Wer seinem Mieter kündigen will, muss bestimmte Formalien einhalten. Eine mündliche Kündigung reicht nicht aus, weil das Gesetz Schriftform vorschreibt. Der Mieter muss die Kündigung auch eigenhändig unterschreiben, Namensstempel, eingescannte Unterschriften oder Fotokopien genügen nicht.
Eine Kündigung wird erst dann wirksam, wenn sie dem Empfänger zugegangen ist und dieser die Erklärung auch zur Kenntnis nehmen konnte. Den Zugang der Kündigung muss der Vermieter nachweisen. Ein Brief per Post ist dafür zu wenig - lässt dieser doch dem Mieter die Ausrede, dass ihn kein Brief erreicht oder dass der Brief nur ein leeres Blatt enthalten habe. Der Vermieter muss dann nachweisen, dass im Umschlag die Kündigung enthalten war beziehungsweise dass der Brief auf normalem Postweg mit Einwurf in den Briefkasten des Mieters zugestellt wurde.
Der Vermieter kann dem Mieter auf mehrere Arten kündigen. Ein normaler Brief reicht nicht
Damit es hier kein Problem gibt, hat der Vermieter verschiedene Möglichkeiten der Zustellung: Mit dem sogenannten Einwurfeinschreiben wirft der Postbote das Schreiben in den Briefkasten des Mieters und bestätigt dies auf einem Auslieferungsbeleg. Vermieter können sich dann gegen Entgelt einen schriftlichen Datenauszug von der Post zuschicken lassen. Daraus lässt sich entnehmen, wann der Brief eingeworfen wurde. Allerdings sind sich die Gerichte uneins, ob ein solcher Datenauszug als Beweis für den Zugang ausreicht.
Auch als Einschreiben mit Rückschein ist eine Zusendung nachweisbar. Trifft der Postbote den Mieter allerdings nicht an, landet das Einschreiben erneut auf der Post. Wird es dort vom Empfänger nicht abgeholt, geht es nach einiger Zeit wieder an den Absender zurück - die Kündigung ist dann nicht zugegangen.
Erfolgversprechender ist die Beauftragung eines Boten. Jede dritte Person, abgesehen vom Immobilieneigentümer, kann als Bote fungieren. Dieser übergibt das Schreiben entweder dem Mieter persönlich oder er wirft es in den Briefkasten des Mieters. Der Bote bescheinigt auf dem Durchschlag für den Vermieter, dass er das Schreiben gelesen und wann er es in den Briefkasten eingeworfen hat. "Das Originalschreiben gilt auch dann als zugegangen, wenn der Adressat abwesend ist", erläutert Kathrin Gerber, Münchner Fachanwältin für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Der Zugang kann auch bewiesen werden, wenn der Vermieter selbst die Kündigung im Beisein eines Zeugen, der den Inhalt des Schreibens kennt, übergibt oder sich den Empfang vom Mieter quittieren lässt.
Schließlich besteht auch die Möglichkeit, einen Gerichtsvollzieher mit der Zustellung der Kündigung zu beauftragen. Dieser kann die Zustellung entweder persönlich oder per Post vornehmen. Der Postbeamte bestätigt dann die Zustellung auf der beigefügten Urkunde und sendet diese an den Gerichtsvollzieher zurück.