Desk Sharing für mehr Flexibilität und Effizienz am Arbeitsplatz

Desk Sharing oder Schreibtisch-Teilen ist ein Ansatz, bei dem Arbeitsplätze in einem Büro nicht einer spezifischen Person zugeordnet sind, sondern flexibel von jedem genutzt werden können, der gerade einen Arbeitsplatz benötigt. Dieses Modell ermöglicht eine effizientere Nutzung der Büroräume und bietet gleichzeitig die Flexibilität, die in der heutigen mobilen und digitalen Arbeitswelt benötigt wird.

Mit einem System wie Flexopus gestaltet sich Desk Sharing als einfacher und intuitiver Prozess. Das System ermöglicht es Unternehmen, einen "Lageplan" ihres Büros zu erstellen, der alle Arbeitsplätze auflistet. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich in das System einzuloggen und einen freien Arbeitsplatz zu reservieren.
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Flexopus ist eine vielseitige Desk-Booking-Software, die umfassende Funktionen für ein modernes Arbeitsplatzmanagement bietet. Das System ermöglicht die Verwaltung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen und bietet einen nahtlosen Buchungsprozess für hybride Teams. Zu den Kernfunktionen gehört der Live-Belegungsplan, der es den Mitarbeitern ermöglicht, die Verfügbarkeit und Nutzung der Arbeitsplätze im Büro in Echtzeit zu überprüfen. Die Integration mit Kalenderanwendungen wie Outlook, Google und Apple erleichtert die Verwaltung von Buchungen. Check-in- und Check-out-Funktionen ermöglichen es, nicht genutzte Buchungen nach einer bestimmten Zeit automatisch zu stornieren, um Ressourcen zu schonen.

Nutzerfreundliche Software als Schlüssel zum Erfolg: Die Benutzerfreundlichkeit von Flexopus liegt in seinem intuitiven Buchungsprozess, der ohne jegliche Anleitung ganz einfach funktioniert. Benutzer können zudem in einer übersichtlichen Darstellung ihre aktuellen Buchungen einsehen sowie diese automatisch in ihren Kalender, zum Beispiel in Outlook integrieren. Weiter können sie Reservierungen ändern oder stornieren oder sich über eine interaktive Kartennavigation den Standort ihrer Buchung auf einer Karte anzeigen lassen. Darüber hinaus ermöglicht eine intelligente Suchfunktion, schnell herauszufinden, wann und wo sich bestimmte Teammitglieder im Büro aufhalten.

Durch die Möglichkeit, nach Ausstattungsmerkmalen zu filtern, können Mitarbeiter Arbeitsplätze und Besprechungsräume finden, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen. Flexopus bietet eine mehrsprachige Benutzeroberfläche mit Übersetzungen in über 10 Sprachen, darunter Englisch, Deutsch, und Spanisch.

Optionen für individuelle Konfiguration wichtig: Jeder Benutzer verfügt über ein persönliches Profil, in dem er persönliche Informationen sowie Benachrichtigungs- und Datenschutzeinstellungen speichern kann. Buchungsbestätigungen und Erinnerungen können per E-Mail verschickt werden und Push-Benachrichtigungen stellen sicher, dass keine Buchung vergessen wird. Flexopus bietet auch die Möglichkeit, Berechtigungen für bestimmte Gebäude, Stockwerke und Objekte zu verwalten und Gästebuchungen für externe Partner zu ermöglichen.

Gut zu wissen: Um mit Flexopus zu starten, müssen grundlegende Informationen über das Büro, einschließlich der Anzahl der Arbeitsplätze, deren Standort und Ausstattungsmerkmale, eingegeben werden.

Die Umstellung eines Unternehmens auf Desk Sharing erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Es gibt verschiedene Schritte, die den Übergang erleichtern können:

• Kommunikation: Zunächst sollten das Konzept und die Vorteile von Desk Sharing klar kommuniziert werden. Es sollte sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter verstehen, warum diese Veränderung eingeführt wird und welche Vorteile sie davon haben. Flexopus unterstützt hier auf Wunsch als Partner bei der Change-Kommunikation.


• Schulung: Es sollten Schulungen angeboten werden, in denen den Mitarbeitern erklärt wird, wie das Desk-Sharing-System funktioniert und wie sie alle damit verbundenen Tools und Technologien nutzen können. Eine Softwarelösung wie Flexopus kann hier durch die Bereitstellung von Onboarding-Ressourcen unterstützend wirken.


• Support: Während der Umstellungsphase sollte ein ausreichender Support gewährleistet sein, um aufkommende Fragen oder Bedenken zu klären.


• Pilotprojekt: Durch die Durchführung eines Pilotprojekts kann die Machbarkeit von Desk Sharing getestet und eventuell auftretende Probleme identifiziert und gelöst werden.


• Feedback: Regelmäßiges Feedback von den Mitarbeitern sollte eingeholt werden, um zu verstehen, wie das Desk-Sharing-System in der Praxis funktioniert und wo Verbesserungen notwendig sind.


• Anpassung: Es sollte die Bereitschaft bestehen, Anpassungen auf der Grundlage des gesammelten Feedbacks und der Erfahrungen aus dem Pilotprojekt und der ersten Phase der Implementierung vorzunehmen.

Mit diesen Schritten und einem geeigneten Tool wie Flexopus ist eine erfolgreiche Umstellung auf Desk Sharing möglich, um die Vorteile flexibler Arbeitsmodelle optimal zu nutzen.