Digitaler Posteingang in kleinen und mittleren Unternehmen

Eine wesentliche Komponente für die Sicherung der künftigen Wettbewerbsfähigkeit von Betrieben und Firmen ist die umfassende Automatisierung der internen Abläufe. Schließlich sollen die vorhandenen Ressourcen vorrangig für die Entwicklung des Kerngeschäftes eingesetzt werden und nicht für mehr oder weniger stupide Routinearbeiten. Besonders auch in kleineren Unternehmen steht der Aufwand für viele Bürotätigkeiten oft nicht im Verhältnis zu den Tätigkeiten, die das Unternehmen wirklich wirtschaftlich voranbringen. Zudem steigen durch zum Beispiel zunehmende Regulierungen laufend die Anforderungen im Bereich Verwaltung, es stehen dafür aber nicht mehr Ressourcen zur Verfügung. Um diesen Entwicklungen und auch dem stärker werdenden Wettbewerbsdruck qualifiziert zu begegnen, ist ein digitaler Posteingang ein entscheidender Schritt.

Neben den rein funktionalen Vorteilen, die ein digitaler Posteingang mit sich bringt, trägt er auch zu einem positiveren, moderneren Selbstbildnis des Unternehmens bei. Damit steigt die Motivation insgesamt wie auch die Attraktivität der Arbeitsplätze – angesichts des Fachkräftemangels ein zusätzlicher wichtiger Vorteil. Darüber hinaus ist die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von eingehenden Dokumenten eine Gewährleistung dafür, dass manche Probleme wie verpasste Fristen und deren Konsequenzen gar nicht mehr entstehen. Die Zusammenarbeit funktioniert einfacher und besser, weil Informationen verlässlich verteilt und sowieso besser zugänglich sind. Bei der Digitalisierung der Eingangspost wird diese in ein Scanzentrum umgeleitet und dort voll automatisiert geöffnet und gescannt. Mit den verbleibenden Originalen kann ganz nach den unternehmensinternen Vorgaben umgegangen werden – sie werden in einem Kurzzeitarchiv gelagert und können anschließend je nach Wunsch vernichtet, zugesendet oder ins Langzeitarchiv überführt werden. Das einfache Scannen – wie es bei vielen Wettbewerbern der Fall ist – ist jedoch nur der erste Schritt. Bei Caya findet automatisch eine KI-gestützte Datenextraktion statt. Durch diese werden Datenpunkte wie zum Beispiel Absender, Empfänger, Rechnungsbetrag extrahiert und die Dokumente kategorisiert (Rechnung, Vertrag etc.).

Nach der Datenextraktion und -verarbeitung werden die Dokumente im Document Cockpit zur Verfügung gestellt, welches einem E-Mail-Postfach gleicht. Dabei sind zum Beispiel Rechnungsdaten unmittelbar erkennbar und die Rechnung kann sofort mit nur einem weiteren Klick beglichen werden. Andere Dokumente und Daten können entsprechend ihres Inhalts direkt an andere Anwendungen wie DATEV übergeben werden. Genauso automatisierbar ist die Weiterleitung der digitalisierten Dokumente an bestimmte Empfänger wie Mitarbeitende, Teams oder Abteilungen oder deren Speicherung in vorgegebene Ordner, wo sie bei Bedarf an einem zentralen Ort auffindbar sind.
Zum Document Cockpit

E-Mail-Anhänge können automatisch importiert werden, intelligente Filter und Suchfunktionen ermöglichen schnelleres Arbeiten, Werbung wird in einem Spam-Ordner gespeichert oder gleich in den Papierkorb geschoben – eine cloudbasierte Plattform wie Caya als digitaler Posteingang beschleunigt viele Geschäftsprozesse. Das gesamte Unternehmen profitiert so von modernen, schlanken Abläufen und strukturellen Anforderungen.

Das Hosting der Plattform und die Speicherung von Dokumenten erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Caya ist DSGVO-konform und eignet sich zur revisionssicheren Aufbewahrung gemäß den Vorgaben der AO, HGB und GoBD. Entsprechend sind alle Scanzentren ISO-zertifiziert.