Axel Körkemeyer ist Veranstaltungsprofi. Er kennt beide Seiten: die Tagungsstätten und die Auftraggeber von Konferenzen. Der 45-Jährige hat zunächst in der Hotellerie gearbeitet, war dort für Planung und Durchführung von Tagungen verantwortlich, inzwischen macht er diesen Job bei einem großen Finanzdienstleister. Das heißt, er organisiert für dessen Mitarbeiter oder Kunden Konferenzen, die meist in großen Hotels stattfinden.
SZ: Herr Körkemeyer, was sind die wichtigsten Punkte, die man bei der Vorbereitung einer Tagung unbedingt berücksichtigen sollte?
Axel Körkemeyer: Das vorgegebene Budget einhalten. Und für die Zielgruppe den passenden Ort finden.
Das heißt?
Bei Vorständen oder Managern dürfen es vier, fünf Sterne sein, eine Gruppe von Krankenpflegern darf nicht unbedingt ins Gourmetrestaurant eingeladen werden. Viele Unternehmen müssen da inzwischen die Compliance einhalten oder haben strenge Preisvorgaben. Aber abgesehen von Finanzen: Eine Gruppe Senioren jenseits der siebzig fühlt sich in einem gediegenen Hotel sicherlich wohler als im superstylischen Neubau.
Was geht am ehesten schief?
Das vorgegebene Budget wird überzogen. Die Absprachen mit dem Veranstaltungsort werden nicht eingehalten, etwa Ablauf und Pausenzeiten. Die Technik funktioniert nicht, es gibt zu wenige Stühle. Oft wird auch kurzfristig ein anderer Raum zugewiesen, der zu klein oder zu groß ist für die Gruppe. Ich hatte aber auch schon den Fall, dass bei einer Gruppe, die hauptsächlich aus Muslimen bestand, mittags Schinken serviert werden sollte. Das konnten wir gerade noch verhindern.
Haben Sie Tipps für die Bewirtung?
Bei einem Menü immer Rind oder Kalb als Hauptspeise. Das mögen alle, außer Hindus natürlich. Und es gilt als edel. Wenn man wählen kann, immer ein Fischgericht alternativ anbieten. Muscheln oder Schalentiere sind zu kompliziert, und manche reagieren darauf allergisch. Bei Buffet gibt es in der Regel ohnehin mehrere Hauptgerichte zur Auswahl, da muss man sich keine Gedanken machen.
Was kritisieren die Teilnehmer auf den Bewertungsbögen am häufigsten?
Sie bemängeln es, wenn der Raum zu klein ist. Viele mögen es nicht, wenn es nur Stühle gibt, sie wollen Tische, um sich Notizen zu machen, um sich bequemer hinzusetzen oder mal aufzustützen. Gern gesehen sind auch Getränke auf den Tischen, nicht nur in den Pausen. Was niemand mag, sind Tagungsräume ohne Tageslicht, die sollten vermieden werden, aber die gibt es ja eh immer seltener.
Wenn Ort und Wetter zu schön sind, besteht ja die Gefahr, dass die Teilnehmer im Laufe des Tages ausbüxen.
Da gibt es einen Trick: Gruppenarbeit und Gruppendiskussionen einführen - und diese Gruppen immer wieder neu zusammensetzen und mit neuen Aufgaben versorgen. Da traut sich keiner zu entkommen.
Worüber sollte der Auftraggeber auf jeden Fall das Hotel vorab informieren?
Wann genau die Referenten auftreten, damit die Technik rechtzeitig und gut vorbereitet ist. Auch ob die Teilnehmer als Gruppe oder individuell anreisen, öffentlich oder mit Autos, ob also Parkplätze zur Verfügung stehen müssen. Ob die Parkgebühren vom Veranstalter übernommen werden. Überhaupt: Wer die Extra-Leistungen übernimmt, Firma oder Teilnehmer? Solche Infos erleichtern die Arbeit und vermeiden Pannen.
Gibt es so etwas wie den idealen Tagungsort?
Immer ein ausgewiesenes Tagungshotel, am besten mit eigener, vor allem perfekt funktionierender Technikanlage. Der Gasthof in schöner Landschaft mag zwar stimmungsvoll sein, aber er ist oft ungeeignet, was Logistik und Anreise betrifft.
Wenn nur ein kleines Budget zur Verfügung steht, woran sollte man auf keinen Fall sparen?
An Technik und Raumgröße! Lieber statt eines Mittagsbuffets nur einen Imbiss servieren, daran stören sich die Leute weniger als an einem schlecht funktionierenden Mikrofon.