Kommunikation: Wen’s nicht interessiert, der kann’s ja löschen

Nach einem längeren Urlaub sammeln sich im E-Mail-Postfach viele Mails an – die meisten davon sind unwichtig. Aber welche? Christoph Dernbach/dpa

53 Mails erhalten Büromenschen in Deutschland durchschnittlich pro Tag. Schon oft wurde diese Form der Kommunikation schon totgesagt. Aber es ergießen sich ständig mehr Nachrichten in die Postfächer. Wie kann das sein?

Freitag ist der beste Tag. Ja, denn Freitag ist der Tag, an dem die Flut nachmittags höchstens noch tröpfelt. Als hätte jemand bei einem Staudamm den Durchfluss abgesperrt. Dafür ist es am Montag andersherum. Der Schleusenwärter hat wieder aufgemacht. Und die aufgestaute Flut schwappt wieder herein. Verstopft das Mail-Postfach, begräbt die wenigen Nuggets unter sich, die sich in all dem Schlamm aus ungewollten, aus nutzlosen, aus nervigen E-Mails finden.

53 E-Mails erhalten Büromenschen in Deutschland durchschnittlich pro Tag, 14 Prozent davon sogar mehr als hundert, wie der Branchenverband Bitkom kürzlich bei einer Umfrage herausgefunden hat. 53 oder mehr kleine Teufelchen, die einen oft genug von der eigentlichen Arbeit abhalten. Und es werden immer mehr. 2024 trudelten noch durchschnittlich 40 Mails am Tag ein, 2021 waren es überschaubare 26 Mails am Tag, die bei Berufstätigen im Postfach landeten. Manche oder mancher mag sich da fühlen wie der unselige Onkel des Zauberlehrlings Harry Potter, dem das Zauberinternat das Haus mit Briefen zuschüttete.

Aber sollten es nicht eigentlich weniger Mails werden? Versprachen doch die Anbieter von Software wie Slack oder Teams, die Kommunikation zu vereinfachen. Stattdessen ist das Gegenteil der Fall. Die Systeme sind meist so eingestellt, dass Nutzer automatisch eine E-Mail bekommen, wenn in irgendeinem Kanal eine neue Nachricht für sie vorliegt.

Das immerhin lässt sich abschalten. Doch die Fragmentierung innerhalb solcher Kommunikationswerkzeuge in eine Vielzahl von Kanälen führt dazu, dass Mitarbeiter Zusammenfassungen schreiben und per E-Mail verschicken. Sie wollen damit sicherstellen, dass auch alle mitbekommen, was besprochen wurde und zu tun ist. Und selbst wenn die neuen Kommunikationswerkzeuge intern funktionieren mögen. Nach außen, zu Kunden, zu Lieferanten bleibt es doch bei der E-Mail.

Jede Mail im Postfach erfordert ein Mindestmaß an Aufmerksamkeit

Unter der Flut an E-Mails leiden weniger jüngere Mitarbeiter, sondern vor allem ältere, weil die oft mehr Führungsverantwortung haben und aufgrund ihrer herausgehobenen Rolle mehr Mails erhalten. Was auch daran liegt, dass es viel zu einfach ist, Mails an große Verteiler – am schlimmsten: an alle – zu verschicken. Davon machen viele Gebrauch, nach dem Motto „wen’s nicht interessiert, der kann’s ja löschen“.

Doch jede Mail, die im Postfach landet, erfordert wenigstens ein Mindestmaß an Aufmerksamkeit und frisst somit etwas Zeit. Dagegen kann man mit verschiedenen Strategien und Hacks angehen. Etwa sich aus Verteilern löschen lassen, in denen man nicht sein will, oder Newsletter abmelden, die man nicht bestellt hat oder nicht mehr haben will. Programme wie Outlook bieten auch Möglichkeiten, vorzusortieren oder nach wählbaren Kriterien bestimmte Mails gleich zu löschen oder in Ordner zu verschieben.

Eines ist allerdings sicher: So schnell wird die E-Mail-Plage nicht verschwinden. Obwohl die Technologie schon viele Jahrzehnte alt ist – die erste E-Mail wurde 1971 verschickt, in Deutschland kam die erste E-Post im Jahr 1984 an –, ist bis heute nichts entstanden, was es an Einfachheit damit aufnehmen könnte. Vom Handy, vom Tablet und natürlich auch vom Computer aus kann man sie verschicken, über spezielle Mailprogramme oder auch von Internetbrowsern aus.

Ihre lange Geschichte bringt auch einige Nachteile mit sich. Sicher ist das System E-Mail nicht. Vor Jahrzehnten dachte noch niemand daran, welchen Aufschwung das Netz nehmen würde und dass die Systeme missbraucht werden könnten. Auf ihrem Weg durchs Netz können E-Mails bei jeder Zwischenstation von Menschen oder Maschinen gelesen werden, die auf die Systeme Zugriff haben.

Mit guter Verschlüsselung ließe sich das zwar verhindern, doch ein massentaugliches System dafür hat sich bisher nicht durchsetzen können. Wer darauf achten muss, verschlüsselt zu kommunizieren, macht das über spezialisierte Anbieter oder über Chatprogramme wie Signal mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Vorsicht ist auch bei scheinbar bekannten Absendern geboten, denn Absenderadressen lassen sich leicht fälschen. Das führt dann dazu, dass Nutzer auf Links klicken, die zu Webseiten mit tückischer Software führt. Das kann dann teuer werden. Entweder für einen selbst, oder aber fürs Unternehmen, wenn etwa Erpresser die Daten verschlüsseln und sie nur gegen Geld (vielleicht) wieder freigeben.

Etwa die Hälfte aller E-Mails ist Spam

Die Mails, die im Postfach landen, sind ohnehin nur ein Teil der an die jeweilige Adresse versendeten Mails. Weltweit wurde 2025 knapp 380 Milliarden Mails verschickt, bis 2027 soll die Marke von 400 Milliarden Mails geknackt sein. Etwa die Hälfte davon ist Spam. Das ist eigentlich eine Marke für Dosenfleisch. Dass die zum geflügelten Wort für unerwünschte Mails wurde, geht auf einen Sketch der Komikertruppe Monty Pythons von 1970 zurück. Die wiederholten das Wort in einem Sketch nervtötend oft. Genauso eben, wie die ungewollten Mails im Postfach nerven.

Der bekannteste Spammer der Geschichte dürfte ein Mann namens Sanford Wallace sein, Spitzname: Spamford. Obwohl ihm die Behörden immer wieder auf die Füße traten, versuchte er es seit Mitte der 1990er-Jahren immer wieder mit neuen zwielichtigen Unternehmungen. 2016 wurde der selbst ernannte King of Spam schließlich zu einer Gefängnisstrafe von 30 Monaten verurteilt, von denen er 21 absaß. Seither hat man kaum mehr etwas von ihm gehört. Was bleibt, ist die Spam-Flut.

Das Phänomen Spam aber lebt weiter, und wie! Um nicht erwischt zu werden, kapern die Spammer gerne die PCs nichts ahnender Nutzer. Sie versenden von diesen Hunderten oder Tausenden Zombie-Rechnern aus jeweils nur eine begrenzte Anzahl an Mails. Damit wollen sie verschleiern, dass Massen an Mails verschickt werden.

Da E-Mails fast nichts kosten, spielt es für die Spammer keine Rolle, wenn nur ein sehr geringer Prozentsatz der Mails zum Erfolg führt. Für die meisten Spammer dürfte es sogar egal sein, denn sie betreiben ihr Geschäft meist nicht für sich, sondern gegen Gebühr für andere. Immer wieder einmal wird ein solches Netz aus gekaperten Rechnern – im Fachjargon Botnet genannt – aufgedeckt und lahmgelegt. Schon bald aber sprießen wieder neue aus dem Boden. Ungenügend abgesicherte Computer gibt es schließlich genug.

Die meisten Spams aber bleiben ohnehin in den Filtern hängen, die die E-Mail-Anbieter betreiben. Wenn es die nicht gäbe, wäre die Flut an E-Mails noch um einiges unerträglicher. Und auch am Freitagnachmittag noch Montag.