Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts soll die Arbeitszeit künftig vom Arbeitgeber dokumentiert werden, und zwar "objektiv, verlässlich und zugänglich". Doch wie? Eines ist klar: Die historische Stechuhr, die in der Industrialisierung groß wurde, wird im Jahr 2022 wohl kaum ihr Comeback feiern. In Unternehmen, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home-Office oder von unterwegs aus arbeiten, braucht es ein einheitliches System zur Arbeitszeiterfassung. Die wichtigsten Fragen und Antworten im Überblick:
Wie kann die Arbeitszeit im Büro erfasst werden?
Analoge Zeiterfassungssysteme wie Stundenzettel sind nur in kleinen Unternehmen umsetzbar. Excel-Tabellen oder andere Listen-Systeme funktionieren ähnlich und bedeuten einen Mehraufwand für Arbeitnehmende. PR- und Werbeagenturen nutzen sie bereits, um ihre Arbeitszeit für Kunden zu dokumentieren. Stationäre Systeme wie Lesegeräte nehmen ihnen die Arbeit ab. Dabei handelt es sich meist um fest installierte Terminals, etwa am Eingang des Unternehmens. Sie sind das digitale Äquivalent zur Stechuhr: Mitarbeitende können sich mit einem Chip oder einer Karte morgens ein- und abends ausstempeln. Auch eine Zeiterfassung mithilfe biometrischer Daten, etwa einem Fingerabdruck, ist möglich. Die Terminals speichern die Arbeitszeiten automatisch in einer Datenbank, die von der Personalabteilung verwaltet wird. Der Nachteil: Wer im Home-Office arbeitet, wird nicht erfasst.
Was können Angestellte machen, die zu Hause oder unterwegs arbeiten?
Für Mitarbeitende, die selten im Büro sind, kommen mobile Zeiterfassungssysteme infrage. Diese Systeme laufen am Computer oder per App auf dem Tablet oder Smartphone. Browser-Stempeluhren und Apps funktionieren ähnlich wie die analoge Variante: Angestellte können sich per Klick ein-, aus- oder in die Pause stempeln. Eine andere Möglichkeit sind Chatbots: Mitarbeiter können über eine App oder einen Desktop-Chat mit ihnen kommunizieren und Kommandos wie "Einstempeln", "Ausstempeln" oder "Pause" eintippen. Einige Systeme verwenden auch Ortungsdienste per GPS, um zu kontrollieren, ob Angestellte wirklich an dem von ihnen angegebenen Arbeitsort waren, zum Beispiel bei Mitarbeitern im Außendienst oder Handwerkerinnen.
Wer trägt die Kosten?
Analoge Stundenzettel und digitale Tabellen sind umständlich, aber immerhin günstig oder komplett kostenlos. Komplexere Software und andere digitale Systeme gehen dagegen schnell ins Geld, sowohl bei der Anschaffung als auch beim Unterhalt. Die gute Nachricht für freie Mitarbeiterinnen und Angestellte: Diese Kosten trägt der Arbeitgeber. Das Unternehmen oder die Behörde geben das System vor und muss es auch selbst bezahlen.
Was ist mit dem Datenschutz?
Wenn Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen, gelten die Daten, die dabei aufgezeichnet werden, als personenbezogen. Die europäische Datenschutzgrundverordnung macht dafür klare Vorgaben. Unter anderem dürfen die Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden. Es ist also verboten, die Gelegenheit zu nutzen, um gleichzeitig Leistung und Verhalten der Angestellten zu überwachen oder Bewegungsprofile zu erstellen. Insbesondere Software, die auf dem Arbeitsrechner läuft, könnte sonst missbraucht werden, um fast alle Aktivitäten aufzuzeichnen. Zu solchen Methoden dürfen Arbeitgeber nur greifen, wenn es einen Betrugsverdacht gibt.
Besonders heikel wird es, wenn Unternehmen Systeme einsetzen, die Arbeitnehmende mit biometrischen Daten identifizieren. Diese gelten als besonders sensibel und sind stärker geschützt. Deshalb müssen Arbeitgeber begründen, warum es unbedingt erforderlich ist, etwa Fingerabdrücke zu sammeln. Vor zwei Jahren urteilte das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg, es reiche nicht zu sagen, man benötige eine fälschungssichere Zeiterfassung. Auch für die Erfassung von GPS-Daten im Außendienst sind die Hürden höher, die Angestellten und der Betriebsrat müssen ausdrücklich zustimmen.
Was gilt alles als Arbeitszeit?
Wer sich morgens in den Bus oder in das Auto setzt, um ins Büro zu fahren, arbeitet noch nicht. Wer den Laptop morgens im Home-Office einfach nur aufklappt, arbeitet offiziell auch noch nicht. Was zur Tätigkeit gehört, sollte vom Arbeitgeber festgelegt werden. Bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Außendienst gehört auch die Fahrt zur Arbeitszeit dazu. Das Ausfüllen von Tabellen oder Listen zur Arbeitszeiterfassung gehört übrigens auch dazu.
Wer abends im Home-Office noch schnell eine Mail schreibt, darf sich das notieren. Wer kurz seinen Arbeitsplatz verlässt, um dem Paketboten die Tür zu öffnen, müsste das streng genommen auch aufschreiben, denn es handelt sich dabei um eine Unterbrechung der Arbeitszeit. Dabei ist es egal, ob es drei Minuten, dreißig Minuten oder drei Stunden sind.
Wie kontrollieren Unternehmen, dass niemand zu viele Überstunden macht?
Die Arbeitszeit zu messen, ist das eine - die vertraglich festgelegte Dauer auch durchzusetzen, ist das andere. Denn die beste Zeiterfassung bringt nichts, wenn am Ende trotzdem 70-Stunden-Wochen dabei herauskommen, es alle Beteiligten als normal hinnehmen und die Überstunden vielleicht nicht einmal vergütet werden. Denn das verspricht die Arbeitszeiterfassung nicht. Früher war in den meisten Berufen zumindest klar zu sehen, wer wie lange arbeitet: Sobald man das Büro verlässt, ist Feierabend. Doch mit Diensthandy und Laptop verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit.
Im vergangenen Jahrzehnt haben deshalb viele Unternehmen versucht, die digitale Überforderung einzudämmen. Manche Konzerne, wie etwa VW, schalten nach Feierabend etwa automatisch den E-Mail-Server für alle Smartphones ab. Andere löschen alle Nachrichten, die eintreffen, während man eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet hat. Allerdings geht den Angestellten damit auch die Flexibilität verloren, sich ihre Arbeitszeit selbst einzuteilen.
