So finden Sie das perfekte Hotel

Die nächste Tagung steht bereits auf dem Plan, doch die Location ist noch nicht gewählt? Nicht selten stehen große und kleine Firmen und Unternehmer vor großen Herausforderungen, wenn es darum geht, das perfekte Hotel auszuwählen. Schließlich ist die Wahl eines geeigneten Tagungshotels von entscheidender Bedeutung, um eine erfolgreiche und reibungslose Geschäftsveranstaltung zu gewährleisten. 

Der Tagungsort: Mehr als nur ein Arbeitplatz

Reinhard Peter empfiehlt zunächst, die Größe des Hotels an die Größe der Tagungsgruppe anzupassen. „Je kleiner die Gruppe, desto individueller fühlt man sich in einem Hotel unter 50 Betten,“ erklärt der Profi. Auch zur Hotelentfernung hat er wertige Tipps für einen effektiven Tagungsverlauf: „Man sollte bewusst einen Ort wählen, der ein Stück weiter weg ist, so dass man abends nicht einfach heimfahren kann. Wenn das ideale Hotel theoretisch etwas zu weit für das eigene Budget entfernt ist, sollte man die Kosten einer Tagung genau durchrechnen. Letztlich macht das nur einen Bruchteil aus, aber ich bekomme mehr Emotionen und Output meiner Teilnehmerinnen und Teilnehmer.“

Zum Thema Wellnesshotel als Tagungslocation äußert sich Peter eher verhalten. „Oft wird der Wellnessbereich bei einer Tagung gar nicht genutzt. Vielleicht auch, weil die Mitarbeitenden dort nicht mit ihrem Chef zusammenkommen möchten. Im Gespräch mit Hoteliers haben wir festgestellt, dass die Businesskunden einen gut ausgestatteten Fitnessbereich einem Wellnessbereich vorziehen.“ Das Gefühl von zu viel Urlaubsstimmung sollte bei einer Tagung ebenfalls nicht aufkommen: „Natürlich soll das keine Luxusreise werden, sondern einfach ein angenehmer Aufenthalt sein. Ein Hotel in der Natur ist, erst recht seit Corona, immer gut.“

„Ich selbst achte zuallererst auf die Bestuhlung des Raumes. Die einfachen, stapelbaren Bankettstühle sind praktisch, bieten aber meist nur bedingt Sitzkomfort. Sitzsäcke oder Strandstühle sehen total cool aus und sind bei einem kurzen, kreativen Brainstorming OK, aber sie sind nicht für ein oder zwei Tage geeignet. Stühle einer Tagung sollten ergonomisch sein, vielleicht sogar Armlehnen haben und eine Rückenlehne besitzen, die nachgeben kann, damit man den Rücken entlasten kann.“

Die technische Ausstattung der Tagungshotels in Deutschland ist mittlerweile durch die Bank weg gut. Einige Hotels besitzen interaktive Whiteboards, andere nur einen Beamer. Doch auch dieser ist für die meisten Events vollkommen ausreichend. Reinhard Peter weiß: „Der hybride Anteil bei Tagungen ist eher gering. Oft wird nur kurz der Vorgesetzte der Firma zugeschaltet. Außerdem verweist jedes gute Hotel bei aufwendigen technischen Fragen auf einen externen Technikpartner.“ Im Falle eines Lehrgangs sind die Eventlocations oft gut vorbereitet: „Viele Hotels wollen im vorab wissen, wer der Trainer ist, damit sich Hotel und Trainer untereinander direkt verständigen, wie der Raum vor Beginn optimal eingerichtet wird.“ 

Das Begleitprogramm zur Tagung rundet das erfolgreiche Event ab

Ein weiterer Erfahrungswert von Reinhard Peter bezieht sich auf das Rahmenprogramm der Tagungen. „Ein klassisches Seminar dauert im Durchschnitt etwa 1,6 Tage. Das heißt, ich fange am Vortag am Vormittag an und am nächsten Tag höre ich nach dem Mittagessen oder am Spätnachmittag auf.“ Da Teilnehmerinnen und Teilnehmer in dieser Zeit auch Downtime benötigen, um Informationen richtig zu verarbeiten, sollte es ein flexibles Begleitprogramm geben. Dieses kann zeitgleich eine effektive Maßnahme zum Teambuilding darstellen oder den Mitarbeitenden dabei helfen, einander besser kennen zu lernen.

„In manchen Tagungshotels kann man flexibel während des Tages entscheiden, welche Programmpunkte nach dem offiziellen Teil genutzt werden. Hier kann man dann die Gruppe abstimmen lassen,“ erklärt Peter. Er mahnt dazu, bei festen Vorab-Buchungen immer die Bedürfnisse und Voraussetzungen der Gruppe im Kopf zu behalten: „Events wie Geocaching, wo man allein durch den Wald rennt, sind spannend, aber für das Teambuilding denkbar ungeeignet. Ein Team-Quiz hingegen ist eine gute Gelegenheit, um sich besser kennenzulernen.“

Auch bei der Abendgestaltung hat Peter Tipps für Veranstaltende: „Auf keinen Fall sollte man als Firma zu knausrig sein, wenn es um die Getränke am Abend geht. Man kann sich mit dem Hotel auf eine Kostenpauschale einigen – das ist meistens teurer – oder man kann einfach sagen: bis 23 Uhr werden die Getränke gezahlt und dann läuft alles auf Selbstzahlerbasis. Das nimmt keiner der Firma übel. Schließlich geht das Seminar am nächsten Tag weiter.“ 

Tipps für die Buchung

Reinhard Peter kennt sich in der Welt der Tagungshotel aus – das zeigt auch sein letzter Tipp. Denn auch wenn die Organisatoren sich vorab für ein Hotel entschieden haben, sollten sie gewisse Punkte bei ihrer Buchung bedenken.

„Die beliebtesten und teuersten Buchungstage sind Dienstag bis Donnerstag. Da sollte ich nicht erst vier oder fünf Wochen vorher anfragen, sondern gerne mit einem halben Jahr Vorlaufzeit.“ Auch auf ihre Anfrage sollten sich die Firmen gut vorbereiten: „Ein paar Grundfragen man immer beantwortet können: Wie viele Leute nehmen an der Tagung teil? Wie sollen die Leute im Raum sitzen? Wird ein zusätzlicher Raum benötigt? Hotels berechnen die Raummiete extra und haben eigene Quadratmeterschlüssel, wie viel Platz benötigt wird. Man kann sich auch als kleine Gruppe einen größeren Raum mieten, sollte das aber unbedingt vorher klären, damit es vor Ort keine bösen Überraschungen gibt.“

Interview: Susanne Gietl, Text: Sandra Gundelach