Es gilt gemeinhin als Gebot der souveränen Höflichkeit, schriftliche Anfragen schnellstmöglich zu beantworten. Egal, ob sie als Brief, E-Mail, SMS oder Whatsapp formuliert sind: Die Urheber dieser Schriftstücke erwarten eine Reaktion. Doch insbesondere im Schriftverkehr mit Rathäusern, Verwaltungen und Behörden hört und sieht man oft genug wochenlang nichts. Das provoziert unnötige Zusatzarbeit auf beiden Seiten. Damit soll es zumindest in der Stadt Starnberg vorbei sein. Einstimmig verabschiedete der Hauptausschuss am Montag eine neue Regelung. Künftig gilt: Jede Anfrage wird umgehend beantwortet und nach Erledigung des Anliegens auch bestätigt.
Den Antrag dazu hatte Bernward Nebgen, stellvertretender Vorsitzender des Seniorenbeirats und Chef des Vereins „Lebenswertes Starnberg für alle“, bei der Bürgerversammlung am 14. Oktober gestellt. Er begründete sein Anliegen glaubhaft damit, dass Anfragen von Bürgern und aus dem Stadtrat wiederholt nicht beantwortet oder erledigt worden seien. Seine Forderung: Schriftliche Bestätigung des Eingangs offizieller Anfragen ans Rathaus binnen fünf Arbeitstagen, Angabe der erforderlichen Bearbeitungsschritte und des voraussichtlichen Erledigungsdatums sowie schriftliche Mitteilung der Erledigung an den Anfragenden.
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Ein bisschen kleinlaut gab sich in der Sitzung Ludwig Beck, Geschäftsleiter der Stadt Starnberg. Zwar sei die Erwartung von Bürgermeister Patrick Janik und auch der Geschäftsleitung eindeutig, dass jede Bürgeranfrage beantwortet werde. Doch „in der Vergangenheit war dies nicht durchgängig gewährleistet“, heißt es in der Sitzungsvorlage. „Ich weiß“, sagte Beck, „im Einzelfall ist das nicht immer befriedigend.“
Zur Erklärung der Versäumnisse führte Beck die aktuelle Situation im Rathaus an: Demnach verarbeitet die Stadtverwaltung jährlich rund 330 000 eingehende E-Mails. Grob herunter gerechnet auf 250 Arbeitstage sind das durchschnittlich etwas mehr als 1300 Nachrichten täglich. Neben Bürgeranfragen sammeln sich im digitalen Posteingang behördliche Korrespondenz, Newsletter, Firmenangebote, Presseanfragen und sonstige Kommunikation. Kurzum: ein Haufen Zeugs.
Allerdings sei die Stadtverwaltung in der Darstellung Nebgens auf der Bürgerversammlung „zu schlecht weggekommen“, befand Beck. Zumal inzwischen schon einige „Verbesserungen implementiert“ worden seien: Ende Oktober wurde eine automatisierte Eingangsbestätigung für E-Mail-Anfragen eingeführt, die Bestätigung von Bürgeranfragen aus Stadtratssitzungen erfolge sogar am Folgetag. Zudem gebe es nun eine „interne Anweisung zur unmittelbaren Mitteilung der Erledigung an Anfragende“. Soll heißen: Ist etwas erledigt, wird es auch mitgeteilt.
Der Anschaffung eines gut 30 000 Euro teuren professionellen Ticket-Systems – eine Software, die Anfragen, Probleme oder Aufgaben systematisch erfasst und verwaltet – erteilte Beck eine Absage: zu teuer, unwirtschaftlich und bürokratisch aufwendig. Größere Hoffnungen setzt die Verwaltung vielmehr auf die bislang noch unbekannten Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz, die im Rathaus perspektivisch Entlastung für die Verwaltung schaffen soll. Im Gremium herrschte weitgehend Verständnis.
Nur in einem Punkt wird man dem Bürgerantrag nicht entsprechen: Eine systematische Angabe voraussichtlicher Erledigungsdaten wird es nicht geben, zu unterschiedlich sind die jeweiligen Vorgänge. Allerdings soll die Verwaltung die Wirksamkeit des Beschlusses überwachen und „bei Bedarf weitere Optimierungen vornehmen“. Im November 2026 will sich der Stadtrat erneut mit der Sachlage befassen. Antragsteller Nebgen, einziger Zuhörer im Saal, nahm es mit Wohlgefallen zur Kenntnis. Zwar findet er es etwas schade, dass es keine Zwischenbescheide mit Erledigungstermin gibt. Ansonsten aber „denke ich, dass man mit diesem ersten Schritt gut leben kann“.
