Zeitfresser E-Mails Wo sind wir stehengeblieben?

Ökonomen haben die Büro-Kommunikation untersucht: Ständig werden Mitarbeiter von E-Mails terrorisiert, ihre Konzentration leidet, die Fehlerquote steigt. Die Experten präsentieren verblüffende Lösungen.

Von J. Bönisch

Es ist wie mit Schokolade oder Chips: Natürlich sind sie ungesund, das weiß jedes Kind. Trotzdem gelingt es kaum zu widerstehen. Jeder greift zu, wenn eine Schale auf dem Tisch steht.

Genauso läuft es, wenn rechts unten an unseren Monitoren ein kleiner, gelber Briefumschlag erscheint: Wir haben Post, signalisiert das. Und schon unterbrechen wir unsere Arbeit um nachzusehen, wer da etwas von uns will. Natürlich wissen wir, dass die Nachricht vermutlich nicht sofort beantwortet werden muss, dass uns das Abschweifen Zeit kostet und unsere Arbeit zerstückelt, dass wir so nie konzentriert an einem Stück unsere eigentlichen Aufgaben erledigen können. Und trotzdem wollen wir unbedingt wissen, was da im Posteingang auf uns wartet. Und zwar sofort.

In Panik ohne Postfach

Nach Berechnungen des amerikanischen Beratungsunternehmens RescueTime, das Nutzerprofile von 40.000 Angestellten analysierte, öffnet ein typischer "Wissensarbeiter" etwa 50 Mal pro Tag sein E-Mail-Fenster, 77 Mal benutzt er das Instant-Messaging-Programm für den schnellen Versand von Texten, nebenbei besucht er noch etwa 40 Web-Seiten.

Zahlreiche Umfragen und Fallstudien kommen regelmäßig zu ähnlichen Ergebnissen: Glaubt man einer Studie des Softwarehauses Symantec, haben 51 Prozent aller europäischen Beschäftigten Schwierigkeiten mit der wachsenden Zahl von Mails, die sie täglich bearbeiten müssen. 21 Prozent sind sogar abhängig: Sie rufen ständig und zwanghaft ihre Nachrichten ab und geraten in Panik, sobald sie keinen Zugang zu ihren Postfächern haben.

Nach einer Studie der University of California sind Mitarbeiter in Büros nur elf Minuten lang dazu in der Lage, einer Aufgabe am Stück nachzugehen. Dann werden sie unterbrochen - und kehren erst nach 25 Minuten wieder zurück zum ursprünglichen Vorgang.

Lieber Drogen als E-Mails

Das Londoner King's College wählte im Jahr 2005 einen anderen Ansatz, um die Leistungsfähigkeit moderner Angestellter zu überprüfen: Die Wissenschaftler stellten zwei Gruppen die selben mittelschweren Aufgaben. Gruppe Nummer eins wurde parallel zur Bearbeitung mit E-Mails bombardiert, Gruppe zwei bekam statt dessen Marihuana verabreicht. Man ahnt es bereits: Die Zugedröhnten schnitten besser ab.

Nun liegt erstmals eine E-Mail-Studie vor, in der gezielt die deutschen Angestellten unter die Lupe genommen wurden. Entstanden ist sie an der TU Freiberg, und ihre Ergebnisse gehen in die gleiche Richtung wie die internationaler Untersuchungen. Im Durchschnitt bekommen die deutschen Angestellten 29 E-Mails pro Tag. Aus dieser Zahl ist Spam bereits herausgerechnet. Sie verbringen einen Großteil ihrer Zeit damit, diese Nachrichten zu bearbeiten und zu beantworten, nämlich 18,3 Prozent. Zum Vergleich: Das Erledigen der Kernaufgaben beansprucht nur 26 Prozent, Besprechungen von Angesicht zu Angesicht nur 16 Prozent der Arbeitszeit.

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