Digitalisierungsschub? Wo im Büro Effizienzfallen lauern

Giengen/Brenz (dpa/tmn) - Tausende Mails, zähe Online-Meetings und stundenlanges Dateigesuche: Der Digitalisierungsschub, den die Corona-Pandemie in der Arbeitswelt ausgelöst hat, scheint daran nichts verändert zu haben.

"Die Folgen der Corona-Pandemie haben den Umgang von Firmen mit vielen Dingen noch verschlimmert", sagt Jürgen Kurz, Experte für effiziente Bürostrukturen. Er stützt seine Aussagen auf seine Erfahrungen aus der Beratungspraxis - und eine Online-Umfrage, die sein Unternehmen unter 850 Beschäftigten und Führungskräften durchgeführt hat.

Demnach würden Fachkräfte ein Drittel ihrer Arbeitszeit verschwenden, vor allem wegen eines ineffizienten Umgangs mit der Digitalisierung. Das hält Kurz gerade in Zeiten des Fachkräftemangels für fatal.

Problem an der Wurzel packen

Die größten Probleme? "Durch das dezentrale Arbeiten sind zum Beispiel die Mängel beim Projektmanagement, etwa was eine strukturierte Datenablage angeht, noch schlimmer geworden", sagt Kurz. Auch E-Mails und Meetings gehören Kurz zufolge weiterhin mit zu den größten unnötigen Zeitfressern.

In Unternehmen seien sich Verantwortliche und Beschäftigte dem Problem oft durchaus bewusst. "Aber es wird nicht an der Wurzel gepackt", sagt Kurz. Ineffiziente Strukturen sollen dann am besten mit einer Schulung gelöst werden. "Eine Schulung kann zwar hilfreich sein, um mit neuen Systemen umzugehen. Viel wichtiger aber wäre, dass man Spielregeln schafft", sagt Kurz.

"Ähnlich wie im Straßenverkehr" müsse es auch in Unternehmen allgemeinverbindliche Regeln gelten, die auf oberster Ebene festgelegt werden - während gleichzeitig Raum für Individualität bleibt: Rot heißt also überall stehen, grün heißt gehen. Gleichzeitig kann es in bestimmten Bereichen zum Beispiel verkehrsberuhigte Zonen geben.

Selbst Spielregeln aufstellen

Wer nun als Beschäftigter am Unternehmensmanagement verzweifelt und seit Monaten darauf wartet, dass eben solche Spielregeln kommen, um Meetings oder die Dateiablage effizienter zu machen, sollte besser selbst tätig werden. "Es wäre fatal, einfach zu sagen, ich kann selbst nichts ändern", sagt Kurz.

Er rät, Spielregeln für sich selbst aufzustellen. Die Zahl an E-Mails lasse sich zum Beispiel eindämmen, wenn man sich genau überlegt, welcher Verteilerkreis für ein bestimmtes Thema angemessen ist.

Meetings werden dann effizienter, wenn alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer selbst darauf achten, konsequent bei der Sache zu sein und nicht noch drei Dinge nebenher erledigen. "Es hilft mir auch, meine Tagesordnungspunkte gut vorzubereiten oder vielleicht selbst ein kleines Protokoll mit zu skizzieren, das ich im Anschluss in die Runde schicke", rät Kurz.

Gemeinsam mit Teammitgliedern können sich Beschäftigte auch die Dateiablage für ein bestimmtes Projekt angucken und entscheiden, wie ein effizientes System aussehen könnte. "Gibt ein Einzelner positive Entwicklungen oder Erfahrungen an andere weiter, habe ich oft erlebt, dass der Personenkreis, der ebenfalls auf den Zug aufspringt, schnell größer wird", sagt Kurz. Und dann folgt womöglich auch die Abteilungsleitung oder das Management.