Rechnungen flattern im Landratsamt Ebersberg in allen möglichen Formen ins Haus: auf Papier, per Fax oder auch in digitaler Form per E-Mail. Auf den Schreibtischen der Zuständigen, die die Rechnungen letztlich abzeichnen müssen, landen sie aber künftig nur noch in digitaler Form. Die Umstellung ist ein Teil des Prozesses zur RAL-Zertifizierung, der zum Ziel hat, dass der Landkreis ein noch besserer Partner für den Mittelstand wird. Bisher trägt noch keine Kommune in Bayern das Siegel "Mittelstandsorientierte Kommunalverwaltung", der Kreis Ebersberg gehört gemeinsam mit den Kreisen Landsberg am Lech und Traunstein zu den Pionieren.
Insgesamt muss der Kreis 14 Serviceversprechen erfüllen: Bauanträge müssen beispielsweise schnell bearbeitet, Termine innerhalb gewisser Fristen gewährt, auf Beschwerden soll innerhalb von drei Arbeitstagen reagiert werden. Vor allem aber sollen Auftragsrechnungen, die von mittelständischen Unternehmen an die Kommune gestellt werden, innerhalb von maximal 15 Arbeitstagen bezahlt werden. Und dazu gibt es noch eine zusätzliche Herausforderung, wie Brigitte Keller, Leiterin der Abteilung Zentrales und Bildung in der Behörde, erläutert: "Alles muss auch messbar sein." Alle Vorgänge und Reaktionen müssen also irgendwo im System abgebildet werden, an der praktischen Umsetzung arbeiten die Fachleute im Landratsamt derzeit. Bis September, wenn die eigentliche Zertifizierung beginnt, sollen die technischen Voraussetzungen erfüllt sein. Im Dezember, so hofft Keller, wird der Landkreis dann bereits Träger des Gütezeichens sein.
Die größte Schwierigkeit ist es nach Angaben der Finanzfachfrau im Landratsamt, den ganzen Rechnungsworkflow neu aufzustellen. Immerhin werden laut Keller im Landratsamt jährlich 350 000 Belege verbucht, darunter auch die für die landkreiseigenen Schulen. Jeder dieser Belege muss digital erfasst und ins System eingespeist werden, auch die Weiterbehandlung erfolgt nur noch in digitaler Form. Das erfordert auch einiges an Hardware, beispielsweise Vorrichtungen an den Computern, in die die Identifikationskarten der Mitarbeiter eingelesen werden können. Damit kann gewährleistet werden, dass eine digitale Signatur auch wirklich von demjenigen stammt, dessen Name am Ende des Dokuments erscheint. Weniger Arbeit sei das erst einmal nicht, sagt Keller, aber letztlich werde das neue System viele Vorteile mit sich bringen. Unter anderem könnten Doppelzahlungen - wie sie in der Vergangenheit immer wieder mal vorgekommen seien - dadurch vermieden werden: "So etwas würde das System erkennen, es ist viel weniger fehleranfällig und viel mehr standardisiert."