Briefpost künftig online empfangen
Aber nicht nur KMU wünschen sich eine Lösung, um die Post zu scannen und dadurch mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen. Auch viele Privatpersonen möchten ihre Dokumente digital und effizient organisieren und verwalten. Das heißt, dass sie ihre Briefpost gerne online ohne den lästigen Papierkram empfangen möchten und damit keine Zeit mehr für die Organisation verlieren. Zudem möchten sie für den Empfang ihrer Post nicht mehr an einen Ort gebunden sein und jederzeit auf ihre Korrespondenz zugreifen können. Die Lösung bietet die Caya GmbH, die die Digitalisierung der Eingangspost ermöglicht. Dabei wird die Post in eines der Scan-Zentren umgeleitet und dort vollautomatisiert geöffnet und gescannt. Die Originale werden anschließend im Kurzzeitarchiv aufbewahrt und können danach je nach Bedarf vernichtet, zugesendet oder ins Langzeitarchiv überführt werden.
Im Gegensatz zu vielen Wettbewerbern bietet Caya jedoch nicht nur einfaches Scannen an. Bei Caya findet zusätzlich eine KI-gestützte Datenextraktion statt, bei der wichtige Datenpunkte wie Absender, Empfänger und Rechnungsbeträge extrahiert werden. Die Dokumente werden außerdem kategorisiert, wie beispielsweise Rechnungen oder Verträge. Wenn die Dokumente dann im Document Cockpit online verfügbar gemacht werden, erhält der Nutzer keine Liste von einfachen PDFs, sondern eine Zusammenfassung der wichtigsten Daten, ähnlich wie in einem E-Mail-Postfach. Damit können beispielsweise Rechnungen einfach mit einem Klick bezahlt oder in andere Anwendungen, wie etwa DATEV, importiert werden. Außerdem lassen sich die Dokumente mit entsprechenden Empfängern und Abteilungen teilen sowie automatisch in den richtigen Ordnern ablegen. Mit all diesen Funktionen ist Caya die einfache Plug-and-Play-Lösung für KMU und Privatpersonen, wenn es um die Digitalisierung und Verwaltung der Briefpost geht.
Im Gegensatz zu vielen Wettbewerbern bietet Caya jedoch nicht nur einfaches Scannen an. Bei Caya findet zusätzlich eine KI-gestützte Datenextraktion statt, bei der wichtige Datenpunkte wie Absender, Empfänger und Rechnungsbeträge extrahiert werden. Die Dokumente werden außerdem kategorisiert, wie beispielsweise Rechnungen oder Verträge. Wenn die Dokumente dann im Document Cockpit online verfügbar gemacht werden, erhält der Nutzer keine Liste von einfachen PDFs, sondern eine Zusammenfassung der wichtigsten Daten, ähnlich wie in einem E-Mail-Postfach. Damit können beispielsweise Rechnungen einfach mit einem Klick bezahlt oder in andere Anwendungen, wie etwa DATEV, importiert werden. Außerdem lassen sich die Dokumente mit entsprechenden Empfängern und Abteilungen teilen sowie automatisch in den richtigen Ordnern ablegen. Mit all diesen Funktionen ist Caya die einfache Plug-and-Play-Lösung für KMU und Privatpersonen, wenn es um die Digitalisierung und Verwaltung der Briefpost geht.
Zum Thema
KMU und Privatpersonen können ihre Post scannen lassen
Die Caya GmbH bietet KMU und Privatpersonen den Service, für sie die Post zu scannen. Briefpost? Gibt es in Zukunft digital. Die Briefe werden umgeleitet, digitalisiert und in der Cloud online verfügbar gemacht. Rechnungen? Sie gehen nie verloren.
Die Anwender können intelligente Filter oder die Suchleiste nutzen, um nach einem Dokument zu suchen. Rechnungen und andere Dokumente, die per E-Mail ankommen, werden erkannt und importiert. Werbung wird erkannt und kann automatisch in einem separaten Ordner oder im Papierkorb abgelegt werden. Die Arbeitsabläufe werden damit optimiert, wobei die automatische Extraktion von Transaktionsdaten menschliche Fehler verringert.
Das, was Caya einzigartig macht, ist die Software, die einfachen und schnellen Zugang zu Dokumenten-Management und erstklassiger Automatisierungstechnologie bietet. Mit Caya können Anwender alle ihre Dokumente an einem Ort empfangen – egal ob per Post, E-Mail oder Upload. Sie können ihre Dokumente automatisiert oder in Zusammenarbeit mit ihrem Team organisieren und bearbeiten. Zusätzlich erfasst Caya automatisch Informationen wie Absender, Empfänger, Betreff und kategorisiert die Dokumente entsprechend – zum Beispiel Verträge. Das Caya Document Cockpit bietet außerdem Unterstützung für Integrationen mit über 100 Software-Lösungen.
Die Anwender können intelligente Filter oder die Suchleiste nutzen, um nach einem Dokument zu suchen. Rechnungen und andere Dokumente, die per E-Mail ankommen, werden erkannt und importiert. Werbung wird erkannt und kann automatisch in einem separaten Ordner oder im Papierkorb abgelegt werden. Die Arbeitsabläufe werden damit optimiert, wobei die automatische Extraktion von Transaktionsdaten menschliche Fehler verringert.
Das, was Caya einzigartig macht, ist die Software, die einfachen und schnellen Zugang zu Dokumenten-Management und erstklassiger Automatisierungstechnologie bietet. Mit Caya können Anwender alle ihre Dokumente an einem Ort empfangen – egal ob per Post, E-Mail oder Upload. Sie können ihre Dokumente automatisiert oder in Zusammenarbeit mit ihrem Team organisieren und bearbeiten. Zusätzlich erfasst Caya automatisch Informationen wie Absender, Empfänger, Betreff und kategorisiert die Dokumente entsprechend – zum Beispiel Verträge. Das Caya Document Cockpit bietet außerdem Unterstützung für Integrationen mit über 100 Software-Lösungen.
Verschiedene Arten der Postabholung möglich
Die Nutzer können ihr aktuelles Set-up problemlos weiterverwenden, da Caya kompatibel ist. Ihre Post kann auf verschiedene Arten bei Caya eingehen. Durch einen Nachsendeauftrag wird die gesamte Briefpost automatisch an Caya weitergeleitet und in einem der Scanzentren vollautomatisiert geöffnet und gescannt. KMU und Privatpersonen können die Adresse ihrer Caya-Postbox als Empfangsadresse angeben, um ausgewählte Briefpost automatisch umzuleiten, zum Beispiel für eine bestimmte Abteilung. Die Post kann auch täglich beim Kunden vor Ort abgeholt werden.
Mit Caya erhalten die Kunden außerdem einen umfassenden PDF-Editor. Damit können sie nicht nur Texte markieren und Dokumente unterschreiben, sondern auch Seiten trennen oder zusammenfügen, Formulare ausfüllen und grafische Elemente wie Stempel einfügen.
Wie steht es um die Sicherheit und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften? Die ISO-Zertifizierung aller Scan-Zentren gewährleistet Sicherheit. Caya ermöglicht die revisionssichere Aufbewahrung gemäß den Vorgaben der AO, HGB und GoBD. Caya entspricht den Bestimmungen der DSGVO. Das Hosting und die Lagerung erfolgen in Deutschland.
Mit Caya erhalten die Kunden außerdem einen umfassenden PDF-Editor. Damit können sie nicht nur Texte markieren und Dokumente unterschreiben, sondern auch Seiten trennen oder zusammenfügen, Formulare ausfüllen und grafische Elemente wie Stempel einfügen.
Wie steht es um die Sicherheit und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften? Die ISO-Zertifizierung aller Scan-Zentren gewährleistet Sicherheit. Caya ermöglicht die revisionssichere Aufbewahrung gemäß den Vorgaben der AO, HGB und GoBD. Caya entspricht den Bestimmungen der DSGVO. Das Hosting und die Lagerung erfolgen in Deutschland.