist, sagt Oberthür. Steht dort nichts, gibt es noch eine andere Möglichkeit. Bekommen alle Mitarbeiter ab einer bestimmten Position einen Dienstwagen und nur einer wird ausgeschlossen, ist das eine unzulässige Ungleichbehandlung. Sie müssen Arbeitnehmer nicht hinnehmen. In dem Fall können sie ebenfalls ein Dienstauto verlangen.
Ob sie den Wagen auch privat fahren oder an Familienmitglieder ausleihen dürfen, ist Verhandlungssache. Hier kommt es darauf an, was vereinbart wurde, erläutert Oberthür. Wurde nichts vereinbart, ist die private Nutzung oder Weitergabe des Autos an Familienmitglieder im Zweifel untersagt.
Wer haftet?
Ob der Mitarbeiter für eine Delle am Dienstwagen oder einen Totalschaden etwas bezahlen muss, kommt auf den Grad des Verschuldens an. In den meisten Fällen ist der Dienstwagen vollkaskoversichert, und die Versicherung des Arbeitgebers springt ein. Zu klären ist meist nur die Frage, ob Beschäftigte den Eigenanteil übernehmen müssen. In voller Höhe müssen Dienstwagenfahrer das in der Regel nur dann, wenn sie das Auto vorsätzlich oder grob fahrlässig beschädigt haben. Bei einem mittleren Verschulden übernehmen sie einen Teil der Kosten, bei leichter Fahrlässigkeit übernimmt diesen Teil der Arbeitgeber. Für private Fahrten mit dem Dienstwagen kann allerdings vertraglich die volle Haftung des Mitarbeiters vereinbart werden.
Wer versteuert?
Beschäftigte müssen ihr Dienstauto versteuern, wenn sie es privat nutzen. Es zählt dann als geldwerter Vorteil, für den Einkommensteuer fällig wird. Die Höhe des geldwerten Vorteils lässt sich auf zwei Arten ermitteln: Entweder wird eine Pauschale angenommen, die sich nach dem Bruttolistenpreis des Autos berechnet. Davon wird ein Prozent im Monat genommen: Wer ein 40 000 Euro teures Auto fährt, muss im Monat 400 Euro als geldwerten Vorteil versteuern. Ein weiterer Betrag kommt für die Nutzung des Fahrzeugs für den Weg zur Arbeit hinzu.
Die andere Berechnung: Bei wenigen Privatfahrten lohnt sich meist ein Einzelnachweis. Dafür muss der Beschäftige ein Fahrtenbuch führen und sich die tatsächlichen Kfz-Kosten vom Arbeitgeber bescheinigen lassen.
Wie lange?
Grundsätzlich sind Berufstätige zur Rückgabe des Dienstwagens an dem Tag verpflichtet, an dem ihr Arbeitsverhältnis endet, erklärt Fachanwältin Nathalie Oberthür. Auch hier lohnt ein Blick in den Arbeitsvertrag oder in die Betriebsvereinbarung. Häufig sind Beschäftigte bei vorheriger Freistellung zur Rückgabe schon mit Beginn der Freistellung verpflichtet.
Ansonsten gilt: Im Urlaub dürfen Arbeitnehmer den Dienstwagen behalten, in der Elternzeit müssen sie ihn hingegen zurückgeben. Der Grund: In dieser Zeit haben sie keinen Vergütungsanspruch, erklärt Oberthür. Da der Dienstwagen Teil der Vergütung ist, müssen sie ihn zurückgeben. Das erklärt auch, weshalb Arbeitnehmer den Dienstwagen im Mutterschutz behalten dürfen.