Sie ist vorbei: die Euphorie, mit der vor etwa einem Jahrzehnt Power-Point und Beamer in Besprechungen und Seminaren, auf Kongressen und Tagungen begrüßt wurden. Sie ist dem Unbehagen darüber gewichen, dass statt strukturierter und pointierter Aussagen unzählige Folien präsentiert werden, dass viel Folie um nichts gemacht wird.
Deshalb für die Rückkehr zum medienfreien Vortrag zu plädieren, wäre freilich unangemessen.
Was aber sollte man wissen, um Projektergebnisse, Analysen und Planungen überzeugend präsentieren zu können? Dreierlei: Man muss etwas zu sagen und zu zeigen haben. Und man sollte im Umgang mit Power-Point die Tugend der Zurückhaltung pflegen.
Inhalte zuerst
Vorträge und Referate sind kein Nachweis technischer Kompetenz. Bei der Vorstellung etwa eines Projekts steht die Arbeit im Vordergrund. An zweiter Stelle steht die Person, die sie vorstellt. Analysen, Schlussfolgerungen oder Beispiele können beeindrucken, Menschen können überzeugen - technische Hilfsmittel nicht. Die Grundregel des Medieneinsatzes lautet daher: Inhalte zuerst.
Power-Point ist ein tolles Programm: Man kann problemlos Bilder, Sound und Videos integrieren, Darstellungen dynamisieren und Hand-outs sowie Manuskripte erstellen. Damit die Power-Point-Vorzüge zum Tragen kommen, sollte man allen Schnickschnack ignorieren, den das Programm anbietet: Die meisten Vorlagen für die Foliengestaltung sind Spielerei und unangemessen für seriöse Themen. Deshalb sollte man seine eigenen - schlichten - Vorlagen gestalten.
Zunächst ist zu klären: Was will ich sagen? Wie strukturiere ich das, was ich sagen will? Was stelle ich in den Mittelpunkt? Welche Beispiele und Belege ziehe ich heran? Sind diese Fragen beantwortet, lässt sich sinnvoll über den Einsatz von Medien entscheiden und überlegen, wie man was visualisiert. Nicht vorher! Wer den zweiten Schritt vor dem ersten macht, kommt ins Stolpern.
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Nur einer der unzähligen Dynamisierungseffekte ist angemessen: Bilder und Texte immer nur "erscheinen" lassen. Alle anderen Effekte sind allenfalls für Kindergeburtstage geeignet. Dazu gehören auch die Spezialeffekte für Folienübergänge. Man sollte schlicht eine Folie der anderen folgen lassen. Gute Folien sind frei von Spielereien. Und darauf kommt es an:
Achtung Folienschleuder
Die Informationen auf einer Folie sollten auf einen Blick erfasst werden können. Mehr als sieben Aussagen sind zu viel. Daher nur 60 Prozent der Folie beschriften, an den Seiten einen breiten Rand lassen und auf genügend Abstand zwischen den Zeilen achten.
Auf Textfolien sollten maximal zehn Zeilen, in der Zeile höchstens zehn Wörter stehen. Insgesamt gilt: Auf Klasse statt Masse setzen. Nicht die Folienschleuder machen, nicht mehr als zehn Folien in 30 Minuten zeigen.
Schriftgröße und -farbe
Keine Spielereien mit der Schrift: Mit einer gängigen Schrift wie Arial ist man auf der sicheren Seite. In der Regel genügen eine Schriftart, vier Schriftgrößen und zwei Schriftschnitte: normal und zur Hervorhebung fett oder kursiv.
Die richtigen Schriftgrößen wählen: Für Bildunterschriften 20 Punkt, 24 für den Fließtext, 28 Punkt fett für Zwischenüberschriften und 32 Punkt fett für die Hauptüberschrift.
Mit Farbe überlegt umgehen: Bunte Folien sind keine Verständnishilfe. Farben dienen der Hervorhebung, Unterscheidung und Gliederung. Identische Sachverhalte werden mit denselben Farben hervorgehoben - zum Beispiel rot für Ursache, blau für Wirkung.
Zentrale Aussagen visualisieren
Bilder, also Fotos, Diagramme, Grafiken oder Karikaturen wecken Aufmerksamkeit. Weil sie zum Schmunzeln oder Nachdenken anregen oder die Neugierde befriedigen. Sie können das Verstehen komplizierter Sachverhalte unterstützen. Vor allem dann, wenn man auf einen Blick sehen kann, was sich nicht über die sinnliche Wahrnehmung erschließt, etwa ein Umweltbelastungsmodell, die Funktionsweise eines Motors oder die Altersverteilung in Deutschland.
Was setzt man ins Bild? Visualisiert werden zentrale Aussagen. Folien, auf denen das Vortragsthema steht oder gar "Guten Tag" oder "Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit", zeigen: Hier beamt der Laie. Für die Begrüßung und den Dank braucht das Publikum keine Verstehenshilfe.
Und zum Thema eines Vortrags sollte interessant hingeführt werden, statt es einfallslos auf eine Folie zu schreiben. Auch Beispiele und Einzelheiten sollten nicht visualisiert werden: Zahlen mit der dritten Stelle nach dem Komma gehören nicht auf Folien, sondern ins Hand-out. Zu viele Bilder führen zur visuellen Übersättigung und provozieren die Frage, ob sie ein Ersatz für treffende Worte sind.
Schließlich sollte man sich vor einer Präsentation mit der Folien-Abfolge vertraut machen und unbedingt diesen Kurzbefehl im Kopf zu haben: Mit "w" kann man Folien ausblenden und erhält einen weißen Bildschirm. Das ist zum Beispiel dann nützlich, wenn man auf eine Frage eingeht, die nichts mit dem Inhalt der Folie zu tun hat, die gerade gezeigt wird. Mit einem Klick auf "w" kehrt man zur Bildschirmpräsentation zurück.