Das Telefon klingelt Sturm, auf dem Bildschirm erscheint das Fenster "Sie haben Post", und ein Kollege möchte etwas Wichtiges besprechen. Wer da nicht in Stress gerät, ist hart im Nehmen oder ein Multitasking-Genie. "Viele Dinge parallel zu tun, kostet Kraft, verursacht Stress und ist eigentlich gegen unsere Natur", meint der Business-Coach Karsten Noack aus Berlin. Bestimmte Multitasking-Vorgänge kann man trainieren, bei allen anderen Aufgaben sollte man Prioritäten setzen.
Statt regelmäßig an die eigenen Grenzen zu stoßen, ist es deshalb empfehlenswert, am Arbeitsplatz konsequent Prioritäten zu setzen und feste Abläufe zu planen: So sollte man sich zum Beispiel die Regel setzen, zu festen Zeiten nur morgens oder nachmittags seine E-Mails abzuarbeiten und sich dann auch diszipliniert daran zu halten. Dann stören die nicht alle fünf Minuten den Arbeitsfluss.
Warm gequatscht
Auch könne man sich einen festen Zeitblock für Telefongespräche reservieren, so Noack. "Das hat den Vorteil, dass man sich schon warm gequatscht hat und es weniger Energie verbraucht."
Der Begriff Multitasking kommt ursprünglich aus dem Computer-Bereich und beschreibt die Fähigkeit eines Betriebssystems, mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Das menschliche Gehirn hingegen ist nur bei der Kombination bestimmter Aktionen multitasking-fähig. "Einfache Informationen können gleichzeitig wahrgenommen werden", erklärt Prof. Torsten Schubert, Neurowissenschaftler an der Ludwig-Maximilian-Universität München. "Entscheidungen können hingegen nicht gleichzeitig gefällt werden."
Der Kollege kann warten
So fällt es leicht zu telefonieren und nebenher Gegenstände über die Augen wahrzunehmen. Auch Sprechen und Routinetätigkeiten wie Abwaschen gehen gleichzeitig. "Sitzt man jedoch im Auto und überlegt, ob man nach links oder rechts abbiegen muss, und soll gleichzeitig über ein Fußballspiel diskutieren, geht das nicht", sagt Schubert. Das Nachdenken über das Fußballspiel wird für einen kurzen Moment gestoppt und die Richtungs-Entscheidung zuerst bearbeitet.
Das Gehirn schaltet zwischen den verschiedenen Aufgaben hin und her. "Wer die Wahl hat, sollte ständige Unterbrechungen am Arbeitsplatz vermeiden", sagt Prof. Schubert und empfiehlt, die Tätigkeiten nacheinander abzuarbeiten. "Die Pop-Ups auf dem Bildschirm kann man ausschalten und dem Kollegen ruhig sagen, dass man belegt ist", rät auch Prof. Friedhelm Nachreiner, Arbeits- und Organisationspsychologe an der Universität Oldenburg.
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Säugetiere zählen, Möbel verrücken
Bei einfachen Aufgaben helfe es, eine gewisse Routine zu entwickeln. Dann könne man leichter auf weitere Aufgaben umschalten. Komplexe Arbeitsabläufe hingegen gilt es zu strukturieren und in eine Rangordnung zu bringen: "Wichtige Dinge, die die Aufmerksamkeit komplett erfordern, sollte man in der Reihenfolge der Wichtigkeit nacheinander erledigen, ohne sich ablenken zu lassen", sagt Prof. Nachreiner.
Arbeitsabläufe in die richtige Reihenfolge zu bringen, ist auch eine Frage der Wahrnehmung: "Gerade in Führungspositionen, in denen viele Dinge koordiniert werden müssen, gilt es, den Weitblick nicht zu verlieren", sagt George Pennington, Multitasking-Trainer aus Polling bei München. Kleine Übungen könnten die Wahrnehmung schulen: "Zählen Sie während normaler Alltagstätigkeiten, beispielsweise beim Spazieren, ihre Atemzüge", sagt Pennington - nicht endlos allerdings, sondern von eins bis elf und dann wieder von vorn.
Das schnelle Umschalten zwischen verschiedenen Aufgaben lässt sich durchaus üben. Prof. Schubert empfiehlt, Sudokus oder Kreuzworträtsel unter Zeitdruck zu lösen oder zum Beispiel in einer halben Minute so viele Säugetiere wie möglich aufzuzählen. "Nach zehn bis zwölf Tieren wird es schwierig", sagt Schubert. "Dann sollte man direkt im Anschluss Möbelstücke aufzählen und sich daran erinnern, wo diese im Wohnzimmer stehen". Auch das Alphabet mit Zahlen zu mischen, trainiert das Umschalten im Gehirn. "Das kann man in der Schwierigkeit noch steigern, indem man Vorwärts- und Rückwärtszählen kombiniert", ergänzt Prof. Friedhelm Nachreiner.