Turmhohe Papierstapel, überquellende Regale, vollgestopfte Schubladen, undurchdringliche Ordner im Computer - viele Arbeitnehmer sind ständig auf der Suche. "Ein immenser Zeit- und Energieverlust", findet Susanne Roth, Autorin des Campus-Ratgebers "Einfach aufgeräumt!".
SZ: Sie behaupten, jedes unordentliche Büro ließe sich in maximal 24 Stunden in einen Arbeitsplatz verwandeln, an dem man ein für alle Mal den Überblick behält. Warum scheitern dann so viele Menschen an dieser Aufgabe?
Roth: Aufräumen bedeutet ausmisten. Und nicht, das Vorhandene nach dem Abstauben rechtwinklig auszurichten. Ich muss mir jedes einzelne Blatt Papier anschauen und entscheiden: Will ich es aufbewahren oder wegwerfen? Und wenn ich es behalten möchte: Wo will ich es aufbewahren?
Nur wenn ich das Blatt später wiederfinde, nützt es mir. Diese vielen kleinen Entscheidungen sind extrem anstrengend und gehen einem irgendwann auf die Nerven. Aber wer dranbleibt und durchhält, wird mit der Zeit immer schneller beim Aussortieren.
SZ: Überraschenderweise empfehlen Sie zur Beseitigung des Chaos, mit einem noch größeren Chaos zu beginnen: Der gesamte Inhalt des Büros soll auf dem Fußboden ausgebreitet werden. Selbst bei chronisch unordentlichen Menschen löst diese Vorstellung vermutlich Panik aus. Roth: Das ist für diejenigen gedacht, die das Aufräumen als Großprojekt angehen wollen. Oder müssen. Normalerweise rate ich dazu, in kleinen Einheiten vorzugehen, sich beispielsweise auf ein Regalfach zu beschränken oder eine Schublade. So kann man das Sortieren jederzeit unterbrechen und hat trotzdem etwas geschafft. Sonst riskiert man leicht das Kleiderschrank-Phänomen: Erst räumt man alles aus, und irgendwann stopft man alles wieder zurück, weil man nicht richtig weitergekommen ist.
SZ: Was ist denn der größte Fehler bei der Büroorganisation?
Roth: Dass man sie unterschätzt. Wer gestresst ist, weil er zu viele Dinge auf einmal zu erledigen hat, glaubt oft, das Aufräumen verschieben zu können. Aber das ist so, als würde man bei einem neuen Projekt auf die Planungsphase verzichten und gleich mit der Umsetzung beginnen. Um wirklich konzentriert und effizient arbeiten zu können, braucht man eine Umgebung, in der auf alle wichtigen Informationen zugegriffen werden kann, ohne dafür einen Stapel Papier oder unzählige Dateien auf dem Computer durchsuchen zu müssen.
SZ: Und wie schafft man sich diese Umgebung?
Roth: Indem man allen Dingen einen festen und sinnvollen Platz gibt. Das ist die wichtigste Regel überhaupt. Denn wenn ich mir einmal überlegt habe, wo ich die Schere aufbewahren will, geht das Wegräumen schnell. Und das Wiederfinden sowieso. Ein gut organisierter Arbeitsplatz zeichnet sich ja dadurch aus, dass man sich nicht groß mit seiner Organisation beschäftigen muss, sondern alles Notwendige zur Verfügung hat, ohne darüber nachzudenken.
SZ: Können Lose-Zettel-Stapler wirklich lernen, konsequent bei einem Ordnungssystem zu bleiben?
Roth: Ja. Und sie werden schon aus reiner Bequemlichkeit dabeibleiben - weil Finden viel angenehmer ist als Suchen. Außerdem: Wer einmal begonnen hat, gründlich aufzuräumen, wird spüren, wie unglaublich befreiend es ist, Dinge wegzuwerfen. Und wie wunderbar es ist, wenn die Schreibtischoberfläche wieder zu sehen ist.