Verwaltung: Wie Behörden Kosten senken könnten

Die Ämter könnten durch mehr Digitalisierung ein Drittel ihrer Kosten einsparen.

Wie wird die Höhe von Verwaltungsgebühren festgelegt? Das klingt nach einer einfachen Frage. Tatsächlich steckt dahinter aber ein komplexes Konstrukt an Gesetzen, Regelungen und auch Ermessensspielräumen. Kurz gefasst lässt sich dieses Konstrukt jedoch herunterbrechen auf die Formel: hoher Aufwand - hohe Gebühren, niedriger Aufwand - niedrige Gebühren.

Dass der Aufwand oft hoch ist - und damit auch die Gebühren - liegt aber auch daran, dass deutsche Behörden noch immer viel mit Papier, Briefmarken und Aktenordnern arbeiten. Das Kompetenzzentrum Öffentliche Informationstechnologie (ÖFIT), das am Fraunhofer-Institut für offene Kommunikationssysteme angesiedelt ist, hat 2015 in einem Gutachten genau aufgedröselt, wie viel die häufigsten Dienstleistungen wie etwa die Anmeldung eines Autos die öffentliche Verwaltung schätzungsweise kosten. Außerdem haben die Autoren veranschlagt, welche Kosten bei einer voll digitalisierten Verwaltung anfallen würden, und die beiden Zahlen verglichen. Das Ergebnis: Die Behörden könnten durch E-Government bei den 60 am häufigsten nachgefragten Leistungen ein Drittel der Kosten einsparen.

Natürlich ist es auch teuer, ganze Verwaltungsapparate umzustellen. "Doch trotz Investitions- und Unterhaltungskosten sind durch die Digitalisierung deutliche Kosteneinsparungen möglich", sagt Mike Weber, der an dem Gutachten beteiligt war. Der stellvertretende Leiter des ÖFIT geht davon aus, dass dies auch zu einer Senkung der Gebühren führen wird - und würde das von den Behörden "mittelfristig auch erwarten".

Die Bürger sind jedenfalls bereit für digitalisierte Ämter, wie eine Untersuchung der Wirtschaftsberatungsgesellschaft PwC ergeben hat. Demnach sind 91 Prozent der Bürgerinnen und Bürger offen dafür, Verwaltungsvorgänge online zu erledigen. Zwei Drittel haben die digitalen Dienste, die es bereits gibt, auch schon genutzt, allerdings eher sporadisch und vereinzelt.

Das liegt wohl auch daran, dass die deutschen Behörden in Sachen Digitalisierung noch einiges nachzuholen haben. "Weder sind digitale Services in einer gemeinsamen Datenbank verknüpft, noch werden vernetzte Daten zur papierlosen Beantragung von Kindergeld oder anderen Unterstützungsleistungen weitergeleitet", heißt es in der PwC-Untersuchung. Und auch Mike Weber vom ÖFIT sagt: "Es gibt sehr viele Länder, die bei der Digitalisierung deutlich weiter sind als Deutschland - etwa Estland, Österreich und Dänemark."