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Revolution in der Verwaltung:Das Ende der Papier-Akte

Aktenstapel in Jobcenter in München, 2018

Aktenstapel aus Papier sollen bei den städtischen Behörden und Eigenbetrieben bald der Vergangenheit angehören.

(Foto: Alessandra Schellnegger)

Einscannen statt ausdrucken: Bis 2025 soll die Stadtverwaltung nur noch digital arbeiten

Die Stadt plant eine Revolution, die ihre Verwaltung fit für die digitale Zukunft machen soll. Bis zum Jahr 2025 soll dafür der Stoff verschwinden, auf dem über Jahrhunderte all ihr Handeln dokumentiert wurde: Papier. Stattdessen wird künftig jeder Vorgang in der Stadt in einer elektronischen Akte angelegt und bearbeitet. Das soll nicht nur für mehr Qualität und Komfort intern sorgen, sondern auch zu einem deutlich geringeren Personalbedarf führen. Welches Potenzial das für die Stadtkasse hätte, rechnet IT-Referent Thomas Bönig in seiner Beschlussvorlage vor. Wenn die interne Digitalisierung nur den personellen Mehraufwand auffangen könnte, den in den kommenden zehn Jahren die zuziehenden Menschen in der Verwaltung verursachen würden, käme mehr als eine Milliarde zusammen, heißt es darin.

Diese Milliarde würde sich der Stadtrat gerne sparen und will dafür die Papier-Akte abschaffen. Die Umstellung der Verwaltung auf die elektronische Akte bis zum Jahr 2025 hat er vergangenen Mittwoch bereits beschlossen. Damit nicht genug: Auch die selbständigen Eigenbetriebe der Stadt, zum Beispiel der Abfallwirtschaftsbetrieb, werden gleich mitverpflichtet zur digitalen Revolution. Das IT-Referat erarbeitet nun ein Konzept, wie die Aufgabe zu bewerkstelligen ist. Denn außer der Absicht und dem Zeitraum steht noch nicht viel fest auf dem Weg von der Papier- zur E-Akte. Und auch den Zeitraum bis 2025 zweifelt mancher Kollege auf der Referentenbank an. Extrem ambitioniert sei der zumindest, heißt es in diversen Stellungnahmen. Das räumt auch der IT-Referent ein, der aber vor allem eines wichtig findet: dass die Stadt sich mit diesem Grundsatzbeschluss zum nächsten Schritt in der Digitalisierung bekennt. "Wir gehen jetzt in die Breite und schaffen eine solide Basis."

Bis zum Jahr 2025 will Bönig zumindest so weit sein, dass jedes Referat und jeder Eigenbetrieb über das nötige Werkzeug für das Arbeiten mit der E-Akte verfügt. Dazu gehört auch, dass einheitliche Standards in der Verwaltung gelten und alle schon mit E-Akten arbeitenden Abteilungen und Behörden an ein einheitliches System angeschlossen sind. Die Vorteile der E-Akten beschreibt Bönig in seiner Vorlage ausführlich: Diese würden automatisch gesichert und könnten somit nicht verloren gehen. Die Mitarbeiter hätten zudem stets und von unterschiedlichsten Orten aus Zugriff auf relevante Vorgänge, der Transport von Akten fiele komplett weg. Ein zentrales elektronisches Archiv ermögliche zusätzlich schnelleres und effizienteres Arbeiten. Und nicht zuletzt könne das eingesparte Papier auch zu einer besseren Umweltbilanz der Verwaltung beitragen.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass jedes eingehende Papier digitalisiert, also gescannt wird. Jeder Antrag eines Bürgers, jede relevante Stellungnahme. Und am Ende muss gewährleistet sein, dass jeder Adressat Schreiben und Bescheide der Stadt in der richtigen digitalen oder auch noch gedruckten Form erhält. Wer das wie leisten soll, ist noch offen. Zudem sind intern die technischen Voraussetzungen zu schaffen, damit alle Mitarbeiter elektronisch arbeiten können. Das reicht von den nötigen Geräten über Schnittstellen bis zu den nötigen Schulungen. Zudem müssen laut Bönig noch zwei große Themen geklärt werden: Wie geht die Stadt mit E-Mails um und deren Speicherung, also mit dem Datenschutz? Wie lassen sich die riesigen Archive und Lager der Stadt ins elektronische Zeitalter überführen? Die Kosten und das benötigte Personal für die Einführung müssen nun ermittelt werden.

Bönig mahnt, dass München ordentlich Gas geben müsse. Andere Städte seien schon weiter, der Freistaat in weiten Teilen auch. Die Stadt dürfe nicht den Anschluss verlieren. Den Bürger direkt wird allerdings nur etwa ein Drittel bis ein Viertel des zu leistenden Einsatzes erreichen, etwa durch ein größeres digitales Service-Angebot. Bönig will mit diesem Vorstoß vor allem intern den Paradigmenwechsel vorantreiben, den man am Posteingang der Stadt festmachen kann: Im Moment wird jede eingehende elektronische Nachricht ausgedruckt und abgeheftet. Künftig soll jedes eingehende Schreiben auf Papier gescannt werden.

© SZ vom 27.01.2020
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