Bürokratie: Not eines Dienstreisenden

Von wegen kleiner Grenzverkehr: Wer geschäftlich unterwegs ist, wird im Ausland immer intensiver kontrolliert. Ist der Sozialversicherungsstatus unklar, drohen drakonische Strafen.

Die Zeiten, da Manager, Unternehmensberater und andere Leistungsträger auf ihren Geschäftsreisen nur die edelsten Herbergen buchten, sind lange vorbei. Inzwischen sind saubere Zweisterneketten durchaus salonfähig. Doch nicht immer zeigt die neue Sparsamkeit Wirkung. Im Gegenteil. In jüngster Zeit kosten selbst Kurztrips ins benachbarte Ausland mitunter fünfstellige Summen.

Schuld an dieser Entwicklung sind aber nicht die Spesenabrechnungen der Beteiligten, sondern die EU-Verordnung VO (EG) Nr. 883/2004. Ihr Ziel ist es, die Sozialversicherungssysteme innerhalb der Gemeinschaft zu koordinieren. "Jeder Mitgliedsstaat hat sein eigenes Sozialversicherungssystem. Damit Geschäftsreisende, die außerhalb ihres Heimatlandes arbeiten, nicht auch an ihrem Einsatzort Beiträge zahlen, gibt es die sogenannte A1-Bescheinigung", erläutert Ann Marini vom GKV-Spitzenverband. "Mit diesem Papier weisen Geschäftsreisende nicht nur nach, dass sie zu Hause versichert sind, sondern belegen auch, dass sie im Zielland beitragsfrei bleiben", sagt Marini. "Arbeitnehmer und Selbständige, die dienstlich ins EU-Ausland, nach Island, Liechtenstein, Norwegen oder in die Schweiz reisen, müssen daher stets eine solche Bescheinigung bei sich tragen."

Das klingt erst einmal machbar. Doch der Weg zum gesetzeskonformen Verhalten ist steinig.

Eine Herausforderung ist bereits die Wahl des richtigen Ansprechpartners: Für privat Krankenversicherte stellt die Deutsche Rentenversicherung Bund die A1-Bescheinigung aus, gesetzlich Versicherte (beziehungsweise deren Arbeitgeber) müssen stets bei jener Kasse vorsprechen, bei der der reisewillige Mitarbeiter versichert ist. Freiberufler, die einem Versorgungswerk angehören, wenden sich an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen - wo sie krankenversichert sind, ist unerheblich.

Noch schwieriger ist das richtige Timing - denn die Verordnung kennt keine zeitliche Bagatellgrenze. "Jedes Meeting im Nachbarland, jeder Management-Workshop, selbst das Volltanken des Dienstwagens jenseits der Grenze verlangt eine A1-Bescheinigung", sagt Julia Tänzler-Motzek, Rechtsanwältin bei CMS Hasche Sigle in Köln. "Die aber ist leider nicht in Echtzeit zu bekommen."

Arbeitnehmer haben es noch vergleichsweise gut: Sie müssen ihre Anträge seit Anfang des Jahres elektronisch stellen - und erhalten ihre Bescheinigungen spätestens nach drei Tagen zugesandt. Anders stellt sich die Lage für Selbständige dar: Sie müssen ihre Anträge nach wie vor in Papierform absetzen und warten oft deutlich länger auf eine Antwort.

Wichtig ist zudem, dass für jede einzelne Reise und jedes einzelne Reiseziel eine eigene Bescheinigung vorgeschrieben ist. "Nur wer mindestens einen Tag pro Monat oder fünf Tage pro Quartal in zwei oder mehr EU-Mitgliedstaaten tätig ist, kann bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) eine Dauer-A1-Bescheinigung beantragen", sagt Tänzler-Motzek. In allen anderen Fällen gilt das Prinzip: ein Land, ein Antrag. Selbst wer auf dem Weg nach Belgien nur wenige Kilometer durch Holland fährt, sollte daher für beide Länder eine A1-Bescheinigung einholen.

Das macht spontane Geschäftsreisen ins Ausland zwar nicht unbedingt einfacher. Ohne die nötigen Papiere loszufahren, ist trotzdem keine gute Idee. Denn die Kontrollen werden schärfer. Zwar lassen es manche EU-Staaten genügen, wenn ein Geschäftsreisender seinen Antrag auf die A1-Bescheinigung vorlegen kann, weil das endgültige Dokument noch nicht vorliegt. Verlassen sollte sich darauf aber niemand mehr. Einige Länder, etwa Österreich oder Frankreich, sind inzwischen ausgesprochen rigoros und lassen eine Antragsbescheinigung nicht mehr gelten. Und ihr Beispiel könnte Schule machen. "Im Juli müssen alle Mitgliedsstaaten ein System etabliert haben, das den Datenaustausch zwischen den europäischen Sozialversicherungsträgern ermöglicht", sagt Tänzler-Motzek. "Spätestens dann dürfte sich der Kontrolldruck auch in anderen Ländern erhöhen."

Was das bedeuten kann, zeigt sich schon heute am Beispiel Österreichs. Greift die Finanzpolizei in der Alpenrepublik einen ausländischen Erwerbstätigen ohne A1-Bescheinigung auf, darf sie direkt Sozialversicherungsbeiträge nach dem Landesrecht erheben - und horrende Bußgelder fordern. "Den Höchstbetrag von 10 000 Euro pro Einzelfall verhängen die Behörden zwar nur selten", beruhigt Anwältin Tänzler-Motzek. Unter 1000 Euro kommt ein Geschäftsreisender ohne A1-Bescheinigung aber nicht davon. Zudem zahlen längst nicht nur Selbständige die Bußgelder aus eigener Tasche. "Auch Arbeitnehmer müssen damit rechnen, dass die Behörden sie persönlich zur Kasse bitten, statt sich an den Arbeitgeber zu halten", warnt die Juristin.

Diese Entwicklung geht offenbar auch den Verantwortlichen in Brüssel zu weit. Vor Kurzem teilte die Kommission mit, man plane, das A1-Erfordernis für Dienstreisen abzuschaffen. Wann Manager, Unternehmensberater und andere Leistungsträger wieder unbeschwert verreisen können, ist allerdings noch offen: Eine klare Definition des Begriffs "Dienstreise" fehlt derzeit ebenso wie ein konkreter Zeitplan für die Reform.