Jörg Füllengraben kannte es eben nicht anders. Auch nach 20 Jahren in der Veranstaltungsbranche mochte der 43-Jährige die Herausforderung, den Stress, für alles eine Lösung zu finden. Auch wenn es manchmal gar nicht klappen wollte bei einem Messestand. Füllengrabens Unternehmen Deutsche Werbewelt baute nicht bloß die Wände und verlegte die Teppiche, sie sorgte auch für Beamer, LED-Wände, Lichtinstallation und vieles mehr. Doch nun hat Füllengraben ein Problem, bei dem auch er nicht mehr weiterkommt: die Corona-Pandemie.
"Das brach alles weg", sagt er, und zählt auf, welche großen Messen der Reihe nach abgesagt wurden, von Barcelona bis Frankfurt. Er aber wollte nicht aufgeben. Die Firmen müssten ja doch ihre Produktneuheiten präsentieren, und wenn nicht auf Messen, dann eben digital, übers Internet. Und, so schloss er weiter, wenn die Kunden nicht zu ihm kommen könnten, käme er eben zu ihnen. Mit einem Truck, der ein komplettes TV-Studio enthält, von dem aus man sogar live ins Netz streamen kann. "In einer Stunde ist das aufgebaut", sagt Füllengraben.
Ganz so schnell geht es nicht bei dem, was die Kölner Digitalagentur Blanx anbietet. Sie hat schon einige Veranstaltungen betreut, die zwar nur virtuell stattfanden, aber einem realen Treffen so nahe wie möglich kamen. Alle Teilnehmer bekommen bei ihnen vorab eine Virtual-Reality-Brille und können sich dann in virtuellen Räumen bewegen und mit anderen Teilnehmern in Kontakt treten. "Viele Unternehmen prüfen, was man jenseits von Webex und Zoom tun könnte", sagt Geschäftsführer Michael Gairing. Darunter seien Schwergewichte wie Siemens, SAP oder Continental.
Präsentieren funktioniere ja gut mit den mittlerweile recht bekannten Videokonferenz-Werkzeugen. Aber wenn es darum gehe, gemeinsam etwas zu entwickeln, stießen die an ihre Grenzen. Und: Wer richtig in die virtuelle Welt eingetaucht sei, erhalte vielfältige Sinneseindrücke, sei mehr dabei, "anders als in Zoom, da werden schon mal nebenher E-Mails geschrieben", sagt Gairing. Ein großes Pharmaunternehmen setze die Technik in mehreren Bereichen ein, beispielsweise zur Fortbildung, bei der ein Arzt etwas am virtuellen Patienten erkläre.
Irgendwie klar, dass es für solche virtuellen Treffen eine gute Vorbereitung braucht. Die Internetleitung darf nicht zu schwachbrüstig sein, wer aber etwa Netflix in 4K-Auflösung empfangen könne, bei dem reiche die Leitung aus, sagt der Agenturchef. Die entscheidende Frage sei, wie viele Teilnehmer gleichzeitig in einem virtuellen Raum sein sollen. Wenn es mehr als 50 seien, könne nicht jeder gleichzeitig aktiv sein, "dann muss man das regulieren". Die Leitungsqualität werde aber vorher geprüft, um negative Erlebnisse auszuschließen.
Für viele Teilnehmer ist es zudem das erste Mal, dass sie mit der Technik konfrontiert werden. Bei einem großen deutschen Geldhaus waren sich die Verantwortlichen nicht ganz sicher, ob auch die älteren Mitarbeiter im virtuellen Raum zurechtkommen würden, erzählt Gairing. Daher gibt es vorab ein sogenanntes Onboarding, bei dem die Teilnehmer mit der Technik vertraut gemacht werden.
"Erst in der Zusammenarbeit wird es gut."
Neu ist die Technik übrigens keineswegs. Neu ist nur, dass sie in einem anderen Umfeld eingesetzt wird. Denn der digitale Raum der Kölner wird mit einer sogenannten Spiele-Engine entwickelt, Software also, wie man sie sonst zum Erschaffen virtueller Spielewelten verwendet. Und wie kommt die Technik eigentlich bei den Teilnehmern an? "Erst in der Zusammenarbeit wird es gut", sagt Gairing, "nach 15 bis 20 Minuten hab ich vergessen, dass ich mit einem Avatar spreche", mit einer Kunstfigur also.
Noch sind Treffen in 3-D-Welten aber die Ausnahme. Wer aber glaubt, es reiche, etwa ein Event mit Panel-Diskussionen, Vorträgen und so weiter einfach nur ins Netz zu streamen, der irrt gewaltig. "Man darf ein Offline-Event nicht 1:1 abbilden", sagt Antje Schwuchow, die beim Businessnetzwerk und Eventveranstalter Xing für das Marketing von Events zuständig ist. Um das zu vermeiden, "muss man die meiste Zeit reinstecken".
Gute Planung im Vorfeld ist also unabdingbar, auch um zu entscheiden, mit welcher Technik ein Event ins Netz gebracht werden soll. "Es gibt Tools für 2000 bis 200 000 Euro", sagt Schwuchow. Ihre Kollegin Verena Gladiator, Leiterin des Business-Developments bei Xing, ergänzt: "Ich hab schon Fälle gesehen, wo die Plattform nicht zum Konzept passte." Wichtige Fragen seien etwa, wie viel Interaktion oder wie differenzierte Reports über den Besuch an den einzelnen Ständen einer Messe es geben solle.
Spielerische Elemente kommen häufig besonders gut an
Anders als bei realen Messen kann bei virtuellen Treffen auch der Zugang problematisch sein. Bei herkömmlichen Events bekommt man vorab sein Ticket, das tauscht man am Eingang gegen den Ausweis aus, und das war's in aller Regel. Bei virtuellen Messen aber müssen sich die Teilnehmer immer wieder anmelden, wenn sie teilnehmen wollen. Da ist es dann besonders ungünstig, wenn das nicht klappt. Oder wenn es beim Event überhaupt technische Probleme gibt.
Christoph Commes weiß, wie sich das anfühlt. Er ist zuständig für Mingle Cloud, das jüngste Kind des Veranstaltungs-Start-ups "Bits & Pretzels", das die erfolgreiche gleichnamige Veranstaltung in München ausrichtet. Start-ups werden dabei mit etablierten Unternehmen zusammengebracht. Mingle Cloud ist eine selbst entwickelte Plattform für Online-Veranstaltungen, doch leider hatte sie bei ihrer großen Bewährungsprobe, bei der erstmals rein digitalen Bits & Pretzels 2020, anfangs "Schluckauf", wie Commes das nennt.
Unerwartete technische Probleme bremsten die Veranstalter aus, "das war sehr beunruhigend", und zu allem Unglück waren es immer wieder neue und andere Probleme - die Nächte waren jeweils lang. Dann aber "lief es durch". Die Resonanz beim Publikum sei dennoch positiv gewesen, "besser als erwartet", freut sich Commes. Es sei eben ein großes Risiko gewesen, eine Veranstaltungsplattform selbst zu entwickeln. Besonders gut eingeschlagen haben seiner Erfahrung nach die spielerischen Elemente: Bei einer Art Roulette, bei der man mit anderen, zufällig ausgewählten Teilnehmern zusammentraf, seien die Teilnehmer weit mehr als eine Stunde dabeigeblieben.
Die Plattform Mingle Cloud will das Start-up ständig weiterentwickeln, schon in zwei Wochen steht die nächste Herausforderung an, eine Veranstaltung von Bosch. Im Januar folgt dann die Sportmesse Ispo, die erstmals rein digital abgehalten wird. "Viele sahen das noch als Notlösung", sagt Commes, "aber das hat sich gewandelt. Das zieht jetzt los."
Das sieht man auch bei Xing so. "Reale Events kommen wieder", sagt Antje Schwuchow, "wir alle freuen uns darauf. Aber ein Teil bleibt. Vieles wurde jetzt entwickelt, das hätte sonst noch Jahre gedauert. Events werden dadurch noch besser." Und noch eine Tendenz sei erkennbar, sagt Verena Gladiator von Xing: "Es gibt mehr und mehr Events, die auch Geld für die Teilnahme verlangen. Das wird weitergehen."
Dass es weitergeht, das hätte sich auch Messebauer Jörg Füllengraben gewünscht. Der Truck mit dem TV-Studio, den er zusammen mit einem Dortmunder Autohaus aufgebaut hatte, er wurde genau null Mal gebucht. Ende August meldete Füllengraben Insolvenz an - kurz bevor Wirtschaftsminister Altmaier neue Hilfen ankündigte. 25 Mitarbeiter musste er entlassen. "Das waren keine Managementfehler", sagt er, "uns wurde die Grundlage entzogen." Nun versucht er, Luftfilteranlagen zu verkaufen. "Die Angst bei den Leuten", sagt er, "das ist ja vielleicht eine Chance."