Drucken Sie noch oder lesen Sie schon? Das papierlose Büro ist ja nicht jedermanns Sache, manch einer konsumiert gerade längere Texte ungern am Bildschirm. Und je nach Arbeitgeber wird auch weiterhin viel ausgedruckt und abgeheftet, Bescheide, Rechnungen, Formulare, so was eben. Nur sechs Prozent der deutschen Unternehmen arbeiten vollständig papierlos, rund 60 Prozent bilden mindestens die Hälfte ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse auf Papier ab. Das zeigt eine repräsentative Umfrage des IT-Branchenverbands Bitkom vom November 2020.
In einer Zeit, in der sich deutsche Gesundheitsämter per Fax auf Stand halten, ist das nicht überraschend. Aber wo Papier ist, sind auch sensible Daten drauf. Und die gilt es sicher zu entsorgen. Was ist dabei zu beachten?
Wann sind Daten sensibel?
Welche Daten schutzwürdig sind, ergibt sich vor allem aus den Datenschutzgesetzen von Bund und Ländern, der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und den Sozialgesetzbüchern. Enthalten Unterlagen personenbezogene Daten, stelle die herkömmliche Entsorgung über das Altpapier "ein nicht zu kalkulierendes Risiko dar", heißt es bei Rhenus Data Office. Unbefugte könnten sonst leicht in den Besitz von vertraulichen Informationen gelangen. Das gelte sowohl unmittelbar als auch durch den möglichen Imageschaden bei Meldungen wie "Patientenakten in der blauen Tonne gefunden".
Rhenus Data Office, eine Tochter der Rethmann-Gruppe aus Westfalen, ist eine der größten Firmen unter denen, die Vertrauliches aller Art vernichten und entsorgen. Die Kunden ziehen sich quer durch alle Wirtschaftskreise bis hin zu Behörden: Banken, Versicherungen, Arztpraxen, Rechtsanwälte sowie Justiz und Polizei. Je nach Geschäftszweig sind es höchstpersönliche Kunden- und Patienteninformationen, Produktions- und Finanzdaten, Entwicklungsunterlagen, Geschäftsgeheimnisse.
Aber auch Vereine sammeln durch ihre Mitgliederverwaltung viele personenbezogene Daten an, sie fallen ebenfalls unter die DSGVO.
Wie wird entsorgt?
Die Ämter und Unternehmen sammeln meist intern in speziellen Tonnen, die sich von den Mitarbeitern nicht öffnen lassen und dann von den Aktenvernichtern turnusgemäß oder bei Bedarf abgeholt werden. Alternativ fahren die Anbieter ein spezielles Schredderfahrzeug direkt auf das Firmengelände oder vor die Tür.
Im vergangenen Jahr hat die Arbeit im Home-Office aber das Sammelvolumen etwas verändert. Bei der Entsorgungsfirma Wittmann in Gräfelfing bei München etwa wurde 2020 mit der Aktenvernichtung rund zehn Prozent weniger umgesetzt als im Vorjahr. Über die Gründe lässt sich nur mutmaßen: Entweder wurde weniger verbraucht, oder Firmen sparten bei der Profi-Entsorgung.
Welche Lösungen gibt es für das mobile Arbeiten?
Gar kein Papier produzieren und nur elektronisch lesen und verarbeiten, ist eine Möglichkeit. Eine andere Möglichkeit ist, die Unterlagen sicher zu sammeln und regelmäßig in der Firma zu entsorgen. Sinnvoll ist außerdem, zu Hause einen abschließbaren Aktenschrank zu haben und dort alles Dienstliche, auch den Müll zu verwahren.
Die meisten Entsorger haben aber auch Aktensammelboxen für mobil Arbeitende im Angebot. Die Boxen können Kunden bestellen, befüllen und versiegeln und dann über einen Kurierdienstleister abholen lassen. Der Entsorger vernichtet sie dann ungeöffnet. Üblicherweise ist der gesamte Transportweg nachverfolgbar, da die Fahrzeuge mit einem Satellitensystem ausgestattet sind.
Wie gehen Unternehmen damit um?
Da der Umgang mit Daten ohnehin gesetzlich geregelt ist, ist der Rahmen bereits gesteckt. Bei dem Mobilfunkanbieter Telefónica Deutschland etwa habe man verbindliche Vorgaben definiert, wie mit sensiblen Information umzugehen ist, und sie intern publiziert, so ein Sprecher. Die Mitarbeiter durchlaufen regelmäßige und verpflichtende Schulungen. Und obwohl Telefónica weitgehend auf Papierausdrucke verzichte, kamen 2020 knapp 74 Tonnen Papierdatenmüll in den Büros und Shops zusammen - pandemiebedingt deutlich weniger als in den Vorjahren. Wer mobil arbeite, werde über VPN-Software an das Firmennetzwerk angeschlossen. Daher kommen Mitarbeiter im Home-Office kaum in die Situation, sensiblen Müll entsorgen zu müssen.
Wie werden die Daten vernichtet?
Unterlagen werden geschreddert, also durch rotierende Walzen mit Schneidzahnblöcken in unregelmäßige Fetzen zerrissen. Genaueres gibt der Industriestandard DIN 66399 vor, abhängig von der Schutzklasse, in die die Akten gehören. Zur Schutzklasse 1 zählen Adresslisten und Telefondaten, in Klasse 2 werden etwa Bilanzen und Jahresabschlüsse eingruppiert. Patienten- und Geheimhaltungsdaten fallen unter Schutzklasse 3.
Anschließend werden die Papierfetzen zu Ballen verpresst und dem Recycling zugeführt - Letzteres gilt auch für elektronische Datenträger nach ihrer Vernichtung.
Was ist mit den privaten Daten, die jeder von uns zu Hause hat?
Einbrecher und andere Kriminelle können erstaunlich viele Schlüsse aus dem Papiermüll der Menschen ziehen. Ein großer Karton, in dem sich laut Aufschrift ein hochwertiger Fernseher befand? Weist darauf hin, dass es sich lohnen könnte, in das Haus oder die Wohnung einzusteigen. Kataloge mit Adressaufkleber? Deuten darauf hin, dass der Adressat ein Kundenkonto bei dem Händler hat - das ist für Warenkreditbetrüger interessant, die im Namen und auf Kosten Fremder bestellen und die Lieferung an die eigene Adresse umleiten.
Kontoauszüge, Passwörter, Logins, Rechnungen und Dokumente wie Ausweise, Pässe und Urkunden sind ebenfalls sensibel. Die Wahrscheinlichkeit, dass Kriminelle nur darauf lauern, dass jemand aus der Nachbarschaft abends die Papiertonne an den Straßenrand rollt, mag zwar gering sein. Doch unmöglich ist es nicht. Wahrscheinlicher ist sogar, dass das Altpapier durch einen kräftigen Windstoß in der Straße verteilt wird. Auch da ist es unschön, wenn andere Menschen den Entwurf der Steuererklärung, den Bescheid vom Amt oder die Kreditkartenabrechnung sehen können.
Was kann man tun?
Aktenschredder als Aufsatz für den Papierkorb gibt es bereits ab zehn Euro. Der Schredderabfall kann dann ohne Probleme über das Altpapier entsorgt werden. Auch Zerschneiden oder mit Farbe unkenntlich machen, kann helfen.
Die professionellen Aktenvernichter bieten meist auch an, dass Bürgerinnen und Bürger ihre Ordner, Unterlagen oder elektronischen Datenträger persönlich zu einem ihrer Standorte bringen können. Dort wird der Datenmüll dann fachgerecht vernichtet und entsorgt. Wichtig ist vor allem, sensibel für die eigene Papierspur zu sein.