"Der Sommer war sehr groß", hat Rilke einst geschrieben und damit die vergangenen Monate treffend skizziert. Doch nun nähert sich allmählich der Herbst und mit ihm das Erdinger Herbstfest, das am 31. August beginnt. Die Vorbereitungen laufen bereits, denn nach dem Münchner Oktoberfest und dem Rosenheimer Volksfest ist das Herbstfest in Erding das drittgrößte in Oberbayern und erfordert eine durchdachte Logistik.
Seit mehr als 45 Jahren ist die Römersperger-Richter Bierzeltbetrieb GmbH beim Herbstfest in Erding dabei. Die jahrelange Erfahrung, die der Familienbetrieb auch auf anderen Volksfesten gesammelt hat ist für einen reibungslosen Ablauf im Bierzelt entscheidend. Dabei kommt es neben der logistischen Vorbereitung und dem richtigen Timing auch darauf an, dass vor allem die Kleinigkeiten bei all dem Trubel nicht vergessen werden.
Während einige Erdinger vermutlich noch gar nicht an zu Hause denken und sich viel lieber von dem Meeresrauschen in ihrem Ohr treiben lassen, machen sich in ihrer Heimat bereits die ersten Ausläufer der Vorbereitungen für das 78. Erdinger Herbstfest bemerkbar: Die Gerüste auf dem Festplatz nehmen langsam Gestalt an und die Durchfahrtsbeschränkungen auf einigen Ortsstraßen verursachen je nach Gemüt ein genervtes Schnaufen oder rege Begeisterung.
Zweieinhalb bis drei Wochen vor dem Beginn des Herbstfests beginnen für Klaus Richter, Geschäftsführer der Römersperger-Richter GmbH und sein Team die Vorbereitungen auf die Veranstaltung. Hier sei das Timing entscheidend. Am Freitag, 31. August geht es los "da muss alles stehen", so Richter. Der Abbau sei weniger aufwendig und würde meistens schneller gehen. Auch weil den Wirten dafür nicht so viel Zeit zu Verfügung gestellt wird wie für den Aufbau. Beides erfordere einen großen logistische Aufwand, dennoch würde es während dem Bierzeltbetrieb auf die Kleinigkeiten ankommen.
"Es gibt viele kleine Zahnräder, die perfekt ineinandergreifen müssen", so Richter. Dabei gehe es nicht um ein großes Geheimnis oder eine explizite Sache auf die geachtet werden muss, sondern darum, alle Abläufe zu kennen und zu verstehen. "Die Erfahrung ist der wichtigste Grundpfeiler", sagt Richter. "Wir wissen, was, wo, wie und wann gemacht und angerichtet werden muss, damit es funktioniert", ergänzt er weiter.
So würde beispielsweise ab 21 Uhr am Abend, wenn es etwas ruhig wird, die halbe Küche schon damit anfangen, Speisen für den nächsten Tag vorzubereiten. Knapp 170 Angestellte arbeiten während des Betriebes im Zelt, inklusive Sicherheitsdienst, die genaue Zahl hänge von den Stoßzeiten ab. Dabei ist es wichtig zu wissen, wann wie viele Besucher zum Essen kommen, wie beispielsweise beim Seniorennachmittag. "Da wissen wir, dass knapp 2000 kommen und das relativ früh", berichtet Richter. Darauf können sich die Teams wie Küche, Service, Schenke oder Abräumen vorbereiten. "Die verschiedenen Abteilungen arbeiten Hand in Hand", so Richter. Hinzu kommt die Koordination der täglichen Lieferungen von Speisen und Getränken, die überwiegend morgens erfolgen, bevor der Bierzeltbetrieb beginnt.
Eine der wichtigsten Sachen sei es zudem, für alles einen Plan B zu haben, falls mal etwas nicht so läuft, wie es laufen sollte. Als entscheidenden Faktor betont er die Erfahrung - und die hat der Familienbetrieb. Über mehrere Generationen hinweg und seit mehr als 60 Jahren wird das gastronomische Unternehmen familiär geführt. Mit der Zeit wurde die Bewirtung von Volksfesten weiter verbessert und aus Fehlern gelernt, daher weiß Klaus Richter auch, dass oft die Kleinigkeiten darüber entscheiden, ob ein Tag gut läuft oder nicht. "Wir wissen, wie viele Hähnchen auf einen Grill passen, wie lange sie brauchen und wann die Leute kommen, um sie zu essen - das gehört zur Systemgastronomie dazu."