Die Informationstechnologien haben in den vergangenen 20 Jahren die Bürolandschaft umgekrempelt. LCD-Displays und Computermäuse haben Schreibmaschinen und Karteikarten abgelöst. Zukünftig wird es immer wichtiger, Geschäftsprozesse und arbeitsbezogene Rahmenbedingungen so zu gestalten, dass mit einem angemessenen Aufwand ein optimales Ergebnis erzielt werden kann.
Wie das Büro der Zukunft konkret aussehen kann und wie dort gearbeitet wird, welche Informations- und Kommunikationsprozesse stattfinden, versuchen Forscher am Stuttgarter Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) zu ergründen.
Dabei zeigt sich: "Das" Büro im bekannten Maßstab wird es nicht mehr geben. Vielmehr wird es überall sein. Laut einer Studie des IAO sitzen nur 39 Prozent der Büroarbeiter ständig an ihrem Arbeitsplatz. Deshalb liegt es nahe, diesen gemeinsam zu nutzen und mobil zu gestalten. Aus diesem Grund arbeiten Experten von fünf Fraunhofer-Instituten im Stuttgarter Office Innovation Center (OIC) an prototypischen Lösungen rund um die Bürowelt der Zukunft.
Die klassischen Büroformen lösen sich auf
Flexibilität ist hier nicht nur ein Wort: Im OIC gibt es keinen festen Arbeitsplatz. Jeder Mitarbeiter wählt den Arbeitsplatz aus, der für ihn am zweckmäßigsten ist. Zum völligen Rückzug gibt es eine Denkzelle, daneben die klassischen Zellenbüros - in Deutschland mit einem Anteil von circa 70 Prozent die häufigste Büroform.
Hinzu kommt ein Büro für Teambesprechungen sowie mehrere Projekt- und Meetingräume. Projektmanager Stefan Rief ist sich sicher: "Flexiblen Büros gehört die Zukunft, weil die Effektivität der Arbeit gefördert wird."
Im Rahmen der Verbundforschungsprojektes "Office 21" wurde am Fraunhofer IAO eine Vision vom Büro des 21. Jahrhunderts entworfen, um die Trends der informations- und kommunikationstechnischen Unterstützung neuer Arbeitskonzepte darzustellen.
Das Ziel: Wesentliche Trends sollen aufgegriffen, deren voraussichtliche Entwicklung aufgezeigt und dabei ganz konkrete Einblicke in Produkte und Prototypen gegeben werden. Eines dieser Elemente ist der "Office 21"-Arbeitsplatz, ein drehbarer Tisch, auf dem drei große Flachbildschirme installiert sind.
Je nach Bedarf ist er entweder High-Tech-Arbeitsplatz für eine Person oder Konferenztisch für die gemeinsame Ad-hoc-Teamarbeit von bis zu drei Teilnehmern. Durch Drehen des Tisches um seine Mittelachse lässt dieser sich den Bedürfnissen entsprechend verwandeln.
"80 Prozent der Arbeitnehmer werden mobile E-Arbeiter sein"
"Ein Monitor allein bietet sehr wenig Platz. Daher haben wir uns entschieden, drei Displays nebeneinander in unseren Arbeitsplatz zu integrieren. Somit kann auf einem Schirm der E-Mail Posteingang angezeigt werden, auf dem zweiten bleibt man mit Arbeitskollegen via Webkonferenz verbunden und auf dem dritten laufen Programme, mit denen gerade gearbeitet wird", sagt Projektleiter Uwe-Ernst Haner, der davon überzeugt ist, "dass bis 2020 insgesamt 80 Prozent der deutschen Arbeitnehmer mobile E-Arbeiter sein werden."
Deren Arbeitsbedingungen haben die Fraunhofer-Forscher in einem Zukunftsszenario so beschrieben: Bereits vor Arbeitsbeginn lassen sich künftig abonnierte Inhalte auf flexiblen, papierähnlichen Displays darstellen. Erste Arbeiten werden mit Hilfe personalisierter Software-Agenten ohne Zutun des Anwenders erledigt. Darunter fallen auch mühsame Arbeiten wie das Auffinden von Informationen, was mit Hilfe intelligenter Suchverfahren und einer innovativen Informationsaufbereitung und Speicherung gelingt.
Mobile Breitbandkommunikation ermöglicht es dabei, auch multimediale Informationen komfortabel zu übertragen. "Das Papier wird nicht komplett verschwinden", ist Stefan Rief überzeugt. "Vielmehr werden erweiterte Digitalisierungsmöglichkeiten die gleichzeitige Existenz beider Systeme sinnvoll ermöglichen.
Flexibles Arbeiten
Technologien, die keine Verkabelung benötigen, ermöglichen verstärkt ein flexibles Arbeiten, sowohl im Büro als auch außerhalb. Ergänzend dazu wird eine strukturierte Verkabelung für datenintensive Dienste, etwa das weiterhin notwendige Drucken, und stationäre Arbeitsplätze vorhanden sein.
Für das mobile Arbeiten stehen in Zukunft breitbandige Zugänge zu Unternehmensdaten und zu Diensten im komplett vernetzten Zuhause zur Verfügung. WLAN-Hotspots und überall verfügbare Mobilfunk-Technologien kommen flächendeckend zum Einsatz.
Auch datenintensive Dienste, wie etwa mobile Videokonferenzen, werden möglich. Durch Positionserkennung lassen sich mobile Kommunikationspartner schnell auffinden. Allgegenwärtige Informations- und Kommunikationstechnologien ermöglichen flexibles Arbeiten zu jeder Zeit und an jedem Ort.
Eine Vielfalt von Endgeräten unterstützt den Anwender dabei bedarfsorientiert, egal, ob diese fest installiert sind oder sich am Körper des Anwenders befinden. Damit die Datensynchronisation und der Datenaustausch mit Kollegen und Partnern jederzeit möglich ist, werden sich Standards etablieren.