Office Manager:Die rechte Hand des Chefs

Office-Manager leisten mehr als klassische Sekretariatsarbeit.

Mannheim - Eine Office Managerin ist nicht einfach eine Sekretärin. Sie ist vielmehr die Weiterentwicklung der einfachen Bürokraft - der organisatorische Kopf des Büros. Auf ihrem Schreibtisch laufen nicht nur alle Fäden zusammen, die sie dann in geordnete Bahnen lenkt.

Office-Manager

Office-Managerin

Korrespondenz erledigen, Anrufe annehmen und Termine verwalten - die klassischen Sekretärinnen-Aufgaben sind für die Office Managerin Routine.

Besser als der Chef

Die wirkliche Herausforderung liegt in der Tätigkeit, die das Wort "Manager" beschreibt: Das Büro leiten, Vordenkerin sein, kreative Lösungen finden, auch im Chaos stets den Überblick wahren, nicht auf Anweisungen warten, sondern eigenständig arbeiten.

Es ist längst nicht mehr so, dass der Chef diktiert und die Sekretärin tippt: "Moderne Chefs schreiben ihre Briefe, E-Mails und Faxe selbst", sagt Monika Gunkel, Vorsitzende des Bundesverbands Sekretariat und Büromanagement (bsb) in Mannheim. Im Umgang mit moderner Computertechnik, vor allem mit Büroanwendungs-Software, sollte die Office Managerin aber gewiefter sein als ihre Vorgesetzten. So gehört es zum Beispiel zu ihren Aufgaben, die vom Chef unterwegs auf dem Notebook erstellten Schriftsätze in die richtige Form zu bringen und ihnen eine ansprechende Optik zu verpassen. Auch der Aufbau von Adress-Datenbanken kann in ihr Aufgabengebiet fallen.

"Die Büroorganisation erfordert von einer Office Managerin heute ganz andere Fähigkeiten als noch vor zwanzig Jahren", sagt Gunkel. Betriebswirtschaftliches Know-how und Kenntnisse in der Sachbearbeitung gehören dazu. So unterstützten viele Office Manager ihren Chef und sein Team bei der Realisierung von Projekten. Das ist eine anspruchsvolle Tätigkeit, die das Image des Berufs ändert. Wohl auch deshalb interessierten sich zunehmend mehr Männer für diese Aufgabe, so Gunkel.

Betonung auf "Management"

Egal ob Mann oder Frau, Office Manager sollten neben guten PC-Kenntnissen auch Fremdsprachen beherrschen - mindestens Englisch, gerne auch noch eine oder zwei weitere Sprachen.

Hinzu kommen so genannte "Soft Skills". Dazu zählen Organisationstalent, Kreativität, Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke. Ein gepflegtes Äußeres ist den meisten Firmen ebenfalls wichtig. Schließlich sitzt die Office Managerin meist an einer repräsentativen Schnittstelle, empfängt Besuch oder gestaltet Empfänge.

Die geforderten Fähigkeiten variieren je nach Arbeitgeber und Aufgabenbereich. Die bsb-Vorsitzende Monika Gunkel, gelernte Notars- und Anwaltsgehilfin und heute Office Managerin bei einer Bank in Bremen, hat sich die für ihren Arbeitgeber wichtigen Kenntnisse des Finanzmarkts in Weiterbildungen angeeignet.

Manchmal zählen Unternehmen sogar die Pflege der Firmen-Webseite zum Office Management. "Es gibt eine sehr große Bandbreite, was Office Manager leisten müssen", so Margret Halberstadt, die sich als Personalberaterin in Eschborn auf die Vermittlung dieser ebenso hoch qualifizierten wie gefragten Sekretariatskräfte spezialisiert hat.

Vor allem in IT-Firmen mit flacher Hierarchie sei der Bereich eines Office Managers sehr weit abgesteckt. "Hier liegt die Betonung dann wirklich stark auf dem Management."

Viele Geld für viel Einsatz

Von Office Managern wird ein vergleichsweise hoher Einsatz erwartet. Um punkt 17.00 Uhr den Computer auszuschalten, ist da meist nicht drin. Der Dank sind nicht selten überdurchschnittlich hohe Gehälter von 45.000 Euro und mehr. Die Höhe der Bezahlung schwankt jedoch auch stark nach der jeweiligen Region, wie die Unternehmensberatung Kienbaum in Gummersbach in ihrer Vergütungsstudie "Büro- und Sekretariatskräfte" ermittelte. Die höchsten Gehälter werden demnach derzeit in Frankfurt gezahlt.

Viele Wege führen zum Office Management: Eine solide Grundlage bildet in der Regel eine kaufmännische Lehre. "Und nicht wenige Office Managerinnen bringen sogar ein Studium mit", sagt Margret Halberstedt. Berufsbegleitende Weiterbildungsmaßnahmen, Vollzeitlehrgänge und Fernstudien bilden Bürokräfte weiter zur Office Managerin oder Direktionsassistentin - einem verwandten Tätigkeitsfeld - aus.

Anbieter solcher Ausbildungsgänge sind beispielsweise private Schulen und Bildungseinrichtungen des bsb. Auch die Deutsche Angestellten Akademie bietet in einigen Städten Kurse an. Die Kosten dafür sind vom Teilnehmer in der Regel selbst oder vom Arbeitgeber zu tragen. Unter Umständen ist auch eine Förderung durch das Arbeitsamt möglich.

(sueddeutsche.de/dpa)

Zur SZ-Startseite
Jetzt entdecken

Gutscheine: