Wie sollte ich ein Feedback geben?
"Die Rückmeldung sollte in einem passenden Moment und mit guter inhaltlicher Vorbereitung erfolgen. Führungskräfte sollten sich Zeit nehmen, um die Situation der einzelnen Mitarbeiter und ihre Leistungen genau zu analysieren", sagt Tanja Finke-Schürmann. Was ist gut gelaufen? Oder: Welche Schwächen wurden sichtbar? Besser geht man im Gespräch auf konkrete Situationen ein und gibt passgenaues Feedback, empfiehlt Berg und warnt: "Nichts ist schlimmer als allgemeine Phrasen."
Karriereberaterin Hanne Bergen bestätigt: Ein allgemein gehaltener Satz wie "Sie müssen einfach geduldiger sein" führe nur zu vielen Fragezeichen beim Empfänger. "Der fragt sich dann natürlich, wie dieses Bild entstehen konnte." Besser seien situationsbezogene Äußerungen, wie "Ich habe Sie in dem Abschlussgespräch mit dem Kunden XY so erlebt". Kurzum: "Je konkreter, desto wirksamer."
Was gilt es bei einem negativen Feedback zu beachten?
Nicht immer ist Feedback positiv. "Das greift fast zwangsläufig das Selbstwertgefühl des Kritisierten an", sagt Finke-Schürmann. Sie rät: "Sprechen Sie über Verbesserungsmöglichkeiten in der Sache und kritisieren Sie nicht die Person als solche."
Hanne Bergen empfiehlt die 3-W-Methode - für die drei Aspekte Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch. Zunächst gilt es, ohne Wertung die eigene Wahrnehmung zu beschreiben ("Ich habe die Situation so erlebt, dass ..."). Dann wird die resultierende Wirkung benannt ("Das hat mich beunruhigt, weil ich befürchte, dass ..."), um anschließend einen positiven Wunsch zu formulieren ("Meine Idee wäre, dass Sie zukünftig ..."). Der Effekt: "Auf diese Weise benennt man ein Problem, ohne den anderen direkt anzugreifen - im Gegenteil, man macht ihm sogar ein motivierendes Angebot, sich gezielt zu verbessern."
Frauen neigten generell eher dazu, negative Rückmeldung überzubewerten und positive gar nicht wirklich wahrzunehmen, weiß Berg aus Erfahrung. "Männer gehen mit Feedback etwas pragmatischer um." Als Feedback-Geber sollte man eigene Emotionen wie Wut oder Ärger auf keinen Fall bewusst mit ins Gespräch zu nehmen. "Wer etwas verändern will, muss mit seinem Feedback immer ein positives Klima schaffen", ergänzt Bergen. "Druck und Angst führen bei den Angesprochenen nur zu einer inneren Blockade."
Dem Feedback-Nehmer hingegen empfiehlt Hanne Bergen, möglichst gelassen zu bleiben und sich fest vorzunehmen, in Ruhe zuzuhören. Sich nicht einzumischen oder zu rechtfertigen, wenn kritisierende Worte fallen, sei gar nicht so leicht. "Dafür braucht man etwas Disziplin."
Was, wenn ich die Sache ganz anders sehe?
Letztlich gilt immer: Ein Feedback ist nur die Wahrheit des anderen. "Es hilft, die Außenwahrnehmung mit der Selbstwahrnehmung abzugleichen", sagt Finke-Schürmann. "Es ist aber auch völlig okay, wenn man die Außenperspektive nicht teilen kann." Am Ende entscheide jeder selbst, ob er sein Verhalten ändern möchte oder nicht. "In der Regel ist Feedback aber immer eine Chance, etwas in die Hand zu bekommen, das einem in der beruflichen Entwicklung weiterhilft."
Und wenn die Worte richtig am Selbstwertgefühl nagen? "Dann sollte man noch mal nachfragen, ob man das Feedback richtig verstanden hat", empfiehlt Berg. Oft entstehen durch eigene Interpretationen auch Missverständnisse, Worte kommen falsch an. Gezieltes Nachfragen kann dann Klarheit schaffen.