Interview mit Reinhard Peter: „gute Tagungen treffen ins Herz!“

Mit seinem Team von repecon führt er die Vereinigung „TOP 250 Germany – Die besten Tagungshotels Deutschlands“ und beschäftigt sich durch das Projekt „Exzellente Lernorte“ mit Trends in den Bereichen Weiterbildung und Teamentwicklung. Reinhard Peter begleitet den Tagungsmarkt seit 30 Jahren. Mit der aktuellen Entwicklung hat auch er anfangs nicht gerechnet. 

Herr Peter, der Tagungsmarkt wuchs trotz anhaltender Krisen 2024 wieder auf das Niveau von 2019. Warum ist diese Entwicklung so unerwartet?

Reinhard Peter: Für mich und mein Team galt in den letzten Jahrzehnten die Faustregel: „Wenn in China ein Sack Reis umfällt, interessiert das niemanden – außer die deutsche Tagungshotellerie.“ Der Tagungsmarkt galt als Seismograph für die deutsche Wirtschaft, denn Seminare und Schulungen wurden immer als Erstes gestrichen, wenn sich eine Krise anbahnt. Und jetzt haben wir seit 2020 eine Pandemie, den Ukraine-Konflikt, Inflation und steigende Energiekosten. Mehr Krise geht nicht. Aber der Kongressmarkt ist plötzlich einer, der im Gegensatz zu vielen anderen Märkten wächst.

Wie erklären Sie sich diese Entwicklung?

Die Unternehmen erkennen, dass das wichtigste Kapital in der Krise die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind. Wenn Firmen diese nicht halten können, können sie im schlimmsten Fall auch alles andere vergessen. Die aktuelle Reaktion des Tagungsmarktes widerspricht allem, was wir in den letzten 20 Jahren als Muster erlebt haben – denn plötzlich steht der Aufbau eines neuen Teamkitts im Mittelpunkt der Handlungen. 

Firmenevents werden heute also primär zur Mitarbeiterbindung verwendet?

Ich muss mich heute als Geschäftsführer fragen: Warum bleiben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in meinem Unternehmen? Natürlich spielen da Bezahlung und spannende Aufgaben eine Rolle, aber das könnte man auch bei den Mitbewerbern finden. Teams bleiben auch deshalb zusammen, weil sie sich mögen oder die Firma cool finden. Spaß und Zusammengehörigkeit festigen die Bindung der Mitarbeitenden zum eigenen Unternehmen. Heute, wo man sich durch etablierte Homeoffice-Strukturen nicht mehr zwangsläufig jeden Tag im Büro sieht, sind Firmen darauf angewiesen, öfter Offsites auf die Beine zu stellen, die so etwas fördern.

Würden sie sagen, dass sich Tagungen heute anders anfühlen als vor 2020?

Auf jeden Fall! Früher stand bei einer Konferenz die Wissensvermittlung im Vordergrund. Heute geht es nach unserer Erfahrung vor allem um die Interaktion. Wenn wir zusammenkommen, dann wollen wir miteinander reden und gemeinsam etwas entwickeln. Das Wissen hat man sich schon zu Hause angeeignet – jetzt geht es darum, es anzuwenden und live zu erleben. Wir nennen das partizipative Veranstaltungsformate. 

Wie haben sich die Anforderungen an Hotels verändert?

Wir sehen durch die Weiterentwicklungen der Tagungsformen auch veränderte Wünsche bei der Ausstattung der Locations. Früher gab es beispielsweise fast ausschließlich die klassische, parlamentarische Bestuhlung: Alle sitzen an einem Tisch und schauen nach vorne. Heute geht der Trend zum lockeren Stuhlkreis oder kleinen Sitzgruppen. Ein gutes Tagungshotel fragt vorab, was Gäste in den Räumen vorhaben, um sich mit dem Mobiliar darauf einstellen zu können. Außerdem bevorzugen Menschen heute mehr Platz: Der Wunsch nach großzügigen Tagungsräumen ist als eindeutiger Trend zu beobachten.

Eine weitere Pandemiefolge?

Teils, teils. Vor allem 2020 war der Zusammenhang klar zu sehen: Veranstalterinnen und Veranstalter haben nach dem Lockdown verzweifelt nach Hotels auf dem Land gesucht, wo man gut lüften kann und wo man viel Platz hat. In dieser Zeit haben viele Tagungsgäste gemerkt, dass es natürlich auch ganz unabhängig von Corona sehr schön ist, mit nur zehn Leuten auf bis zu 100 Quadratmetern zu sitzen. Der Trend geht also weg vom quadratisch-praktisch-guten Tagungsraum und hin zum außergewöhnlichen Tapetenwechsel, bei dem sich die Gedanken ganz anders entwickeln können. Wir halten das für sehr effektiv: Es ist sehr ergebnisorientiert, Menschen aus dem Alltagsstress herauszuholen und ihnen eine neue Denkumgebung zu geben.

Welche Rolle spielen Emotionen bei einer Tagung?

Sie sind heute das Wichtigste. Ich muss mit meinen Aktionen Emotionen wecken, denn diese Emotionen binden die Menschen an mein Unternehmen. Ich kann vielleicht im Online-Recruiting oder per Mail für mein Produkt begeistern oder ein gutes finanzielles Angebot machen, aber echte Bindung entsteht durch Momente, durch Gefühle. Das gilt vor allem für die jüngere Generation, die viel stärker als wir nach dem Sinn ihrer Arbeit sucht. Eine gute Tagung berührt heute durch den Ort, durch das Gesamtkonzept, durch das Gefühl. Sie trifft die Gäste mitten ins Herz.

So viel Innovation klingt nach einer kostspieligen Planung.

Ja, die Preise für Tagungen sind deutlich gestiegen. Wir sehen zwischen 2020 und heute eine Preissteigerung von 35 bis 45 Prozent bei seriös agierenden Tagungshotels. Das ist ein Zusammenspiel vieler Effekte: Allgemeine Preis- und Lohnsteigerungen, der anhaltende Nachholeffekt in der Hotellerie, eine gestiegene Nachfrage bei weniger verfügbarem Tagungsraum ... Die Preiserhöhungen müssen von den Unternehmen noch voll akzeptiert werden. Manche Veranstalter erwarten immer noch eine Übernachtung für 80 Euro, das ist heute nicht mehr realistisch.

Wie lassen sich Kosten bei der Tagungsplanung sparen?

Organisatoren sollten direkt mit dem gewünschten Veranstaltungsort sprechen und möglichst flexibel denken. Eine Veranstaltung außerhalb der klassischen Konferenztage von Dienstag bis Donnerstag ist beispielsweise ein Klassiker, um die Kosten zu senken. Auch ein Umdenken in der Anreise kann helfen, bei Tagungen zu sparen. Wenn ich um 9 Uhr beginne, muss ich meinen Mitarbeitenden gegebenenfalls eine zusätzliche Übernachtung bezahlen. Wenn ich später beginne, können alle bequem am Tag der Veranstaltung ankommen. Die Veranstaltung dauert dann am ersten Tag vielleicht etwas länger, aber die Zeit ist effektiver und kostengünstiger genutzt. 

Ein Blick in die Glaskugel: Welche Entwicklungen erwarten Sie in den nächsten zehn Jahren?

Natürlich können wir alle nicht hellsehen. Aber meine Vermutung ist: Mitarbeiterbindung wird in den kommenden Jahren noch wichtiger als bisher. Ich glaube, solange der Tagungsmarkt ein Ort der Begegnung, des Austauschs und der Emotionen ist, braucht er sich keine Sorgen zu machen. Menschen lieben es, sich mit anderen Menschen auszutauschen – und das wird sich trotz aller Technologie nicht ändern.