Führungsspitzen "Aus gegebenem Anlass"

"Zur Erinnerung", "Mithilfe erwünscht" oder "Ziele 2011" - E-Mails machen den Büroalltag oft unangenehmer, als er ohnehin schon ist.

Von Harald Freiberger

Kann sich noch jemand daran erinnern, wie das im Büro war zu den Zeiten, da es noch keine E-Mail gab? Als das Protokoll der Teamsitzung noch mit der Hauspost verschickt wurde, der Dienstplan an einer großen Tafel stand und der Kollege einfach anrief, wenn er etwas wollte. Heute schreibt man für alle Eventualitäten des Büroalltags eine Mail, und es soll Führungskräfte geben, die den Kontakt zu ihren Mitarbeitern nur noch auf diese Weise halten.

Server-Alarm: Nicht jede Mail im Job steigert die Begeisterung.

(Foto: AP)

E-Mails können den Büroalltag erleichtern, besonders wenn es um das rein Funktionelle geht. Sie können den Büroalltag aber auch sehr schwierig machen, und das ist vor allem dann der Fall, wenn es ums Zwischenmenschliche geht. Kenner sehen es schon an der Betreffzeile, ob eine E-Mail eher angenehmen oder unangenehmen Inhalt hat. Der Betreff "Erinnerung" zeigt an, dass man etwas erledigen muss, was man seit langem vor sich herschiebt, bei "Aus gegebenem Anlass" regt sich die Büropolizei darüber auf, dass die Tassen in der Teeküche wieder nicht gespült sind, "Mithilfe erwünscht" bedeutet, dass zu den vielen Projekten, die man ohnehin schon am Hals hat, ein weiteres kommt, "Ziele 2011" heißt, dass man sich im nächsten Jahr noch ein Bein mehr ausreißen soll, "Wo bist Du gerade?", dass man nicht einmal in der Mittagspause seine Ruhe hat. Im Vergleich dazu sind erfreuliche Mails wie "Heute Kantine?", "Super Konzept!" oder einfach "Danke" eher selten.

Damit die unangenehmen Mails nicht auch noch unhöflich herüberkommen, sollten Absender wenigstens einfache Benimmregeln beachten. Es wäre zum Beispiel von Vorteil, die erste Mail des Tages mit der Anrede ("Sehr geehrter", "Lieber") zu beginnen, schließlich sagt man auch "Guten Tag", wenn man morgens ins Büro kommt. Nur Rüpel setzen sich einfach hin und sagen erst nach ein paar Minuten den Satz: "Was gibtsn heut in der Kantine?"

Das Wichtigste aber ist, sich beim Abfassen einer E-Mail nicht von negativen Emotionen leiten zu lassen. Sie kommen garantiert zurück, ob ausgesprochen oder unausgesprochen. Deshalb sollten E-Mail-Versender gerade bei brisanten Themen, bevor sie auf "Senden" drücken, noch einmal überlegen, ob es wirklich so eine gute Idee ist, die Mail abzuschicken. Meist ist es besser, zum Telefonhörer zu greifen oder gleich an der Tür des Adressaten zu klopfen.

Gerade bei sensiblen Menschen gilt die E-Mail als minderwertiges Kommunikationsinstrument, weil der direkte Kontakt fehlt. Es schwingt immer etwas mit von: "Ich bin es ihm wohl nicht wert, dass er mich anruft oder persönlich bei mir vorbeischaut." Nicht zu unterschätzen ist auch die Tatsache, dass man mit einer Mail naturgemäß immer etwas Schriftliches hinterlässt, das im Zweifelsfall als Beweismittel gegen einen verwendet werden kann. Bei mündlich übermittelten Botschaften kann man sagen: "Das habe ich so nie gesagt." Der Satz "Das habe ich so nie gemailt" geht dagegen nicht.

Und dann gibt es noch den gar nicht so seltenen Fall, dass Mails an den falschen Adressaten geraten. Man will in einer E-Mail an einen befreundeten Kollegen über einen nicht befreundeten Kollegen ablästern, schreibt in die Adresszeile aber aus Versehen den Namen des nicht befreundeten Kollegen. Es ist der größte anzunehmende zwischenmenschliche Unfall im Büro. So etwas hat es früher auch nicht gegeben.

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