Kolumne: Das deutsche Valley:Verwaltung: Wer verändern will, fällt auf
Digitalisierung? Ja, klar! Datenkonsolidierung? Gott bewahre! Behördengang per App? Ja, klar! Digitale Identität? Auf keinen Fall! Die Bürger senden widersprüchliche Signale. Kein Wunder, wenn sich auch die Behörden mit der Digitalisierung schwer tun
Von Marc Beise
Früher hat Thomas Köster in der Politik gearbeitet. Als Mitarbeiter eines Bundestagsabgeordneten hatte er mit vielen Menschen zu tun, häufig in der Verwaltung. Dann hat er für die Konrad-Adenauer-Stiftung (KAS) die politische Wirtschafts-, Sozial-, und Arbeitsmarktpolitik verantwortet. Und hat sich regelmäßig gewundert, warum Reden und Handeln in Sachen Digitalisierung häufig so wenig deckungsgleich sind. Dabei ist die Verwaltungsreform der Schlüssel für mehr Digitalisierung in Deutschland. Köster scheut nicht das Pathos: "Hier sehe ich aktuell den stärksten Handlungsdruck, damit unser Wirtschafts- und Gesellschaftsmodell reüssiert."
Dieser Mann, denkt man sich, könnte ein interessanter Gesprächspartner sein bei der Frage der Fragen: Wie kann das sein, dass einerseits gerade die Politik die Notwendigkeit der Digitalisierung betont, aber ausgerechnet der Bereich, auf den sie Zugriff hat, so zurückhängt?
Mittlerweile ist Köster in die Wirtschaft gewechselt und arbeitet für den IT-Dienstleister SVA System Vertrieb Alexander GmbH in dessen Geschäftsstelle für den Öffentlichen Dienst. In dieser Funktion trifft er in den Behörden, insbesondere im Bund, immer häufiger auf Beamte, die gerne neue Verfahren und Lösungen ausprobieren würden. Auch in der Verwaltung, sagt Köster, habe sich schließlich herumgesprochen, dass die Digitalisierung die Lebenswirklichkeit der Bürger prägt.
So haben viele Menschen ihre Bankfiliale wahrscheinlich seit Jahren nicht von innen gesehen, und nach so manchem Behördengang reift die Erkenntnis, dass das konkrete Anliegen wahrscheinlich schneller und einfacher online zu erledigen gewesen wäre als gerade erlebt. Die Dienstleistungsqualität, die Bürger im Konsum schätzen, erwarten sie immer stärker auch von ihrer Verwaltung.
Diese hat den Ball nach Kösters Beobachtung längst aufgenommen und steckt mitten im größten Umbruch ihrer Geschichte. Vom Einwohner- und Ordnungsamt vor Ort bis zum Bundesministerium und seinen nachgelagerten Behörden, alle haben das gleiche Problem: Sie sind gut in der Verwaltung des Status quo, aber tun sich schwer mit Veränderungen.
Entscheider brauchen also mehr Rückendeckung. Nicht "Ja, aber", sondern: "Mach mal."
Selbst wenn aktiv digitalisiert werden soll, würden Prozesse häufig nur vom Papier auf den Bildschirm gebracht, ohne dass der Prozess selbst überdacht werden würde, sagt Köster und erinnert sich an seine Zeit bei der Stiftung, die ja irgendwie auch eine Art von Verwaltung ist. "Als wir probiert haben, den Veröffentlichungsprozess von Papieren, Broschüren oder Büchern zu digitalisieren, haben wir schlicht die ineffizienten Wege der Umlaufmappe in der vorhandenen monolithischen Dokumenten-Software abbilden müssen. Und das, obwohl es auf dem Markt keinen Mangel an funktionierenden etablierten Projektplanungstools gibt, die tatsächlich die Qualität und Effizienz des Freigabeprozesses hätten verbessern können."
So gehe es auch in vielen Amtsstuben zu, und im Übrigen seien ja auch die Signale der Bürger und ihrer politischen Vertreter nicht gerade eindeutig: "Digitalisierung? Ja, klar! Datenkonsolidierung? Gott bewahre! Behördengang per App? Ja, klar! Digitale Identität? Auf keinen Fall!" Köster zitiert aus einer noch unveröffentlichten Umfrage, die er beim Meinungsforschungsinstitut Kantar Emnid in Auftrag gegeben hat.
Interessant ist - erstes Beispiel - schon die Frage nach dem gewünschten Akteur der Veränderung: Ob eher der Bund die Kommunen ertüchtigen soll oder ob die Digitalisierung eher grundsätzlich bürgernah vor Ort organisiert werden solle? Antwort der Befragten weit mehrheitlich: beides. Wenn aber rund 90 Prozent der Befragten sich sowohl für Zentralisierung als auch für Regionalisierung aussprechen, ist der Bürgerwunsch, sagen wir: widersprüchlich.
Zweites Beispiel: Fast zwei Drittel der Befragten würden ihre Anliegen gerne abschließend mit einer digitalen Anfrage erledigen (One-Stop-Shop-Service). Mehr als die Hälfte der Befragten wünscht sich aber auch Schranken beim Datenaustausch; das zusammenzubekommen ist auch nicht einfach.
Und drittens schätzen die Bürger die intuitive Bedienung ihres Smartphones, hegen aber gleichzeitig Bedenken gegenüber Technologie-Unternehmen. 62 Prozent der Bürger wollen die Verwaltungs-App, aber die überwältigende Mehrheit (70 Prozent) ist gegen die Nutzung der etablierten US-amerikanischen Hersteller. Die aber haben die größte Expertise.
Alles nicht so einfach also, und dann ist da noch die berühmte deutsche Bürokratie. Einerseits bildet sie das beste derzeit bekannte System, eine Verwaltung zu organisieren. Andererseits gibt es anders als in vielen Unternehmen keinen persönlich haftenden Eigentümer, deshalb braucht es Hierarchien, um diese Verantwortlichkeiten zu organisieren. Entscheidungen der Verwaltung sind Staatsakte, die weiterhin einer besonderen Kontrolle unterliegen müssen. Der Formalismus soll gerade vor Willkür schützen, aber er erschwert auch die Entscheidungsprozesse.
Hinzu komme, hat Köster beobachtet, dass die Vergütungsstruktur im öffentlichen Dienst kaum in der Lage ist, Engagement zu honorieren. Im Gegenteil, häufig verschlössen sich Karrierewege für solche Mitarbeiter, die mit Veränderungswillen auffallen. "Die Reformbereiten werden häufig von Leitungsebenen mit Verweis auf die politischen Risiken ausgebremst." Entscheider brauchen also mehr Rückendeckung. Nicht "Ja, aber", sondern: "Mach mal." Und jedes gelungene Beispiel von Digitalisierung sollte rasch publik gemacht werden. "Nur so kann der Kulturwandel gelingen", sagt Köster und bekommt dafür das Schlusswort.