Die Sache mit der Mail, irgendwann funktionierte sie nicht mehr. Die Dateien waren einfach zu groß, um sie als Anhang zu verschicken. Und außerdem war es unpraktisch, ständig neue Versionen davon zu verteilen - zu groß die Gefahr, dass jemand aus dem Team durcheinander kam. Und dann hatte einer eine Idee. Da gab es doch diesen Speicherdienst. Die Anmeldung war ratzfatz erledigt, und wer Zugriff auf die Dateien brauchte, bekam per E-Mail nicht mehr die ganze Datei, sondern nur einen Link darauf. Wie praktisch.
Und wie gefährlich.
Das Problem mit der sogenannten Schatten-IT kennt auch Alexander Wallner. Wallner leitet das Geschäft der auf Speichertechnik spezialisierten Firma NetApp in Europa, dem Nahen Osten, Russland und Afrika. Da es schneller geht, greifen die Mitarbeiter in Firmen oft auf solche Dienste zurück, sind sich aber nicht dessen bewusst, dass sie sich und der Firma damit zum Beispiel Compliance-Probleme einhandeln können. Bestimmte Daten dürfen nämlich nicht auf Servern außerhalb Deutschlands abgelegt werden.
Wallner ist realistisch genug zu sehen, dass auch Dienste wie etwa Dropbox ihre Berechtigung haben. "Es ist wie beim Kochen", gibt er ein Beispiel. "Sie haben zu Hause eine Küche, in der Sie kochen, wenn Sie Zeit haben. Aber ab und zu geht man auch mal gerne gut essen." Und für den Hunger zwischendurch in der Autobahnraststätte gebe es Schnellrestaurants. Er ist davon überzeugt, dass alle drei Varianten nebeneinander existieren können. Übersetzt also, das Speichern in eigenen Rechenzentren oder Dienste spezialisierter Anbieter, die ebenfalls bei den Kunden untergebracht werden können. Und für Fastfood stehen Anbieter relativ simpler Speicherlösungen.
Das würde Dennis Woodside wohl unterschreiben. Er leitet die US-Firma Dropbox, den Speicherdienst, der nahezu zu einem Begriff für die Branche geworden ist. 400 Millionen Nutzer weltweit schätzen, wie schnell und unkompliziert sich Plattformen zum Austausch großer Datenmengen einrichten lassen. In Deutschland hat Dropbox nach eigenen Angaben bereits 4000 Kunden, die für die Business-Version des Dienstes bezahlen, mehr als 20 Millionen Deutsche nutzen die kostenlose Variante.
Warum gerade Dropbox? Zum einen, weil es der bekannteste Dienst in diesem Bereich ist. Die Firma bietet aber auch an, Dateien unterschiedlicher Art auf allen gebräuchlichen Systemen synchron zu halten. Egal also, ob man mit einem Windows-Rechner, einem Apple-Laptop oder einer Linux-Maschine darauf zugreift, die Datei wird auf allen dieser Computer synchron gehalten. Das kann die IT in kleinen und mittleren Firmen oft nicht leisten. Die Folge: "Die Leute nehmen ihre Produktivität selbst in die Hand", sagt Woodside, der früher auch einmal für Google gearbeitet hat.
Für viele Firmen ist es aber nicht nur wichtig, einen professionell verwalteten Speicher für die Daten zu haben. Hier sieht Alexander Wallner seine Chance. "Die Intelligenz steckt heute vor allem in der Software" sagt er. Seine Firma liefere zwar auch Hardware zum Speichern, im Prinzip sei es aber nicht mehr so entscheidend, wo physisch gespeichert wird.
Viel wichtiger ist, was mit den gespeicherten Daten passiert. Denn darin schlummern ungehobene Schätze - man muss nur wissen, wie man an sie herankommt und dann die entscheidenden Informationen daraus gewinnt. Das Analysieren großer Datenmengen wird so zu einem wichtigen Angebot spezialisierter Speicherdienstanbieter wie NetApp, die solche Anforderungen erfüllen können.
Das wird immer wichtiger, denn längst wird von IT-Abteilungen der Unternehmen nicht mehr nur verlangt, dass die Computer funktionierten. Die IT-Mitarbeiter müssten auch Strategie und Entscheidungen zusammen mit den kaufmännischen Mitarbeitern vorbereiten und umsetzen, fordert Alan Trefler, der Chef der US-Softwarefirma Pegasystems. "Es reicht nicht mehr, bloß den Arm herüberzustrecken", so Trefler.